Version française

Inhoud

Inleiding

Medio 2022 stappen we van Primo over naar Primo VE. Primo, en over enkele maanden dus Primo VE, is de software waarop onze publiekscatalogus Limo gebouwd is. Op de pagina Van Primo naar Primo VE: waarover gaat het? kan je lezen wat deze overstap inhoudt, wat de voordelen ervan zijn en waarom we als catalografen ook in Alma aan de slag moeten.

Deze overstap vereist immers ook een aantal aanpassingen in Alma: datamodellen en catalografische regels moeten op een aantal punten worden aangepast om te verzekeren dat bibliografische records ook via Primo VE correct worden getoond en opzoekbaar blijven in Limo.

Die veranderingen in Alma kunnen we alleen maar doorvoeren door 2 belangrijke elementen correct te combineren:

  • geautomatiseerde batch operaties waarbij de bestaande records worden aangepast.
  • opleiding voor de catalografen waarna ook nieuwe records volgens de aangepaste regels en datamodellen worden opgesteld.
Tijdens de opleidingen (voorzien medio februari 2022) leggen we uit wat er precies verandert en waarom. Deze pagina bevat een overzicht van de verschillende stappen met de klemtoon op de gevolgen die de verschillende te nemen stappen hebben op de dagelijkse cata-praktijk of, m.a.w. op wat je zal zien veranderen in de Alma-records en wat je in de verschillende fases wel/niet mag doen in bestaande en nieuwe records.

Heb je na het lezen van het onderstaande nog vragen? Dan kan je terecht bij:


Voor de kerstvakantie

Belangrijk: we vragen alle catalografen om, voor ze aan hun welverdiende kerstvakantie beginnen, alle records in de Metadata Editor af te sluiten.

Kerstvakantie: batch operaties 1

We gebruiken de rust van de eerste week van de kerstvakantie om een eerste reeks van batch operaties op de bestaande records uit te voeren. Het gaat om volgende twee aanpassingen:

  • in de tags 100, 110 maar vooral 700 en 710 zal telkens het subveld 4 (met de zogenaamde relator code) vervangen worden door een subveld e. Dat subveld zal niet de relator code bevatten maar de daarmee overeenkomende Engelstalige relator term. Een eenvoudig voorbeeld: een tag 700 met $$4 aut zal na de operatie geen $$4 meer bevatten maar wel $$e author.
  • aan elk van de records zal een tag 902 worden toegevoegd met een $$m. In dit subveld zal een aanduiding van de 'materiële vorm' van het beschreven document staan. Voorbeelden: 902 $$m PHYSICAL, 902 $$m ELECTRONIC_DIGITAL, ... Deze waarden zijn een opstap naar een nieuwe meer efficiënte manier om de correcte invoer van sleutelwaarden te verzekeren. Je leert er alles over tijdens de opleidingen in februari.

Januari - 25 februari 2022

Catalografen die na de kerstvakantie weer aan de slag gaan, zullen dus opmerken dat de bestaande records op de bovenstaande twee punten zijn aangepast. In deze periode moeten we rekening houden met het verschil tussen bestaande en nieuw in te voeren records.

Nieuwe records

Wanneer je in deze periode een nieuw record invoert op basis van een template, blijft alles nog even zoals het was:

  • In de tags 100/110/700/710 voeg je een functie-aanduiding toe in de vorm van een code in $$4.
  • Je moet nog geen tag 902 $$m invoeren met een aanduiding van de materiële vorm.
In records die via copycat worden overgenomen uit externe bronnen, staan soms al $$e. Deze moeten niet meer omgezet worden naar $$4. Het is wel mogelijk dat de term niet voorkomt op de keuzelijst. Je zal dan een foutmelding krijgen en moet deze vervangen door de best aansluitende term op de keuzelijst. Als je in deze records bijkomende tags 700/710 toevoegt, mag je ook al $$e gebruiken. Een goed doorzoekbare keuzelijst is al beschikbaar. Voeg je (uit gewoonte toch nog $$4 toe dan is dat geen probleem. Deze records worden sowieso nog in batch aangepakt.

Bestaande (aangepaste) records

In bestaande records die in de batch operatie werden aangepast, let je op volgende afspraken:

  • Je mag de aanpassingen niet ongedaan maken: verander dus geen $$e in de tags 100/110/700/710 opnieuw in $$4. Verwijder ook geen velden 902.
  • De aanduiding in 902 $$m mag niet veranderd worden, ook niet als deze niet correct lijkt. 
  • Een relator term in het subveld $$e van de tags 100/110/700/710 mag wel aangepast worden. Er zal een keuzelijst met alle mogelijke relator terms beschikbaar zijn waarin je ook kan zoeken op basis van de relator code.
  • Als je nieuwe tags 100/110/700/710 toevoegt, dan voer je in deze records al een $$e met relator term in en niet langer een $$4 met relator code.
Belangrijk: omdat de functie-aanduiding in de tags 100/110/700/710 in deze periode in $$4 of in $$e staat, afhankelijk of het om nieuwe resp. aangepaste records gaat, kunnen we geen van beide velden verplicht maken zodat je een blokkerende foutmelding krijgt bij het opslaan van het record. Er zal wel een waarschuwing gemeld worden maar let in deze weken dus goed op dat je de functie-aanduidingen niet vergeet toe te voegen.

Medio februari: opleidingen voor catalografen

Rond met midden van februari organiseren we de opleidingsmomenten waar alle catalografen binnen LIBISnet zich vertrouwd kunnen maken met wat er verandert. De opleiding zal als volgt georganiseerd worden:

  • 2 online sessies van elk 2-3 uur, gespreid over twee opeenvolgende weken
  • Elke sessie zal 2 keer in het Nederlands (op verschillende dagen) en 1 keer in het Frans worden georganiseerd
  • Elke sessie wordt ook opgenomen en zal daarna beschikbaar zijn op libis.helpdocs.
In de eerste week na de kerstvakantie ontvangen alle catalografen een mail met de precieze planning van de sessies en informatie over hoe je kan inschrijven.

28 februari 2022

Wanneer de opleidingen zijn afgerond, maken de catalografen de overstap naar de nieuwe manier van werken. Om deze overstap ook in de catalogus duidelijk zichtbaar te houden, prikken we deze overstap op maandag 28 februari. Tot vrijdag 25 februari werk je dus volgens de afspraken die hierboven zijn opgelijst. Vanaf 28 februari gelden volgende afspraken.

Nieuwe records

Nieuwe records worden vanaf nu ingevoerd volgens de aangepaste regels en datamodellen. In het weekend van 26-27 februari zullen ook alle gedeelde NZ-templates worden aangepast zodat ze een betrouwbare basis zijn voor het maken van nieuwe records en voor het maken of aanpassen van eigen private templates.

In de Alma-configuratie worden ook heel wat zaken aangepast om catalografen op de goede weg te helpen:

  • Het subveld $$e wordt verplicht in de tags 100/110/700/710 zodat je niet kan vergeten een rol/functie in te voeren. De keuzelijst is al beschikbaar.
  • De tag 902 wordt verplicht met de twee subvelden $$r en $$m voor de invoer van de hoofdsleutels voor document- en materiaaltype. Ook deze kan je dus niet meer vergeten.
  • Het automatische proces dat op basis van die hoofdsleutels de sleutelwaarden in het record instelt, wordt geactiveerd.

Bestaande records

In deze fase lopen de bestaande bibliografische records even 'achter'. Pas in de paasvakantie kan een tweede reeks batch operaties uitgevoerd worden. In afwachting van die ingrepen is het nog niet nodig om bestaande records systematisch na te kijken en te verbeteren.

Op één punt is dit wel noodzakelijk: de meeste bestaande records bevatten momenteel wel al een tag 902 met $$m. Het subveld $$r met documenttype ontbreekt echter nog. Wanneer je vanaf 28 februari een bestaand record gaat bewerken, zal je daarom een subveld 902$$r met de hoofdsleutel voor het documenttype moeten toevoegen. Vergeet je dit, dan krijg je een rode foutmelding en kan het vaak gewijzigde record niet opgeslagen worden.

Paasvakantie (4-17 april 2022): batch operaties 2

In de paasvakantie wordt een tweede reeks van geautomatiseerde ingrepen uitgevoerd op alle bestaande records. Na afronding hiervan zijn alle records in de catalogus voor zover mogelijk up-to-date gebracht. Voor een aantal van deze operaties is het echter niet mogelijk om de ingreep zo fijnmazig te maken dat alle records aangepast kunnen worden. Ook nadien zullen er dus records zijn die nog niet (helemaal) overeenkomen met de nieuwe regelgeving en die dus nazorg nodig hebben.

Vanaf de paasvakantie

Na de paasvakantie is het veranderingstraject in Alma afgerond: alle mogelijke batch operaties zijn uitgevoerd, de catalografen zijn opgeleid en passen de veranderingen toe in hun werk. 

Nieuwe records

Geen verandering. We passen de aangepaste regels en datamodellen toe.

Bestaande records

Niet alle records zullen met de batch operaties volledig aangepast kunnen worden. Er wordt nog onderzocht op welke manier de lacunes kunnen worden ingevuld:

  • voor onvolkomenheden die tot (ernstige) problemen leiden voor de opzoekbaarheid en/of weergave van de betrokken records in Primo VE zullen indien mogelijk werklijsten worden opgemaakt aan de hand waarvan de records dan in versneld tempo manueel kunnen aangepast worden.
  • Sowieso nodigen we alle catalografen uit om - wanneer ze in de loop van hun cata-opdracht een bestaand ouder record openen - dit even na te kijken en waar nodig te verbeteren. Documentatie met tips & tricks over waar je moet op letten en hoe je een en ander snel en efficiënt kan aanpakken zal beschikbaar zijn.

Zomer of begin september

Het streefdoel is om na de paasvakantie nog een testperiode te voorzien waarin in Primo VE kan nagegaan worden of alles naar behoren werkt en correct weergegeven wordt. In de zomer of uiterlijk begin september zou dan de STP of switch to production volgen waarbij eindgebruikers niet langer Limo gebruiken maar Primo VE. Deze overstap zal echter geen effect meer hebben op het werken in Alma omdat daar al het nodige al eerder is gebeurd.


Colofon

Laatst gewijzigd op18.01.2021