Inhoud
Inleiding
Antilope, de collectieve catalogus
tijdschriften in Belgische wetenschappelijke
bibliotheken, is wellicht goed gekend. De
tijdschriftencollecties van de meeste
LIBISnet-partners worden ook via deze weg
ontsloten. Dit gebeurt door de overdracht van
metadata uit Alma naar Antilope. Er is echter
geen automatische synchronisatie: om de
gegevens in Antilope up-to-date te
brengen, moet om de zoveel tijd een
metadata-bestand aan Anet bezorgd
worden.
Dit gebeurde een laatste keer in het najaar van
2019. Omdat de
tijdschriftencollecties bij vele
LIBISnet-partners in de laatste jaren een
sterke evolutie doormaakten waarbij het bezit
van vele fysieke tijdschriften wordt afgebouwd
terwijl de toegangen tot e-journals sterk in
aantal toenamen, is het tijd voor een
herhaling. We willen deze ook op een manier
aanpakken die toelaat om in de toekomst
dergelijke updates vlotter te kunnen
uitvoeren.
De grote lijnen van de
update-operatie
Om dit te bereiken moeten we een aantal stappen
zetten:
- Selectie van de aan te leveren
tijdschrifttitels door de
LIBISnet-partners: het staat elke
LIBISnet-partner vrij om te beslissen of
de eigen tijdschriftencollectie wordt
opgenomen in Antilope of niet en eventueel
de collectie op te splitsen in een deel
dat wel naar Antilope gaat en een deel dat
niet in de databank wordt opgenomen. Voor deze stap hebben we
vanzelfsprekend jullie input
nodig. Je leest hieronder hoe je
ons kan helpen.
- Data-export uit Alma en verwerking door LIBIS: de metadata worden vervolgens
uit Alma geëxporteerd en bewerkt naar een
formaat dat import in Alma toelaat. Deze
bewerking is soms complex omdat in
Antilope titelwijzigingen van
tijdschriften wel als afzonderlijke
records worden ingevoerd terwijl in de
LIBISnet-praktijk titelwijzigingen binnen
1 bibliografisch record worden
opgevangen.
- Data-import in Antilope door Anet:
het aangeleverde metadata-bestand wordt
vervolgens door Anet gematched met de
metadata in Antilope en geïmporteerd in de
databank.
- Terugkoppeling Antilope-Alma door
LIBIS: na de matching en import in
Antilope krijgen we een bestand terug dat
toelaat om de Antilope-identifiers te verwerken in Alma. Op die manier worden
herhalingen van de operatie in de toekomst
sterk vereenvoudigd.
Wat de timing betreft, willen we zo snel
mogelijk van start gaan met de eerste stap
waarin de LIBISnet-partners elk afzonderlijk
(maar met ondersteuning door LIBIS) de
tijdschriftholdings die NIET naar Antilope
mogen zullen 'oormerken'. Rekening houdend met
de vakantie, zouden we deze eerste fase
willen afronden op 30 september
2023.
In het najaar worden de gegevens dan verwerkt
door LIBIS en de collega's van Anet zodat we hopelijk voor het jaareinde weer correcte
gegevens over onze tijdschriftencollectie
kunnen aanbieden via Antilope.
Tijdschriften uitsluiten van export
naar Antilope
Basisselectie
Het startpunt voor de export wordt per Alma
Institution Zone gevormd door 2 queries of
zoekopdrachten die
resp. de beschikbare fysieke en elektronische
tijdschriften verzamelen:
- De bovenstaande query verzamelt alle
tijdschriften met LDR positie 07=s
(Serial) én minstens 1 holding in de
betrokken Alma Institution Zone.
- Deze tweede query zoekt naar dezelfde
bibliografische records maar filtert deze
uit op basis van de aanwezigheid van
minstens 1 portfolio in de Alma IZ.
Als binnen een bepaalde Alma IZ
wordt beslist dat alle tijdschriften naar Antilope geëxporteerd mogen
worden, dan zal het resultaat van beide
queries dus gebruikt worden. Opgelet: in de
dataverwerking wordt natuurlijk nog in de mate
van het mogelijke opgeschoond om
irrelevante resultaten (foutjes) uit het
exportbestand te weren.
Fysieke tijdschriften
Per Alma IZ kan beslist worden om bepaalde
groepen van fysieke tijdschriften uit te
sluiten van export. Het is best dat de
beslissingen hierrond per Alma Institution
Zone goed overlegd worden en dat de hieronder
beschreven workflow ook zoveel mogelijk door 1
coördinator/verantwoordelijke worden
uitgevoerd.
Anders dan bij vorige Antilope-rondes kunnen de
LIBISnet-partners deze stap volledig zelf
uitvoeren door de holdings die niet naar
Antilope mogen, een herkenningsteken te geven.
Dit gebeurt door met een eenvoudige job een
speciale tag 970 $$a exclude_from_Antilope
aan de holdings toe te voegen.
Daarvoor zet je volgende stappen.
De uit te sluiten holdings/items verzamelen in
een query & set
- Vertrekkend van de bovenstaande basisquery kan je een zoekopdracht opstellen die uit te sluiten holdings verzameld. Belangrijk daarbij: om het invoeren van de speciale tag correct uit te voeren, is het best om de query op te stellen die zoekt naar physical items. In het voorbeeld willen we binnen de Alma KU Leuven IZ de tijdschriftholdings die bewaard worden in de location Biomedische Ethiek en Recht uitsluiten. We vullen daarom de basisquery aan met een zoekcriterium op de permanent physical location GBER. Die ziet er zo uit.
- De query levert een zoekresultaat op van
een aantal items (in het voorbeeld 10).
Bewaar dit resultaat als een set door
bovenaan rechts op de knop Save
query te klikken en de set met een
duidelijke naam op te slaan.
De uit te sluiten holdings 'oormerken' met een
tag 970
- Ga naar het Alma-menu Admin (in de
linkerkolom) en kies voor Run a job [het is mogelijk dat je Alma-account
hiervoor nog geen autorisatie heeft,
contacteer dan even de
LIBISnet-helpdesk].
- Zoek met het zoekvakje bovenaan de lijst
van jobs naar de job met Name (!) Change holdings information. Klik
het bolletje voor deze job aan en klik
daarna op Next.
- Met het zoekvakje bovenaan het volgende
scherm kan je op zoek naar de set die je
in de vorige stap maakte. Klik opnieuw het
bolletje voor de set aan en daarna
rechtsboven op Next.
- In een volgende scherm worden de
parameters van de job ingevoerd. Vink de
checkbox achter Correct the data using
normalization processes aan en
kies in het keuzelijstje daarachter voor Exclude from Antilope. Klik daarna
weer op Next.
- Op het volgende en laatste scherm krijg je
een samenvatting van de job die zal
uitgevoerd worden. Klik bovenaan rechts op Submit om de job te starten.
De job loopt nu automatisch alle holdings af
waar items uit de set aan gekoppeld zijn en
voegt de tag 970 $$a exclude_from_Antilope toe
(als deze nog niet ingevoerd is!).
Elektronische tijdschriften
De export van elektronische tijdschrifttitels naar Antilope wordt beperkt tot records waarin een ISSN beschikbaar is, hetzij in tag 022$$a, hetzij in 776$$x (ISSN van de printversie).
Contactpersonen gezocht!
Voor de eerste fase zouden we liefst werken
met 1 contactpersoon per Alma-IZ.
Deze persoon staat in voor:
- Informatieverzameling/overleg binnen
de eigen IZ om te bepalen of en zo ja
welke delen van de collectie NIET naar
Antilope mogen
- Opstellen van sets en 'oormerken' van
uit te sluiten holdings (met
ondersteuning van LIBIS!)
Er wordt snel contact opgenomen met elke
LIBISnet-partner maar je kan je ook
aanmelden via de
LIBISnet-helpdesk.
Colofon
Laatst gewijzigd: 31.05.2023