Inhoud

Organisatie van bestandenlijsten in Alma-D

Om ervoor te zorgen dat representations en de bestanden die in die representations worden opgeladen op een consequente manier worden georganiseerd, is het belangrijk om een aantal regels vast te leggen. Daarbij moet een onderscheid worden gemaakt tussen monografische publicaties enerzijds en seriële publicaties anderzijds.

Monografieën

Bij monografische publicaties is de basisregel dat alle digitale bestanden die samen de publicatie vormen in 1 representation worden samengebracht:

  • In veel gevallen zal er maar 1 digitaal bestand zijn.
  • Bij meerdelige werken is het mogelijk dat de afzonderlijke delen in afzonderlijke bestanden zijn opgenomen. Deze worden dan samen in 1 representation opgeladen.
  • Ook in andere gevallen waar de publicatie in verschillende bestanden is opgesplitst, worden deze samengebracht in 1 representation, bv. wanneer er afzonderlijke bestanden zijn voor de tekst en de illustraties.
De labels van de bestanden (zie hieronder) bieden dan meer duidelijkheid over wat elk bestand precies bevat.

Seriële publicaties

Bij seriële publicaties bieden de representations de mogelijkheid om het bezit te organiseren en op een overzichtelijke manier virtueel te bundelen. We maken afzonderlijke representations voor overkoepelende gehelen waarin dan de bijhorende bestanden worden opgeladen. Dat is niet alleen veel duidelijker en overzichtelijker voor de gebruikers. Het laat ook een meer efficiënte workflow toe waarbij niet voor elk bestand afzonderlijk een nieuwe representation moet worden aangemaakt.

  • Tijdschriften worden georganiseerd per jaargang: elke jaargang wordt een afzonderlijke representation en alle issues van 1 jaargang worden samen in 1 representation opgeladen. Het is dan wel belangrijk dat de representations en bestanden duidelijk gelabeld worden (zie onder).
  • Jaarboeken en andere jaarlijkse publicaties (verslagen, rapporten, ...) kunnen zelfs allemaal samen in 1 representation worden ondergebracht. Deze representation wordt dan jaarlijks aangevuld met een nieuw bestand.

Labels van representations en bestanden

Labels van representations zijn belangrijk om de inhoud en aard van de representation te verduidelijken, zeker wanneer er meerdere representations aan 1 bibliografisch record zijn gekoppeld. Wanneer een gebruiker in een Limo-zoekresultaat op 'Online access' klikt om de representation te bekijken, worden de representations getoond in een nieuw venster in de browser in een lijst met telkens het label en eventueel de public note, steeds voorafgegaan door het copyright-symbool ©. Achter het label staat een automatisch gegenereerde aanduiding van het aantal bestanden in de representation en het bestandsformaat. Deze aanduiding is aanklikbaar en opent dan de bestanden in de viewer.



De labels van de bestanden die in een representation zijn opgenomen, worden pas zichtbaar in de viewer. Als er slechts 1 bestand is, dan staat het label enkel boven het weergavescherm. Zijn er meerdere bestanden, dan wordt rechts ook de bestandenlijst met thumbnails en labels getoond.



Om ervoor te zorgen dat deze labels consequent op dezelfde wijze worden ingevoerd, is het belangrijk enkele afspraken te maken. Opnieuw moeten we een onderscheid maken tussen monografieën en seriële publicaties.

Monografieën


  • Label van representation: we gebruiken de hoofdtitel zoals deze is opgenomen in tag 245 $$a. Bij het creëren van een representation kan deze eenvoudig gekopieerd worden in het invoerscherm voor de gegevens van de representation. De beschrijving van deze workflow vind je hier.
  • Label(s) van bestand(en):

    • Omdat deze labels weergegeven worden in de viewer en de plaats daar beperkt is, worden bestandslabels liefst zo kort mogelijk gehouden. De vaste formulering wordt 'achternaam van (eerste) auteur, belangrijkste titelwoord'. Voorbeeld: de pdf van Die Psalmenkatene in der Handschrift Fol 528 der Herzogin Anna Amalia Bibliothek in Weimar: Edition und Kommentar van Martina Filosa, krijgt als label 'Filosa, Psalmenkatene'.
    • Wanneer er meerdere bestanden zijn, krijgen de bestanden hetzelfde basislabel, aangevuld met een verduidelijking tussen ronde haken. Voorbeelden: 'Filosa, Psalmenkatene (v. 1)' en 'Filosa, Psalmenkatene (v. 2)' of 'Filosa, Psalmenkatene (text)' en 'Filosa, Psalmenkatene (illustrations)'.

Seriële publicaties

  • Labels van representations:
    • Als er maar 1 representation is, wordt de hoofdtitel uit 245 $$a gebruikt.
    • Als er meerdere representations zijn die telkens een overkoepelend geheel vormen, dan geeft het label aan wat er precies in de representation zit. Meest gangbaar is een indeling van tijdschriften in jaargangen. De labels worden dan opgemaakt volgens de klassieke structuur 'jaargang(publicatiejaar)'. Voorbeeld: '29(2017)', '30(2018)', ...
  • Label(s) van bestand(en):
    • De afzonderlijke bestanden binnen representations van seriële publicaties komen meestal overeen met de opeenvolgende issues. Elk van deze bestanden krijgt dan ook de conventionele aanduiding 'jaargang(publicatiejaar)nummer'. Let wel op: de sortering in Alma leest getallen niet als getallen. Het is daarom nodig om de nodige nullen te voorzien zodat de getallen 'alfabetisch' kunnen geordend worden. Het eerste nummer van jaargang 29(2017) wordt daarom '29(2017)01' en niet '29(2017)1', het tweede '29(2017)02', het tiende '29(2017)10'. Alleen zo zal in de viewer het tiende nummer niet tussen het eerste en tweede worden gesorteerd.
    • Bij jaarboeken en dergelijke die binnen 1 representation worden samengebracht, wordt het jaartal als label opgenomen. Als jaarlijkse publicaties ook nog eens een nummeringsreeks hebben wordt dit ook opgenomen. Pas op: ook hier moet er dan uitgevuld worden om correct te sorteren. Voorbeeld: 01(2001), 02(2002), ..., 10(2010), 11(2011), ...

Bestanden sorteren

Wanneer een representation verschillende bestanden bevat, is het belangrijk dat deze op een duidelijke manier gesorteerd worden. Je kan bestanden op verschillende manieren sorteren. Hoe dat precies in zijn werk gaat, lees je hier. Om over de verschillende Institution Zones heen toch een zekere mate van gelijkvormigheid te bekomen, stellen we volgende sorteervolgordes voor:

  • Er wordt steeds gesorteerd op label .
  • Labels die louter tekst (woorden) bevatten worden oplopend gesorteerd zodat ze van A naar Z worden gerangschikt.
  • Labels die een nummeringsreeks bevatten worden eveneens oplopend op label gesorteerd zodat gestart wordt bij het laagste nummer.
  • Labels die een chronologische (nummerings)reeks bevatten zoals bv. bij tijdschriftnummers binnen een jaargang, worden aflopend gesorteerd zodat de bestandenlijst in de viewer de bestanden oplijst van meest recent naar minst recent.

Colofon

Laatst gewijzigd op 14.06.2018