Inhoud
Een nieuwe template op basis van een
bestaande template
Een bestaande template waarvan je weet dat
deze al voor een groot deel beantwoordt aan
wat je nodig hebt in een nieuwe template, is
een gemakkelijk vertrekpunt om bijkomende
templates te maken. Voor elk type template
(BIB record, holding of authority) kan je
eender welke template gebruiken: het maakt
niet uit of het een van jouw private templates
of een gedeelde template is, of het een Institution Zone of een Network Zone
template is. Wat dat laatste betreft,
is het wel belangrijk erop te wijzen dat bij
deze workflow de nieuwe template altijd
dezelfde plaatsing heeft als de
starttemplate. Dupliceer je een IZ
template, dan zal de nieuwe template ook een
IZ template zijn. Voor NZ templates geldt
hetzelfde.
Ga als volgt te werk:
- Zoek in de templates mappen de template
die je als startpunt wil gebruiken.
- Klik op de linkermuisknop zodat een
lijstje met acties verschijnt. Klik op
'Duplicate'.
- Er verschijnt een pop-up waarop je de
eigenschappen van de nieuwe template kan
kiezen:
- Vervang de 'standaardnaam'
('Copyof [naam van de starttemplate]')
door een duidelijke naam.
- Voer eventueel een beschrijving in in
het veld 'Description'. Deze zal
getoond worden wanneer je met de
cursor over de template gaat in de
templates mappen.
- Verander steeds de
standaardinstelling 'Shared' in
'Private'.
- Klik nu op 'Save'. De nieuwe template
wordt aangemaakt. Het kan wel enkele
seconden duren vooraleer deze ook getoond
wordt in de templates map.
De nieuwe template is een exacte kopie van de
starttemplate. Je zal deze waarschijnlijk nog
verder willen aanpassen. Hoe je dit doet,
wordt beschreven op de pagina Templates
aanpassen.
Een nieuwe template op basis van een
bestaand record
Het kan ook interessant zijn om een bestaand
record om te zetten in een template. Dat is
vooral zo wanneer je weet dat je veel erg
gelijkaardige documenten zal moeten
beschrijven: artikels uit eenzelfde
tijdschrift, een hele reeks van zeer gelijkend
iconografisch materiaal (bv. een reeks
glasdia's of prentbriefkaarten), ... Je kan
dan een eerste BIB record dat volledig op punt
staat bewaren als een template. Er zijn wel
enkele zaken waar je moet op letten:
- Een template afgeleid van een record is steeds een Network Zone template. Dat
betekent meteen dat deze workflow
enkel geschikt is voor templates voor
BIB records. Templates voor
holdings en authority records moeten
immers steeds Institution Zone templates
zijn.
- Let er wel op om de nieuwe template daarna
verder op punt te stellen. In deze
workflow betekent dit vooral dat je
(sub)velden waarvan de inhoud wel
verandert van record tot record (bv. de
titel) leegmaakt. Zo vermijd je dat je in
de nieuwe records deze waarde elke keer
moet wissen (of dit vergeet).
- Belangrijk: verwijder in elk geval alle
tags 035 uit de nieuwe template.
Deze tag bevat immers unieke identifiers
en mogen dus niet via een template
overgenomen worden in andere BIB
records.
De workflow zelf is heel eenvoudig:
- Zorg ervoor dat het record dat je als
template wil bewaren, zichtbaar is in het
editeerscherm van de Metadata
Editor.
- Klik in de ME menubalk op 'File' en
vervolgens op 'Save as template'
- Er verschijnt een pop-up waarin je de
eigenschappen van de nieuwe template kan
kiezen:
- Geef de nieuwe template een duidelijke
naam
- Voer eventueel een beschrijving in in
het veld 'Description'. Deze zal
getoond worden wanneer je met de
cursor over de template gaat in de
templates mappen.
- Kies er steeds voor om de nieuwe
template 'Private' te
maken.
- Klik nu op 'Save'. De nieuwe template
wordt aangemaakt. Het kan wel enkele
seconden duren vooraleer deze ook getoond
wordt in de templates map.
De nieuwe template is een exacte kopie van
het BIB record dat je als startpunt gebruikte.
Zoals gezegd is het wenselijk/noodzakelijk om
deze template verder aan te passen. Ga
hiervoor naar de pagina Templates
aanpassen.