Inhoud
Wat zijn authority records?
Authority records vormen de toplaag van de
catalogus. Ze beschrijven 'entiteiten' die
regelmatig terugkeren in verschillende
bibliografische records: namen van personen en
corporaties, titels en onderwerpen.
Twee elementen vormen de kern van elk
authority record:
- de hoofdvorm: elk authority record
bevat steeds 1 hoofdvorm. Dit is de
gestandaardiseerde vorm van de naam van de
persoon of corporatie, de titel of het
onderwerp.
- de verwijzingstermen: het authority
record kan naast de hoofdvorm 1 of
meerdere verwijzingstermen bevatten. Dat
zijn variante formuleringen op de naam, de
titel of het onderwerp. Het kan gaan om
een minder volledige vorm (bv. initialen),
dezelfde term in een andere taal of zelfs
andere tekens (bv. Oosterse namen),
pseudoniemen, foute schrijfwijzen,
...
Door deze vaste structuur van 1 hoofdvorm en
meerdere verwijzingstermen, kunnen de
authority records helpen om twee belangrijke
zaken te verwezenlijken bij het opstellen van
bibliografische beschrijvingen:
- consistente invoer van gegevens: in
bibliografische records die gekoppeld
worden aan een authority record, zal
steeds de hoofdvorm van dat authority
record worden overgenomen. Zo wordt in
alle records dezelfde vorm opgenomen om te
verwijzen naar een persoon, een
corporatie, een uniforme of reekstitel of
een onderwerp.
- verbeterde opzoekbaarheid: de
verwijzingstermen die zijn opgenomen in de
authority records worden niet overgenomen
in de bibliografische records in Alma maar
wel meegegeven als zoektermen bij de
publicatie van deze records in Limo.
Wanneer een eindgebruiker een zoekterm
invoert die als verwijzingsterm voorkomt
in een authority record, zal hij of zij
daarom toch alle bibliografische
beschrijvingen terugvinden die aan het
authority record zijn gekoppeld, ook al is
die verwijzingsterm niet ingevoerd in het
Alma bibliografische record.
Als je meer wil weten over de manier waarop
Alma en Limo authority records verwerken, lees
dan zeker de volgende pagina: Wat
doen Alma en Limo met authority
records?
Juist omdat authority records de toplaag
vormen, zullen ze in de toekomst een
belangrijke rol gaan spelen:
bibliotheekcatalogi evolueren naar linked data
sets die uitwisseling van gegevens tussen de
catalogus en andere gegevensbestanden mogelijk
maken. De authority records vormen dan de
knooppunten waarlangs de gegevens in
de catalogus verrijkt kunnen worden met
gegevens van buiten (bv. ophalen van
biografische gegevens van een auteur uit
Wikipedia) of, omgekeerd, externe zoekmachines
gegevens kunnen ophalen uit de catalogus (bv.
ophalen van titels van een bepaalde auteur uit
de catalogus).
Wat is full Network Zone authority
control?
Dit begrip wordt helder wanneer het wordt
opgesplitst in delen:
- authority control: een tag in een
bibliografisch record (bv. een 700 tag
voor een auteur) staat onder authority
control wanneer de gegevens opgezocht
worden in de authority records vanwaar
ze met de Select-knop worden
overgebracht naar het bib record.
Ze worden dus niet rechtstreeks in de bib
tag ingetikt.
- Network Zone authority control: enkel
authority records die in de LIBISnet
Network Zone worden bewaard, mogen
gebruikt worden voor authority
control. In Alma kan immers ook
gezocht worden in de authority records van
de Library of Congress maar deze mogen
niet rechtstreeks worden overgenomen in
bibliografische records.
- full Network Zone authority control: een
bibliografische tag staat onder full
authority control wanneer elke
ingevoerde waarde moet overgenomen
worden uit een authority record.
Zo staat de tag 700 onder full authority
control: voor elke persoon/auteur moet er
dus een authority record worden aangemaakt
in de LIBISnet Network Zone.
Welke soorten authority records zijn
er?
Er zijn momenteel vier types authority
records in gebruik in de LIBISnet
catalogus:
- authority records voor personen:
deze verwijzen naar natuurlijke personen
(al dan niet fictief!). Deze authority
records worden voornamelijk gebruikt voor
de authority control op de bibliografische
tags die verband houden met auteurschap
(700 en soms 100) maar kunnen ook gebruikt
worden in de tag 600 om te verwijzen naar
een persoon die onderwerp is van een
document.
- authority records voor corporaties:
deze authority records verwijzen naar
instellingen, organisaties en
verenigingen. Ook deze worden voornamelijk
gebruikt om in een bibliografisch record
corporaties te vermelden die betrokken
zijn bij de totstandkoming van het
document
- authority records voor titels: deze
authority records bevatten de uniforme
titel en varianten van veel gepubliceerde
werken en de titels van reeksen. Uniforme
titels worden voornamelijk opgenomen in
tag 130 terwijl de authority records van
reekstitels gebruikt worden in de
'reeks'-tags 490 en 830.
- authority records voor UDC
onderwerpen: de laatste groep zijn
de authority records voor het UDC
onderwerps/classificatie-systeem. Deze
worden gebruikt voor authority controlled
gegevensinvoer in bib tag 650 _7 (indien
$$2 UDC)
Er is een belangrijk verschil tussen de
eerste drie (personen, corporaties en titels)
en de laatste (UDC) groep authority records.
Voor de eerste drie kan in Alma zowel het
eigen LIBISnet authority bestand als de
Library of Congress authority records
geraadpleegd worden. Dat maakt de workflow wat
complexer maar heeft ook grote voordelen. De
UDC authority records worden bewaard in een
afzonderlijk bestand waar enkel LIBISnet
authority records in aanwezig zijn.
Een laatste belangrijke kanttekening: voor
wat onderwerpen betreft, zijn enkel de UDC
onderwerpen omgezet naar authority records. Alle andere lokale onderwerpsthesauri staan
niet onder authority control. De
invoer gebeurt ook op een gecontroleerde
manier maar dan op basis van de onderwerpen
ingevoerd in de bestaande bibliografische
records.
Taken verdelen: authority records
maken en consolideren
Een belangrijk deel van het werk aan de
authority records gebeurt on the fly bij het opstellen van bibliografische records.
Wanneer blijkt dat een bepaald authority
record nog ontbreekt in de Network Zone, wordt
dit onmiddellijk aangemaakt zodat het ook
meteen kan gebruikt worden in het
bibliografisch record in wording.
Maar ook nadien kan het nodig zijn om
bestaande authority records verder te
bewerken:
- Wanneer bij het werken aan bibliografisch
record blijkt dat er voor een bepaalde
persoon, corporatie of titel weliswaar al
een NZ authority record bestaat maar dat,
om het nog beter opzoekbaar te maken, het
nodig is om een bijkomende verwijzingsterm
toe te voegen.
- Soms is het ook nodig om de hoofdvorm te
corrigeren of aan te vullen om verwarring
tussen verschillende authority records te
vermijden.
- Een authority record kan ook verder
verrijkt worden met bijkomende informatie
zoals systeemnummers van externe
databanken of biografische noten.
- Het is onvermijdelijk dat er ook af en toe
duplicaat-authority records opduiken,
d.w.z. dat er voor één persoon, corporatie
of titel twee (of zelfs meer) authority
records bestaan. In dergelijke gevallen
moet ingegrepen worden.
Het is belangrijk om tot een duidelijke
taakverdeling te komen over wie
precies wat doet op het vlak van onderhoud van
het authority bestand en de authority records.
Daarom wordt volgende opdeling gemaakt:
- Alle catalografen worden uitgenodigd om
de hoofdvorm en verwijzingstermen van
authority records zo goed mogelijk te
onderhouden. Door nuttige of
noodzakelijke verwijzingstermen toe te
voegen of hoofdvormen zo precies mogelijk
uit te werken, draagt iedereen bij tot een
efficiënt werkend authority bestand.
Daarbij moeten natuurlijk wel steeds de
LIBISnet-regels gevolgd worden en de
datamodellen en afspraken die hieronder
nog volgen.
- De verdere verrijking van authority
records en het ontdubbelen en
bijhorend verwijderen van authority
records is een opdracht van een
beperkt aantal authority
beheerders. Deze opdrachten vragen
soms (veel) tijd. Het is daarom moeilijk
om ze in te passen in de gewone workflows
rond resource management. Via triggers kan
je wel aangeven dat een bepaald authority
record door hen moet bekeken worden.
Het geheel van deze nabewerking is
ondergebracht in een consolidatieproces. Wat dit proces
precies inhoudt, lees je op de pagina: Authority records
consolideren.
Datamodellen voor authority
records
Er wordt een onderscheid gemaakt tussen
enerzijds de standaard datamodellen voor
authority records en anderzijds de
datamodellen voor een beperkt aantal
bijzondere types van authority
records. De datamodellen voor
standaard authority records voor personen,
corporaties, titels en onderwerpen vind je via
onderstaande links:
Een eerste groep bijzondere authority
records, zijn authority records met
niet-Westerse namen van personen,
corporaties of titels. Het gaat dus om
authority records van bv. een Chinese
schrijfster, een Arabische universiteit of een
Koreaanse reeks. Het probleem van de weergave
en opzoekbaarheid van de naam in originele
vorm en transcriptie, wordt opgevangen met een
bijzonder datamodel:
Een tweede groep bijzondere authority
records, zijn de authority records voor
drukkers, boekverkopers en uitgevers van
oude drukken (voor 1840!). In gewone
bibliografische records worden deze namen niet
opgenomen in een authority controlled tag. In
het datamodel oude drukken wordt dit wel
voorgeschreven.
Afspraken en regelgeving
De afspraken en regelgeving hebben vooral
betrekking op twee belangrijke zaken die
telkens terugkeren, ongeacht het type
authority record: welke vorm wordt de
hoofdvorm en welke verwijzingstermen zijn
nuttig/nodig? Welke regels bepalen hoe de
hoofdvorm correct wordt opgesteld? Welke
bijzondere gevallen zijn er waar we rekening
mee moeten houden?
De documenten die hieronder (per authority
type) worden opgelijst, hebben dan ook steeds
een vergelijkbare structuur waarin deze vragen
worden beantwoord:
Er zijn ook nog enkele vragen die omwille van
hun belang (of de omvang van de regels) een
afzonderlijke pagina kregen:
- Regels voor notatie
van data in authority
records
- Regels voor authority
records van
drukkers/verkopers/uitgevers (context
oude drukken)
Workflows
- Authority records
selecteren via F3: hoe zoek je
vanuit een bib record naar authority
records, hoe bepaal je of een bepaald
authority record gebruikt kan worden en
hoe neem je dit op in het bib
record?
- Een nieuw authority
record maken: hoe maak je on the
fly tijdens het opstellen van bib records
een nieuw authority record?
- Een LOC authority
record kopiëren naar de Network
Zone: een efficiënt alternatief
voor het maken van een volledig nieuw
authority record. Kopieer een LOC
authority record, pas aan en sla het op in
de Network Zone.
- Authority records
bewerken: ook nadien kunnen
authority records aangepast en verbeterd
worden. Wat mag en wat niet? En hoe doe je
dit?
- Wat doen Alma en Limo
met authority records?:
gespecialiseerde medewerkers en
automatische ingrepen in Alma en Limo
zorgen er verder voor dat authority
records maximaal gebruikt worden.
Colofon
Laatst gewijzigd op 30.11.2018