Inhoud
Een nieuwe 'architectuur'
De overgang van Primo naar Primo VE is in de
eerste plaats een verandering van de
‘architectuur’ achter de
LIBISnet-bibliotheekcatalogi. Hoewel het om
een technisch verhaal gaat, is een
basisinzicht noodzakelijk om te begrijpen
waarom we ook in Alma aan de slag moeten. Twee
figuren tonen wat er verandert.
Nu: Alma - Primo - Limo
Op dit moment werkt ons bibliotheeksysteem als
volgt:
- Catalografen creëren nieuwe
bibliografische records in Alma. Deze
records worden opgeslagen in de
Alma-databank (blauwe cylinder).
- Vanuit de Alma-databank worden nieuwe en
aangepaste Alma-records 1 x per dag (’s
nachts) geëxporteerd (publishing)
naar de Primo-databank (blauw-oranje
pijl).
- De Primo-databank is dus een tweede
databank naast de Alma-databank: deze
databank bevat van elk Alma-record een
tweede versie (oranje cylinder).
- Wanneer een gebruiker nu via Limo onze
collecties raadpleegt, worden de records
in de Primo-databank gebruikt: zoektermen
worden opgezocht in de records in Primo en
getoonde records zijn Primo-records
(oranje-groene pijl). De gegevens over
beschikbare exemplaren, digitale bestanden
of elektronische toegangen worden wel live
uit Alma gehaald.
Binnenkort: Alma - Primo VE - Limo
In de nieuwe architectuur verdwijnt
Primo als afzonderlijke databank:
- In de nieuwe architectuur blijft alleen de
Alma-databank over (blauwe
cylinder).
- Primo VE staat dus niet langer naast Alma
maar wordt een virtuele 'schil' rond de
Alma-databank (oranje cylinder).
- Wanneer een gebruiker via Limo op zoek
gaat, wordt rechtstreeks in de
Alma-databank gezocht. Primo VE maakt voor
de gevonden records on-the-fly een
virtueel record dat ervoor zorgt dat het
Alma-record wordt ingedeeld in de
verschillende facets en op de juiste
manier wordt getoond in Limo
(blauw-oranje-groene pijl).
Voordelen van Primo VE
Primo VE biedt zowel voordelen voor onze
klanten, de catalografen en de
systeembeheerders.
Records snel beschikbaar
Het belangrijkste voordeel is dat nieuwe
records en aanpassingen veel sneller zichtbaar
zullen zijn in Limo. Er moet niet meer gewacht
worden op de dagelijkes export. Toevoegingen
en aanpassingen in Alma na maximaal 15 minuten
zichtbaar zijn in Limo.
Voor catalografen is het bijzonder interessant
dat zij het resultaat van hun werk in Alma
snel zullen kunnen nakijken in Limo. Via de Display in Discovery-functie wordt het
mogelijk om vanuit een
Alma-zoekresultatenlijst een record te
bekijken in Limo.
Aanpassingen configuratie Primo VE
onmiddellijk zichtbaar
Omdat er geen tweede versie van het record
apart wordt opgeslagen maar Primo VE in real time de Alma-records verwerkt om
in Limo te tonen, zullen aanpassingen aan de
configuratie van Primo VE onmiddellijk in Limo
zichtbaar worden. Als we dus merken dat er bv.
iets fout gaat bij de weergave van een
bepaalde tag, kan de configuratie worden
aangepast. Records worden in Limo dan meteen
volgens die aangepaste configuratie
weergegeven. In Primo moest in dat geval een
zogenaamde ‘hernormalisatie’ worden
doorgevoerd waarbij de volledige
Primo-databank moest opgefrist worden. Omwille
van de impact op de performantie, kon dit
slechts enkele keren per jaar gebeuren.
Geïntegreerd beheer
Het beheer van Primo VE wordt volledig
opgenomen in Alma. Net zoals voor Alma wordt
via ‘rollen’ voor alle medewerkers bepaald wat
zij kunnen doen in Primo VE. Een aantal
nuttige basistools zullen beschikbaar zijn
voor alle catalografen. Een daarvan is de FRBR-Dedup tool: met deze tool kan je
als catalograaf achterhalen waarom sommige
afzonderlijke Alma-records in Limo
samengebracht worden door FRBR-ization (de gekende aanduiding 'This record has x
versions') of zelfs helemaal worden
samengevoegd door Dedup(lication).
Waarom heeft Primo VE dan een invloed
op het werken in Alma?
Op het eerste zicht lijkt er voor catalografen
die in Alma werken weinig te veranderen. De
Alma-databank blijft bestaan terwijl Primo in
plaats van een afzonderlijke databank een
virtuele schil rond de Alma-databank wordt.
Toch zullen we in Alma aan de slag moeten. Dat
is het gevolg van de veranderingen in de
manier waarop Primo, resp. Primo VE de records
in Alma bewerken i.f.v. gebruik via
Limo.
In Primo gebeurt dit zoals gezegd door
dagelijks nieuwe en aangepaste records te
exporteren en er een tweede versie van te
maken in een tweede databank. Bij die export
worden de oorspronkelijke records grondig
bewerkt via de zogenaamde Normalisatie. Aan de hand van
een uitgebreide set van voorgeprogrammeerde
regels worden Alma-records aangepast zodat ze
correct opzoekbaar en toonbaar worden
in Limo.
Naast standaardregels, gebaseerd op wereldwijd
vastgelegde standaarden zoals MARC21 en RDA,
werden ook heel wat ‘lokale’ LIBISnet-regels
aan deze normalisatie toegevoegd om ervoor te
zorgen dat lokale ‘variaties’ op de officiële
regels konden worden opgevangen. De
LIBISnet-datamodellen en -regelgeving bevatten
nogal wat van die afwijkingen, meestal in de
loop der jaren tot stand gekomen om het leven
van catalografen eenvoudiger te maken en/of
specifieke wensen m.b.t. opzoekbaarheid en
weergave van records in Limo mogelijk te
maken.
In Primo VE wordt er geen permanente
tweede versie gemaakt van een Alma-record:
records die in Limo getoond moeten worden,
worden on-the-fly bewerkt. Om te
verzekeren dat dit ook snel gebeurt, zijn de
mogelijkheden om records te ‘normaliseren’
sterk beperkt. Voor een aantal aspecten zoals
bv. het indelen van records in facets, is er
zelfs helemaal geen lokale normalisatie meer
mogelijk. Dit gebeurt volledig volgens een
proces dat terugvalt op de internationale
standaarden. Waar de Alma-records dus afwijken
van die standaarden, ontstaan er problemen:
gegevens zijn niet opzoekbaar, worden niet of
fout weergegeven, records worden verkeerd
ingedeeld in facets, …
Dat zijn dus de werkpunten in Alma: op een
aantal kritieke punten zijn de
Alma-records van LIBISnet niet in
overeenstemming (compliant) met de
internationale standaarden. De enige
oplossing om ervoor te zorgen dat ook Primo VE
deze records correct naar onze gebruikers
brengt via Limo is een aanpak ‘aan de wortel’:
bestaande records moeten aangepast worden én
de LIBISnet-datamodellen en catalografische
regelgeving worden op een aantal punten
bijgestuurd zodat catalografen vanaf nu
records maken die wel geschikt zijn voor
verwerking via Primo VE.
DE lijst van veranderingen
Hieronder vind je een lijst met links naar
afzonderlijke webpagina's. Deze geven elk
toelichting bij één van de veranderingen die
we in Alma doorvoeren om Primo VE optimaal te
laten werken. Op elke pagina wordt toegelicht
wat er precies verandert, waarom dat gebeurt
en hoe de catalografische workflows aangepast
moeten/kunnen worden om dit op te
vangen.
- We nemen de tags 100/110 (opnieuw) in gebruik om de persoon of corporatie die als hoofdverantwoordelijke voor de inhoud van het document kan beschouwd worden, een bijzondere plaats in het record te geven. Lees verder
- Om personen en corporaties die het
onderwerp van een publicatie zijn,
gebruiken we niet langer tag 700/710 met
$$4 pub maar schakelen we over op de
daarvoor bedoelde tag 600. Lees verder
- De rollen of functie-aanduidingen van
personen of corporaties worden in
de tags 100/110/700/710 vanaf nu in
subveld $$e geregistreerd als
volledige term en niet meer als
code in subveld $$4. Lees verder
- Om de invoer van sleutelwaarden in
bibliografische records efficiënter maar
vooral ook consistenter te maken, wordt
een nieuwe manier van werken gelanceerd: de catalograaf registreert
twee verplichte hoofdsleutels voor het
document- en materiaaltype in tag 902. Bij
het opslaan worden dan de juiste
sleutelwaarden automatisch in het record
ingevoegd of verbeterd. Lees verder
- De tag waarin we genre-aanduidingen
registreren verandert: we
gebruiken niet langer tag 653 maar wel
655. Lees verder
- De tag 775 werd tot nu toe gebruikt om
alle horizontale relaties tussen
bibliografische records te
registreren. Om in Primo VE de diversiteit
aan mogelijke relaties correct weer te
geven, moeten we een aantal nieuwe tags in
gebruik nemen. Lees verder
- Ook de opbouw van links om
convoluutonderdelen te koppelen
aan de beschrijving van het eerste
onderdeel van het convoluut verandert op
een paar punten. Lees verder
- Ten slotte is er nog een kleine
verandering aan het gebruik van
indicatoren voor links naar extern
beschikbare informatie: de tag 856
_2 wordt 856 42. Lees verder.
Het tijdspad van Primo VE
Primo VE wordt in 2022 uitgerold. Dit verloopt
in verschillende fases. Voor catalografen is
het belangrijk om te weten wat er in elk van
die fases van hen verwacht wordt: wat kan er
wel of nog niet? Wanneer moeten veranderingen
worden toegepast? Wat gebeurt er in de
catalogus?
Een aparte pagina waarin een tijdspad wordt
uitgezet met vuistregels voor het werk in Alma
vind je via volgende link: PrimoVE: de nieuwe back
office voor Limo
Links naar documentatie (pdf +
opnames) van opleidingsmomenten
Deel 1
Deel 2
Colofon
Laatst bewerkt op 24.02.2022