Kennisdatabase

Inhoud

Wat is een convoluut?

Een convoluut (Engels: composite volume; Frans: recueil factice; Duits: Sammelband), is een band waarin twee of meerdere bibliografisch onafhankelijke publicaties werden samengebonden. In het verleden werden wel vaker verschillende exemplaren samengebracht in één band. Reden daarvoor waren:

• kostenbesparing: het was goedkoper om enkele (dunne) publicaties in 1 band te binden, eerder dan ze elk afzonderlijk van een bandje te voorzien.
  

• collectievorming: vaak werden publicaties die over eenzelfde thema handelden of vormelijk gelijkaardige edities (bv. pamfletten) in 1 band bij elkaar gebracht.
  

Deze praktijk is vooral een historisch fenomeen maar ook tot diep in de twintigste eeuw was het creëren van convoluten in bepaalde bibliotheken een courante praktijk. Vooral catalografen die werken met erfgoed- of moderne bewaarcollecties zullen er dus mee geconfronteerd worden.

Waarom zijn convoluten een probleem?

Convoluten stellen ons vooral voor een probleem i.v.m. de dienstverlening (via Limo). Stel dat we alle exemplaren in één band zoals gewone losse exemplaren zouden behandelen. Elk exemplaar krijgt een bib record, een holding en een item. Op een bepaald moment vraagt een gebruiker via Limo één van de exemplaren in de band aan. De hele band - en dus ook alle andere exemplaren in die band - zijn vanaf dan feitelijk onbeschikbaar voor andere gebruikers maar in Limo zullen de items van de andere exemplaren toch nog als beschikbaar getoond worden en aanvraagbaar zijn. En ongetwijfeld zal op een bepaald moment een andere gebruiker zo'n onbeschikbaar samengebonden exemplaar aanvragen.

Om dit probleem te vermijden moeten we dus op zoek naar een oplossing die toelaat om:

• Elk exemplaar in een convoluut correct en volledig te beschrijven op niveau van de editie (bib record) en van het individuele exemplaar (holding)
  

• De gebruikers correct te informeren over de beschikbaarheid van het convoluut en dus van alle exemplaren die in diezelfde band zijn ingebonden.
  

Hoe lossen we dit op?

De oplossing bestaat uit het ontwijken van het probleem. Dat probleem komt erop neer dat verschillende items in Alma niet kunnen 'gesynchroniseerd' worden: er bestaat geen systeem dat toelaat om verschillende items met elkaar te verbinden zodanig dat wanneer één item onbeschikbaar wordt, ook alle andere verbonden items onbeschikbaar worden. De oplossing is dan ook om voor het hele convoluut slechts 1 item te creëren. Maar zo ontstaat er een tweede probleem: als we maar 1 item creëren, dan zullen we dat item slechts aan 1 bib record/holding kunnen koppelen. En een convoluut bevat per definitie juist meerdere exemplaren en omvat dus meerdere bib records met bijhorende holding. Gebruikers in Limo zouden bij de onderdelen zonder item dan ook geen info over beschikbaarheid, aanvraagknop en dergelijke te zien krijgen. Het tweede deel van de oplossing bestaat dan ook uit het creëren van een relatie tussen de onderdelen van het convoluut zonder item en het ene convoluutonderdeel met een item. Zo kan het ene item gebruikt worden voor alle onderdelen van het convoluut.

We maken daarom in een convoluut een onderscheid tussen:

• De convoluuthost: dit is het eerste exemplaar dat vooraan in het convoluut zit. Dit exemplaar zal beschreven worden in een bib record en een holding waaraan ook het ene host item wordt gekoppeld.
  

• De volgende convoluutonderdelen zijn het tweede, derde, ... exemplaar die na de convoluuthost zijn ingebonden. Ook deze zullen beschreven worden in een eigen bib record en holding maar aan deze holdings wordt geen item gekoppeld. We noemen dergelijke holdings ook wel descriptive holdings omdat hun enige functie het beschrijven van de individuele exemplaarkenmerken is en deze dus niet dienen om via een gekoppeld item het exemplaar ook ter beschikking te stellen.
  

Convoluten invoeren in Alma

Invoer van de convoluuthost

BIB RECORD

Wanneer je vaststelt dat je een convoluut moet verwerken, begin je vanzelfsprekend (of toch bij voorkeur) met het eerste onderdeel in de band: de convoluuthost. In het bib record van de convoluuthost moet niets bijzonders gebeuren. Het is een gewone beschrijving volgens het datamodel dat van toepassing is voor het document in kwestie.

HOLDING

Ook het holding record wordt grotendeels ingevoerd zoals elke andere holding. Er worden wel twee bijkomende tags met vaste waarde ingevoegd waarmee de convoluuthosts voor de gebruikers herkenbaar worden in Limo en administratief beter geteld kunnen worden:

• 866 $$a Composite volume
  

• 949 $$a LBS convoluut band
  

ITEM

Zeer belangrijk is de specifieke invoer van het ene convoluut host item. Hier moeten twee zaken extra gebeuren (in vergelijking met de invoer van een normaal item):

• Creëer het item en maak meteen een barcode aan via de Generate-knop.Kopieer deze barcode meteen naar het veld Enumeration A.
  

• Plaats in het veld Description de vaste aanduiding Composite volume.
  

Het onderstaande screenshot toont het invoerscherm van een convoluut host item zoals hierboven werd beschreven.

Invoer van volgende convoluutonderdelen

BIB RECORD

Vanaf het tweede onderdeel van een convoluut gaan we op een andere manier te werk. Het belangrijkste deel van het werk zit hier in het bib record waar we de gegevens gaan invoeren om een relatie te leggen die het mogelijk maakt dat voor deze onderdelen ook het item van de convoluut host gebruikt kan worden. Dat doen we via de invoer van een specifieke tag 773 tag. 

De indicatorwaarden voor deze 773 tags zijn anders dan voor de 773 tags in analytische records van bv. artikels en hoofdstukken:

• Indicator 1 =1
  
• Indicator 2 = _ [blank]
  

• 773 1_ $$i Bound with [vaste waarde i.f.v. display label in Limo]
  
• 773 1_ $$w: de unieke (BeLVLBS)-sleutel van de convoluuthost. Je kopieert deze uit de 035-tag van het bib record van de convoluuthost.
  
• 773 1_ $$g: de barcode van het convoluut host item, voorafgegaan door het vaste prefix 'no:'
  
• 773 1_ $$9 unrelated [vaste waarde]
  

Een afgewerkte 773 1_ tag voor een convoluutonderdeel ziet er dus uit zoals hieronder getoond wordt.

HOLDING

Ook aan de bib records van convoluutonderdelen wordt een holding record gekoppeld dat twee extra tags meekrijgt:

• 866 $$a Title [x] of composite volume (waarbij [x] wordt vervangen door het rangnummer van het onderdeel in het convoluut, dus bv. Title 21 of composite volume)
  

• 949 $$a LBS convoluut
  

ITEM

Heel belangrijk: aan de descriptive holding van een tweede, derde, ... onderdeel van een convoluut wordt dus nooit een item gekoppeld!

Hoe werkt dit dan in Alma en Limo?

Nadat je de records hebt opgeslagen, is het resultaat in Alma niet meteen zichtbaar. Een automatische job die 's nachts wordt uitgevoerd zal op basis van de 773 1_ tag die je invoerde in de convoluutonderdelen de relatie leggen tussen onderdelen en convoluuthost. Pas de volgende dag zie je het effect bij de physical inventory van de convoluutonderdelen. Het onderstaande screenshot toont het resultaat voor een tweede onderdeel van een convoluut.

Let op volgende zaken:

• In de lijst van holdings zal je niet alleen de descriptive holding zien (hier te herkennen aan de aanduiding 'Title 2 of composite volume' uit tag 866) maar ook de holding van de convoluuthost, te herkennen aan het groene vinkje en de aanduiding 'Related'. Deze holding is dus niet gekoppeld aan het getoonde bib record maar wordt via de relatie bepaald door de tag 773 1_ opgehaald.
  

• Onderaan zie je dat naast 'Holdings' nu ook 'Holdings of Related Records' en 'Items of Related Records' zichtbaar is. Door op één van beide te klikken krijg je een overzicht van resp. de holdings of items die aan het bibliografisch record van de convoluuthost zijn gekoppeld.
  

Als je bij de holdings niet de verwachte related holding ziet staan, is het teken dat je ofwel a) te vroeg kijkt omdat de job nog niet heeft gelopen ofwel b) er iets mis is met de manier waarop je de tag 773 1_hebt ingevoerd waardoor de relatie niet juist gelegd wordt. Kijk deze dan grondig na en verifieer dat je wel degelijk de juiste (BeLVLBS)-sleutel ($$t) en barcode ($$g) hebt ingevoerd.

Als de relatie in Alma goed werkt, zal deze ook in Limo correct getoond worden. Het onderstaande screenshot toont de weergave van de beschikbare exemplaren bij hetzelfde record als hierboven. Opnieuw worden bij het record van het convoluutonderdeel zowel de gegevens van de descriptive holding getoond als die van de related holding van de convoluuthost.

Wanneer de gebruiker op de holding van het convoluutonderdeel klikt, verschijnt er de wat vreemde aanduiding dat het item niet beschikbaar is. Dat is ook logisch omdat aan die holding geen item is gekoppeld. Deze aanduiding is niet optimaal maar onvermijdbaar. Door op de holding van de convoluut host te klikken, wordt wel de status van het item getoond en de verschillende knoppen die toegang geven tot de verschillende vormen van dienstverlening zoals hieronder getoond wordt.

Colofon

Laatst gewijzigd op 7.03.2022