Inhoud



Wat zijn authority records?

Authority records vormen de toplaag van de catalogus. Ze beschrijven 'entiteiten' die regelmatig terugkeren in verschillende bibliografische records: namen van personen en corporaties, titels en onderwerpen.

Twee elementen vormen de kern van elk authority record:

  • de hoofdvorm: elk authority record bevat steeds 1 hoofdvorm. Dit is de gestandaardiseerde vorm van de naam van de persoon of corporatie, de titel of het onderwerp.
  • de verwijzingstermen: het authority record kan naast de hoofdvorm 1 of meerdere verwijzingstermen bevatten. Dat zijn variante formuleringen op de naam, de titel of het onderwerp. Het kan gaan om een minder volledige vorm (bv. initialen), dezelfde term in een andere taal of zelfs andere tekens (bv. Oosterse namen), pseudoniemen, foute schrijfwijzen, ...
Door deze vaste structuur van 1 hoofdvorm en meerdere verwijzingstermen, kunnen de authority records helpen om twee belangrijke zaken te verwezenlijken bij het opstellen van bibliografische beschrijvingen:

  • consistente invoer van gegevens: in bibliografische records die gekoppeld worden aan een authority record, zal steeds de hoofdvorm van dat authority record worden overgenomen. Zo wordt in alle records dezelfde vorm opgenomen om te verwijzen naar een persoon, een corporatie, een uniforme of reekstitel of een onderwerp.
  • verbeterde opzoekbaarheid: de verwijzingstermen die zijn opgenomen in de authority records worden niet overgenomen in de bibliografische records in Alma maar wel meegegeven als zoektermen bij de publicatie van deze records in Limo. Wanneer een eindgebruiker een zoekterm invoert die als verwijzingsterm voorkomt in een authority record, zal hij of zij daarom toch alle bibliografische beschrijvingen terugvinden die aan het authority record zijn gekoppeld, ook al is die verwijzingsterm niet ingevoerd in het Alma bibliografische record.
Als je meer wil weten over de manier waarop Alma en Limo authority records verwerken, lees dan zeker de volgende pagina: Wat doen Alma en Limo met authority records?

Juist omdat authority records de toplaag vormen, zullen ze in de toekomst een belangrijke rol gaan spelen: bibliotheekcatalogi evolueren naar linked data sets die uitwisseling van gegevens tussen de catalogus en andere gegevensbestanden mogelijk maken. De authority records vormen dan de knooppunten waarlangs de gegevens in de catalogus verrijkt kunnen worden met gegevens van buiten (bv. ophalen van biografische gegevens van een auteur uit Wikipedia) of, omgekeerd, externe zoekmachines gegevens kunnen ophalen uit de catalogus (bv. ophalen van titels van een bepaalde auteur uit de catalogus).

Wat is full Network Zone authority control?

Dit begrip wordt helder wanneer het wordt opgesplitst in delen:

  • authority control: een tag in een bibliografisch record (bv. een 700 tag voor een auteur) staat onder authority control wanneer de gegevens opgezocht worden in de authority records vanwaar ze met de Select-knop worden overgebracht naar het bib record. Ze worden dus niet rechtstreeks in de bib tag ingetikt.
  • Network Zone authority control: enkel authority records die in de LIBISnet Network Zone worden bewaard, mogen gebruikt worden voor authority control. In Alma kan immers ook gezocht worden in de authority records van de Library of Congress maar deze mogen niet rechtstreeks worden overgenomen in bibliografische records.
  • full Network Zone authority control: een bibliografische tag staat onder full authority control wanneer elke ingevoerde waarde moet overgenomen worden uit een authority record. Zo staat de tag 700 onder full authority control: voor elke persoon/auteur moet er dus een authority record worden aangemaakt in de LIBISnet Network Zone.

Welke soorten authority records zijn er?

Er zijn momenteel vier types authority records in gebruik in de LIBISnet catalogus:

  • authority records voor personen: deze verwijzen naar natuurlijke personen (al dan niet fictief!). Deze authority records worden voornamelijk gebruikt voor de authority control op de bibliografische tags die verband houden met auteurschap (700 en soms 100) maar kunnen ook gebruikt worden in de tag 600 om te verwijzen naar een persoon die onderwerp is van een document.
  • authority records voor corporaties: deze authority records verwijzen naar instellingen, organisaties en verenigingen. Ook deze worden voornamelijk gebruikt om in een bibliografisch record corporaties te vermelden die betrokken zijn bij de totstandkoming van het document
  • authority records voor titels: deze authority records bevatten de uniforme titel en varianten van veel gepubliceerde werken en de titels van reeksen. Uniforme titels worden voornamelijk opgenomen in tag 130 terwijl de authority records van reekstitels gebruikt worden in de 'reeks'-tags 490 en 830.
  • authority records voor UDC onderwerpen: de laatste groep zijn de authority records voor het UDC onderwerps/classificatie-systeem. Deze worden gebruikt voor authority controlled gegevensinvoer in bib tag 650 _7 (indien $$2 UDC)
Er is een belangrijk verschil tussen de eerste drie (personen, corporaties en titels) en de laatste (UDC) groep authority records. Voor de eerste drie kan in Alma zowel het eigen LIBISnet authority bestand als de Library of Congress authority records geraadpleegd worden. Dat maakt de workflow wat complexer maar heeft ook grote voordelen. De UDC authority records worden bewaard in een afzonderlijk bestand waar enkel LIBISnet authority records in aanwezig zijn.

Een laatste belangrijke kanttekening: voor wat onderwerpen betreft, zijn enkel de UDC onderwerpen omgezet naar authority records. Alle andere lokale onderwerpsthesauri staan niet onder authority control. De invoer gebeurt ook op een gecontroleerde manier maar dan op basis van de onderwerpen ingevoerd in de bestaande bibliografische records.

Taken verdelen: authority records maken en consolideren

Een belangrijk deel van het werk aan de authority records gebeurt on the fly bij het opstellen van bibliografische records. Wanneer blijkt dat een bepaald authority record nog ontbreekt in de Network Zone, wordt dit onmiddellijk aangemaakt zodat het ook meteen kan gebruikt worden in het bibliografisch record in wording.

Maar ook nadien kan het nodig zijn om bestaande authority records verder te bewerken:

  • Wanneer bij het werken aan bibliografisch record blijkt dat er voor een bepaalde persoon, corporatie of titel weliswaar al een NZ authority record bestaat maar dat, om het nog beter opzoekbaar te maken, het nodig is om een bijkomende verwijzingsterm toe te voegen.
  • Soms is het ook nodig om de hoofdvorm te corrigeren of aan te vullen om verwarring tussen verschillende authority records te vermijden.
  • Een authority record kan ook verder verrijkt worden met bijkomende informatie zoals systeemnummers van externe databanken of biografische noten.
  • Het is onvermijdelijk dat er ook af en toe duplicaat-authority records opduiken, d.w.z. dat er voor één persoon, corporatie of titel twee (of zelfs meer) authority records bestaan. In dergelijke gevallen moet ingegrepen worden.
Het is belangrijk om tot een duidelijke taakverdeling te komen over wie precies wat doet op het vlak van onderhoud van het authority bestand en de authority records. Daarom wordt volgende opdeling gemaakt:

  • Alle catalografen worden uitgenodigd om de hoofdvorm en verwijzingstermen van authority records zo goed mogelijk te onderhouden. Door nuttige of noodzakelijke verwijzingstermen toe te voegen of hoofdvormen zo precies mogelijk uit te werken, draagt iedereen bij tot een efficiënt werkend authority bestand. Daarbij moeten natuurlijk wel steeds de LIBISnet-regels gevolgd worden en de datamodellen en afspraken die hieronder nog volgen.
  • De verdere verrijking van authority records en het ontdubbelen en bijhorend verwijderen van authority records is een opdracht van een beperkt aantal authority beheerders. Deze opdrachten vragen soms (veel) tijd. Het is daarom moeilijk om ze in te passen in de gewone workflows rond resource management. Via triggers kan je wel aangeven dat een bepaald authority record door hen moet bekeken worden. Het geheel van deze nabewerking is ondergebracht in een consolidatieproces. Wat dit proces precies inhoudt, lees je op de pagina: Authority records consolideren.

Datamodellen voor authority records

Er wordt een onderscheid gemaakt tussen enerzijds de standaard datamodellen voor authority records en anderzijds de datamodellen voor een beperkt aantal bijzondere types van authority records. De datamodellen voor standaard authority records voor personen, corporaties, titels en onderwerpen vind je via onderstaande links:

Een eerste groep bijzondere authority records, zijn authority records met niet-Westerse namen van personen, corporaties of titels. Het gaat dus om authority records van bv. een Chinese schrijfster, een Arabische universiteit of een Koreaanse reeks. Het probleem van de weergave en opzoekbaarheid van de naam in originele vorm en transcriptie, wordt opgevangen met een bijzonder datamodel:

Een tweede groep bijzondere authority records, zijn de authority records voor drukkers, boekverkopers en uitgevers van oude drukken (voor 1840!). In gewone bibliografische records worden deze namen niet opgenomen in een authority controlled tag. In het datamodel oude drukken wordt dit wel voorgeschreven.

Afspraken en regelgeving

De afspraken en regelgeving hebben vooral betrekking op twee belangrijke zaken die telkens terugkeren, ongeacht het type authority record: welke vorm wordt de hoofdvorm en welke verwijzingstermen zijn nuttig/nodig? Welke regels bepalen hoe de hoofdvorm correct wordt opgesteld? Welke bijzondere gevallen zijn er waar we rekening mee moeten houden?

De documenten die hieronder (per authority type) worden opgelijst, hebben dan ook steeds een vergelijkbare structuur waarin deze vragen worden beantwoord:

Er zijn ook nog enkele vragen die omwille van hun belang (of de omvang van de regels) een afzonderlijke pagina kregen:

Workflows

Colofon

Laatst gewijzigd op 30.11.2018