Inhoud

Wat zijn templates?

Templates of sjablonen zijn gedeeltelijk uitgewerkte modellen voor MARC21-records. Deze modellen kunnen lege velden en subvelden bevatten maar ook velden en subvelden met reeds ingevulde waardes (bv. de sleutelwaardes). Templates zijn dus een soort van toegepaste datamodellen. We kunnen deze templates in Alma voor twee zaken gebruiken:

  • Om een nieuw record te creëren: de structuur van de template dient dan als leidraad voor het uitwerken van het volledige record. Vooringevulde (vaste) waardes moeten niet meer ingevoerd worden. De workflow wordt beschreven op de pagina Een nieuw BIB record op basis van een template.
  • Templates kunnen met de functionaliteit Expand from template ook over een al bestaand record gelegd worden. Op die manier kunnen we snel een bestaand record vervolledigen met bijkomende waardes. Omwille van de specifieke werking van Expand from template moet je je templates wel 'slim' ontwerpen. Op de pagina Hoe werkt Expand from template? wordt dit verder toegelicht.

Waar vind ik templates en welke soorten templates zijn er?

Je krijgt toegang tot de voor jou beschikbare templates via de Metadata Editor. In de navigatiekolom aan de linkerkant van het Metadata Editor scherm worden alle templates verzameld in een mappenstructuur die je te zien krijgt als je op het tabhoofd 'Templates' klikt. Templates kunnen op drie manieren ingedeeld worden. Het is deze drievoudige indeling die de logica achter de mappenstructuur vormt.

Templates voor BIB records, holdings, physical items en authority records

Binnen LIBISnet zijn templates beschikbaar voor 4 recordtypes: BIB records, holdings, physical items en authority records. Op de tab Templates worden de templates dan ook in de eerste plaats ingedeeld in verschillende mappen per recordtype:

  • MARC21 Bibliographic bevat alle templates voor bibliografische records.
  • MARC21 Holdings bevat vanzelfsprekend de templates voor holdings.
  • Templates voor physical items zijn niet toegankelijk via de tab Templates.
  • Voor de templates voor authority records is de situatie iets complexer omdat de templates verdeeld zijn over verschillende mappen naargelang voor welk type authority records deze bedoeld zijn:
    • TWO (Network) is bedoeld voor templates voor de thesaurus 'Trefwoorden Onderwijs' (in ontwikkeling)
    • UDC (Network) is bedoeld voor templates voor de UDC-thesaurus
    • NBB (Network) is bedoeld voor templates voor de onderwerpsthesaurus van de Nationale Bank van België
    • Library of Congress name authority records tenslotte bevat templates voor de algemeen gebruikte authority records voor personen, corporaties en reeksen

Private, shared en community templates

Elk van de hierboven genoemde mappen bevat 1, 2 of 3 submappen.

  • Shared: deze map is er altijd. Ze bevat templates die gedeeld worden, hetzij binnen het hele LIBISnet netwerk, hetzij enkel in je eigen Institution Zone (zie volgende punt).
  • Private: elke medewerker kan in Alma ook eigen private templates maken die alleen voor haar of hem zichtbaar en bruikbaar zijn. Deze map wordt pas getoond nadat je een eerste private template van dat type (bv. een template voor een BIB record) hebt gemaakt.
  • Community: Alma biedt ook de mogelijkheid om je templates te delen met de hele Alma Community. We gebruiken de templates uit deze folders niet omdat ze niet aansluiten bij de datamodellen die we binnen LIBISnet hanteren.

Network en Institution Zone templates

Een derde en laatste onderscheid maken we tussen Network en Institution Zone templates. Deze zijn eenvoudig te herkennen aan het icoontje dat voor de naam van de template staat met voor de Network Zone Templates en voor de Institution Zone templates.

Het onderscheid tussen Network Zone en Institution Zone templates is belangrijk omdat deze op een verschillende manier functioneren.

  • Templates voor bibliografische records
    • Verschil tussen IZ en NZ is van geen belang voor het maken van nieuwe bibliografische records. Nieuwe NZ BIB records kunnen gemaakt worden op basis van NZ én IZ templates.
    • Verschil tussen IZ en NZ templates is wel belangrijk voor het delen van templates. NZ templates in de Shared map zijn zichtbaar en bruikbaar voor iedereen in het hele LIBISNet, IZ templates zijn enkel zichtbaar en bruikbaar voor de collega's binnen de IZ.
  • Templates voor holdings: voor holdings mogen enkel IZ templates worden aangemaakt. NZ templates zijn immers niet zichtbaar in de template folders voor holdings. Gedeelde holding templates zullen dus ook altijd enkel binnen de IZ zichtbaar zijn.
  • Templates voor physical items: voor dit type templates bestaan enkel IZ templates. Deze kunnen dus sowieso niet binnen het netwerk gedeeld worden.
  • Templates voor authority records: ook voor deze templates werken we enkel met IZ templates omdat NZ templates niet overal in Alma correct functioneren.

Afspraken en regelgeving

Templates kunnen, wanneer ze correct gebruikt worden, een enorme hulp zijn om op een efficiënte manier correcte bibliografische records, holdings en authority records te creëren of bestaande records bij te werken. Een voorwaarde is dan wel dat het vertrekpunt, de template zelf dus, op een correcte manier is opgesteld. Door templates met collega's te delen kan je er ook voor zorgen dat bv. in de context van een bepaald project alle medewerkers van hetzelfde startpunt vertrekken. Zowel voor het opstellen als delen van templates willen we enkele tips en afspraken aanreiken.

Templates moeten overeenkomen met de vastgelegde datamodellen

Een datamodel schrijft voor welke tags en subvelden voor een bepaald documenttype moeten of kunnen opgenomen worden in de bibliografische beschrijving. Voor sommige tags en subvelden - de zogenaamde sleutelwaardes - wordt zelfs voorgeschreven welke waardes er moeten worden ingevoerd. Het is dan ook heel belangrijk dat je templates overeenkomen met deze datamodellen. Je kan op twee manieren werken:

  • Je maakt zelf je eigen templates en toetst deze grondig af aan de datamodellen die je op dit documentatieplatform vindt. Let er daarbij ook altijd heel goed op dat je de juiste sleutelwaardes invoert. Een uitgebreid overzicht van sleutelwaardes per documenttype vind je op de pagina Sleutelwaardes voor Alma BIB records.
  • Je kan echter ook efficiënter en veiliger werken door je eigen templates te ontwikkelen op basis van een set van gedeelde templates die centraal onderhouden worden. Hoe je dit doet, wordt hieronder beschreven in de sectie rond workflows. Je vindt deze bijzondere templates terug in de templates map MARC21 Bibliographic/Shared. Je herkent ze aan hun namen: deze beginnen allemaal met NZ en worden gevolgd door een aanduiding van het documenttype waarvoor ze bedoeld zijn.

    Momenteel zijn er een kleine twintig templates beschikbaar voor de meest courante (en enkele meer exotische) documenttypes. Als je zo'n 'starttemplate' nodig hebt voor een ander documenttype, dan stuur je een mail naar de LIBISnet helpdesk. Je kan een NZ-template kopiëren en gebruiken om een eigen nog betere private template te ontwikkelen maar het is dan wel belangrijk dat je a) de basis van de template (aanwezige tags en sleutelwaardes) niet wijzigt en b) deze template enkel gebruikt voor beschrijvingen van het betrokken documenttype.

Templates delen

Door templates te delen kunnen verschillende collega's hetzelfde vertrekpunt gebruiken om bibliografische records op een uniforme manier vorm te geven. Anderzijds is het wel zo dat gedeelde templates zichtbaar zijn voor alle collega's binnen de Institution Zone (IZ templates) of zelfs binnen het hele netwerk (NZ templates). Dat kan bij momenten storend gaan werken. Daarom volgende afspraken:

  • Institution Zone templates mogen blijvend gedeeld worden. Ze mogen dus voor langere tijd in de shared map zichtbaar blijven. Binnen elke Institution Zone kunnen desnoods bijkomende afspraken gemaakt worden over het beheer van deze templates.
  • Network Zone templates mogen slechts tijdelijk gedeeld worden behalve de centraal beheerde NZ-templates (zie boven) en enkele default templates die door Ex Libris beheerd worden. Sowieso zal er minder nood zijn om templates uit te wisselen over de Institution Zones heen. Mocht het toch ooit nodig zijn dan kan je tijdelijk een private NZ template delen die vervolgens door de collega's kan gebruikt worden om een eigen private template te maken. De tijdelijk gedeelde template wordt dan weer veranderd in een private template. Een volledig uitgewerkte workflow is beschikbaar in de sectie rond workflows hieronder.
  • Geef gedeelde templates steeds een naam die begint met een letter, niet met een cijfer. De reden hiervoor wordt hieronder bij de tips toegelicht.

Tips voor sterke templates

De centraal beheerde NZ-templates zijn een betrouwbare basis: je kan ze gebruiken om onmiddellijk nieuwe records mee te creëren maar nog beter is het om je eigen private templates te ontwikkelen die nog beter zijn afgestemd op jouw werk. We geven een aantal tips die daarbij kunnen helpen.

Pas NZ-templates aan naar eigen smaak (maar met mate)

De NZ-templates zijn gebaseerd op de datamodellen en bevatten dus voor elk documenttype de verplichte velden met vooringevulde sleutelwaardes en die tags die voor dat documenttype verplicht zijn of in elk geval zeer frequent gebruikt worden. Je laat deze basisstructuur best ongewijzigd wanneer je je eigen private templates gaat uitwerken. Maar aanvullen mag altijd: heb je frequent meerdere 700-tags nodig omdat de publicaties in jouw collectie vaak meerdere auteursnamen vermelden, dan voeg je wat extra lege 700-tags toe aan de template. Werk je in een collectie met veel vertaalde werken waarvan je de oorspronkelijke title systematisch invoert in tag 534 $$t maar zit deze tag niet in de NZ-template, dan breidt je je private template uit met deze tag.

Vervolledig de template met Institution-gebonden waardes

Omdat de NZ-templates voor het hele LIBISnet moeten gelden zijn een aantal (sub)velden blanco die je in je eigen templates wel met vaste waardes kan invullen. De meest typische voorbeelden zijn:

  • De tag 650 7 voor lokale onderwerpen: deze tag bevat het subveld $$2 dat een filter bevat om het zoeken naar lokale onderwerpen te beperken tot 'jouw' onderwerpen. Deze kan natuurlijk nog niet ingevuld worden in de NZ-templates maar in je eigen templates voer je hier het sigel van een specifieke bibliotheek/thesaurus in zodat je dit niet meer moet doen wanneer je records begint te maken.
  • De lokale tag 996: de NZ-templates bevatten een aanzet voor de verplichte lokale tag 996. Daarbij is het $$a - waar het sigel van een bibliotheek moet worden ingevoerd - nog niet ingevuld. Ook deze tag kan je dus in je eigen templates vervolledigen.

Maak op maat gemaakte templates voor terugkerende patronen

Voor bepaalde types publicaties kan je nog veel verder gaan in het 'voorinvullen' van de templates: als je regelmatig nieuwe publicaties in een bepaalde reeks moet beschrijven of binnen jouw bibliotheek verantwoordelijk bent voor het systematisch excerperen en beschrijven van artikels uit bepaalde tijdschriften, kan je templates maken waarin nog veel meer tags op voorhand zijn ingevuld. Enkele voorbeelden: de tag 490 $$a met reekstitel, de vaste delen van de tag 773 18 die de relatie legt tussen artikel en tijdschrift, enz. Let er wel op om subvelden die wel veranderen van record tot record niet op voorhand in te vullen (bv. 490 $$v met het volumenummer). Het risico is dan groot dat je in de bibliografische records vergeet deze waarde aan te passen.

Een handige manier om zo'n grondig uitgewerkte template te maken is het bewaren van een BIB record als template. Je kan een eerste goed uitgewerkt record als template opslaan. Deze template kan je vervolgens bewerken om hem daarna te gebruiken om nieuwe gelijkaardige documenten te beschrijven. Verwijder dan wel steeds alle 035-tags uit je template! Deze tags bevatten unieke recordnummers en deze mogen natuurlijk niet verdubbeld worden via de template.

Neem geen 'tips' op in je templates

Sommige collega's vinden het handig om in hun templates een voorlopige aanwijzing in te voeren over de inhoud van een bepaald veld. Ze maken dan bv. een template met "250 $$a [hier komt de editievermelding]". Dit is niet erg efficiënt wanneer je met dergelijke templates bibliografische records gaat uitwerken: als je het veld wil gebruiken moet je de tip eerst wissen. Als je het veld niet wil gebruiken, moet je het manueel verwijderen. En vaak wordt dat laatste vergeten waardoor het veld met 'tip' in het bibliografische record wordt opgeslagen.

Organiseer je templates

Iedereen is vrij om zoveel private templates te maken als hij of zij nodig acht. Sommigen zullen aan enkele templates genoeg hebben terwijl andere catalografen zo'n divers takenpakket hebben dat ze een groot aantal templates nodig hebben. Om dit in de hand te houden let je best op volgende zaken:

  • Start de naam van je templates met een rangnummer (bv. 01, 02, 03). Dat is niet alleen belangrijk voor de sortering in de templates map maar ook bij gebruik van de Expand from template-functionaliteit. Dan krijg je immers een lijstje te zien met al jouw private templates en alle gedeelde templates. Door private templates te nummeren (en te verplichten dat de naam van gedeelde templates met een letter moet beginnen) zullen jouw private templates steeds bovenaan jouw lijst staan.
  • Zorg voor duidelijke namen die aangeven waar een template voor dient: is deze afgestemd op een bepaald documenttype, voor gebruik in een bepaalde bibliotheek of bedoeld om artikels uit een bepaald tijdschrift te excerperen, dan maak je dat zichtbaar in de naam van de template.

Maak je templates geschikt voor Expand from Template

De Expand from template-functionaliteit helpt je om een bestaande beschrijving te toetsen aan een datamodel en om bijkomende velden toe te voegen. Maar deze functionaliteit combineert de velden en subvelden van template en BIB record op een nogal bijzondere manier. We moeten hiermee rekening houden wanneer we onze templates vormgeven. Aan dit probleem en de eenvoudige oplossing die ervoor bestaat is een hele pagina gewijd: Hoe werkt Expand from template?

Workflows m.b.t. templates

Via de onderstaande links, word je verder geleid naar afzonderlijke pagina's waar de belangrijkste workflows worden beschreven en in beeld gebracht.

Colofon

Laatst gewijzigd op 25.04.2024