Een nieuw authority record maken

Inhoud

Wanneer gebruik je deze workflow?

Op de pagina Authority records selecteren via F3 wordt uitgelegd hoe je vanuit een bibliografisch record op zoek gaat naar bestaande authority records. Als er voor een bepaalde persoon helemaal geen authority record bestaat, noch in de LIBISnet Network Zone, noch in het authority bestand van de Library of Congress, dan wordt dit duidelijk omdat de gezochte heading niet terug te vinden is in de alfabetische resultatenlijst of, nog duidelijker, omdat de zoekterm niet gevonden werd en daarom de aanduiding '--Your entry would be here--' in de lijst staat. In dergelijke gevallen moet je een volledig nieuw Network Zone authority record opbouwen. Maar opgelet: beslis niet op basis van 1 negatief resultaat. Zoek eventueel op een of meerdere mogelijke varianten of met een wat verruimde zoekterm om helemaal zeker te zijn dat er geen authority record bestaat.

Als voorbeeld wordt gezocht naar een authority record voor de arts-dermatoloog Adolphe Dupont. Een F3-zoekopdracht op 'dupont ado' maakt duidelijk dat er geen heading is die hiermee overeenkomt.

Terug naar boven

Stap voor stap

Een nieuw authority record aanmaken kan on the fly gebeuren vertrekkend vanuit de zoekresultatenlijst. Daarbij worden volgende stappen gezet:

Zoeken naar bestaande headings in bibliografische records voor de betrokken auteur, corporatie of titel

Een nieuw authority record aanmaken via 'Create authority record'

Met Expand from template het nieuwe authority record in de juiste vorm gieten

Hoofdvorm (en verwijzingstermen) invoeren

Het nieuwe authority record opslaan en releasen

1. Zoeken naar bestaande headings in bibliografische records

Dat voor een bepaalde persoon, corporatie of titel nog geen authority record beschikbaar is, wil niet zeggen dat deze nog niet vermeld wordt in één of meerdere bibliografische records. Volledige authority control is immers vrij recent. Voordien werden namen van personen, corporaties en titels rechtstreeks in het bib record ingevoerd zonder authority control. Het is belangrijk dat de bestaande headings uit de bibliografische records zoveel mogelijk worden opgenomen in het nieuwe authority record. Op die manier zal Alma ook de bestaande bibliografische records automatisch aan het nieuwe authority record kunnen koppelen. Meer informatie hierover vind je op de pagina Wat doen Alma en Limo met authority records?.

Om te beginnen klik je boven de zoekresultatenlijst dus door naar de tweede tab 'Headings from bibliographic records'. Het screenshot hieronder toont dat er voor Adolphe Dupont (vermoedelijk) al twee naamsvormen in de bibliografische records voorkomen. De lijst van bibliografische headings toont niet alleen 'Dupont, Adolphe' maar ook 'Dupont, Ad.'. Via de View-knop krijg je een lijst van de bibliografische records waarin deze vormen voorkomen. Ook de ene titel waarin 'Dupont, Ad.' wordt vermeld als auteur is een werk over dermatologie. In het nieuwe authority record zullen dus in elk geval de vormen 'Dupont, Adolphe' en 'Dupont, Ad.' moeten worden opgenomen zodat de bestaande bibliografische records ook aan het nieuwe authority record worden gelinkt.

2. Create authority record

Om een nieuw authority record te creëren klik je bovenaan rechts naast de zoekterm op 'Create authority record'. Het F3-zoekscherm wordt gesloten en Alma keert terug naar de Metadata Editor waar in split screen links het bibliografisch record wordt getoond en rechts het nieuwe authority record.

In dit nieuwe authority record vind je volgende zaken terug:

De gebruikte zoekterm wordt overgenomen in een tag die gebruikt kan worden als hoofdvorm: voor een persoon tag 100, voor corporaties 110 en voor titels 130
Alma voorziet verder automatisch ingevulde tags LDR en 008
Alma voorziet ook automatisch in lege tags met subvelden 040, 400, 500 en 670. De 400- en 500-tags kunnen in authority records voor personen natuurlijk gebruikt worden voor het toevoegen van verwijzingstermen. In nieuwe authority records voor corporaties en titels zijn ze echter niet op hun plaats en mogen ze niet gebruikt worden.

3. Expand from template

Met de Expand from template-functionaliteit kan je het nieuwe authority record al in de juiste vorm gieten. Er zijn drie standaardtemplates beschikbaar: 100_persoon, 110_corporatie en 130_titel. Deze voegen de nodige subvelden toe aan de hoofdvorm (tag 1XX) en voegen alvast een aantal lege tags voor verwijzingstermen toe. Kies dus voor Expand from template (Ctrl+E) en kies uit het keuzelijstje de juiste template. Het record wordt dan gepast uitgebreid.

4. Hoofdvorm en verwijzingstermen aanpassen en invoeren

Nu is alles klaar om de juiste hoofdvorm en de nodige verwijzingstermen in te voeren in het authority record.

De regels die bepalen hoe je correct een hoofdvorm moet opstellen vind je terug op de volgende pagina's: regels voor hoofdvormen van personen, voor corporaties en voor titels. Probeer deze zo nauwkeurig mogelijk te volgen en probeer ook voldoende bijkomende informatie (biografische data, beroep of andere verduidelijking in $$g) toe te voegen, zeker bij vaak voorkomende namen. Op deze manier wordt het voor iedereen eenvoudiger om snel het juiste authority record terug te vinden.

Voor wat het toekennen van verwijzingstermen betreft, is er meer vrijheid maar hoe meer nuttige verwijzingstermen worden toegevoegd, hoe beter het authority records zal functioneren in Alma en in Limo. Let vooral op volgende zaken:

Voeg in elk geval de bestaande headings uit bibliografische records (zie stap 1) als verwijzingstermen toe.
Voeg ook relevante varianten toe: de naam in andere talen, variante schrijfwijzen en eventueel zelfs variante ordening van de naam (bv. '400 $$a Broecke, Frederik van den' als verwijzingsterm in authority record met hoofdvorm '100 $$a Van den Broecke, Frederik'
Het is niet nodig (en zelfs af te raden) om onvolledige vormen (bv. met voornaam beperkt tot initialen) in te voeren. Dit is a) overbodig werk want bij publishing naar Limo worden deze varianten automatisch toegevoegd en b) problematisch omdat dezelfde verwijzingsterm dan in verschillende authority records kan voorkomen (bv. Van den Broecke, F. voor zowel Van den Broecke, Frederik als Van den Broecke, Fien). Dit bemoeilijkt het linken van bibliografische records aan authority records.

In het voorbeeld van Adolphe Dupont, zou het authority record er dus als volgt kunnen uitzien: de correcte hoofdvorm met beroepsaanduiding (groen), de twee bestaande headings uit bibliografische records (blauw) als verwijzingsterm, en nog een extra verwijzingsterm met enkel de eerste letter van de voornaam (oranje).

5. Het nieuwe authority record opslaan en releasen

Nadat je de juiste hoofdvorm en de nodige verwijzingstermen hebt ingevoerd, kan je het record in 1 beweging opslaan en releasen via Save & Release (Ctrl + Alt + R). Het authority record wordt opgeslagen en gesloten en het bibliografische record wordt weer over de volledige breedte van het editeerscherm getoond.

Het nieuwe authority record is ook meteen beschikbaar. Het volstaat om terug te keren naar de tag in het bibliografisch record vanwaar je begon en met de zoekterm die daar nog steeds staat opnieuw een F3-zoekopdracht te starten. Nu zal er in de eerste tab met authority headings wel een positief resultaat zijn. Door achter één van de headings uit het nieuwe authority record op Select te klikken worden bibliografisch record en authority record met elkaar verbonden.