Inhoud
Organisatie van bestandenlijsten in
Alma-D
Om ervoor te zorgen dat representations
en de bestanden die in die representations
worden opgeladen op een consequente manier
worden georganiseerd, is het belangrijk om
een aantal regels vast te leggen. Daarbij
moet een onderscheid worden gemaakt tussen
monografische publicaties enerzijds en
seriële publicaties anderzijds.
Monografieën
Bij monografische publicaties is de basisregel dat alle digitale bestanden
die samen de publicatie vormen in 1
representation worden
samengebracht:
- In veel gevallen zal er maar 1
digitaal bestand zijn.
- Bij meerdelige werken is het mogelijk
dat de afzonderlijke delen in
afzonderlijke bestanden zijn
opgenomen. Deze worden dan samen in 1
representation opgeladen.
- Ook in andere gevallen waar de
publicatie in verschillende bestanden
is opgesplitst, worden deze
samengebracht in 1 representation, bv.
wanneer er afzonderlijke bestanden
zijn voor de tekst en de
illustraties.
De labels van de bestanden (zie
hieronder) bieden dan meer duidelijkheid
over wat elk bestand precies bevat.
Seriële publicaties
Bij seriële publicaties bieden de
representations de mogelijkheid om het bezit te organiseren en op een
overzichtelijke manier virtueel te
bundelen. We maken
afzonderlijke representations voor
overkoepelende gehelen waarin dan de
bijhorende bestanden worden opgeladen.
Dat is niet alleen veel duidelijker en
overzichtelijker voor de gebruikers.
Het laat ook een meer efficiënte
workflow toe waarbij niet voor elk
bestand afzonderlijk een nieuwe
representation moet worden
aangemaakt.
- Tijdschriften worden
georganiseerd per jaargang:
elke jaargang wordt een
afzonderlijke representation
en alle issues van 1 jaargang
worden samen in 1
representation opgeladen. Het
is dan wel belangrijk dat de
representations en bestanden
duidelijk gelabeld worden (zie
onder).
- Jaarboeken en andere
jaarlijkse publicaties
(verslagen, rapporten, ...)
kunnen zelfs allemaal samen in
1 representation worden
ondergebracht. Deze
representation wordt dan
jaarlijks aangevuld met een
nieuw bestand.
Labels van representations
en bestanden
Labels van representations zijn
belangrijk om de inhoud en aard
van de representation te
verduidelijken, zeker wanneer er
meerdere representations aan 1
bibliografisch record zijn
gekoppeld. Wanneer een gebruiker
in een Limo-zoekresultaat op
'Online access' klikt om de
representation te bekijken, worden
de representations getoond in een
nieuw venster in de browser in een
lijst met telkens het label en
eventueel de public note, steeds
voorafgegaan door het
copyright-symbool ©. Achter het
label staat een automatisch
gegenereerde aanduiding van het
aantal bestanden in de
representation en het
bestandsformaat. Deze aanduiding
is aanklikbaar en opent dan de
bestanden in de viewer.
De labels van de bestanden die in
een representation zijn opgenomen,
worden pas zichtbaar in de viewer.
Als er slechts 1 bestand is, dan
staat het label enkel boven het
weergavescherm. Zijn er meerdere
bestanden, dan wordt rechts ook de
bestandenlijst met thumbnails en
labels getoond.
Om ervoor te zorgen dat deze
labels consequent op dezelfde
wijze worden ingevoerd, is het
belangrijk enkele afspraken te
maken. Opnieuw moeten we een
onderscheid maken tussen
monografieën en seriële
publicaties.
Monografieën
- Label van
representation: we
gebruiken de hoofdtitel zoals
deze is opgenomen in tag 245
$$a. Bij het creëren van een
representation kan deze
eenvoudig gekopieerd worden in
het invoerscherm voor de
gegevens van de
representation. De
beschrijving van deze workflow
vind je hier.
- Label(s) van bestand(en):
- Omdat deze labels
weergegeven worden in
de viewer en de plaats
daar beperkt is,
worden bestandslabels
liefst zo kort
mogelijk gehouden. De
vaste formulering
wordt 'achternaam van
(eerste) auteur,
belangrijkste
titelwoord'.
Voorbeeld: de pdf van Die Psalmenkatene
in der Handschrift
Fol 528 der
Herzogin Anna
Amalia Bibliothek
in Weimar: Edition
und Kommentar van Martina Filosa,
krijgt als label
'Filosa,
Psalmenkatene'.
- Wanneer er meerdere
bestanden zijn,
krijgen de bestanden
hetzelfde basislabel,
aangevuld met een
verduidelijking tussen
ronde haken.
Voorbeelden: 'Filosa,
Psalmenkatene (v. 1)'
en 'Filosa,
Psalmenkatene (v. 2)'
of 'Filosa,
Psalmenkatene (text)'
en 'Filosa,
Psalmenkatene
(illustrations)'.
- Omdat deze labels
weergegeven worden in
de viewer en de plaats
daar beperkt is,
worden bestandslabels
liefst zo kort
mogelijk gehouden. De
vaste formulering
wordt 'achternaam van
(eerste) auteur,
belangrijkste
titelwoord'.
Voorbeeld: de pdf van Die Psalmenkatene
in der Handschrift
Fol 528 der
Herzogin Anna
Amalia Bibliothek
in Weimar: Edition
und Kommentar van Martina Filosa,
krijgt als label
'Filosa,
Psalmenkatene'.
Seriële publicaties
- Labels van
representations:
- Als er maar 1
representation is, wordt
de hoofdtitel uit 245 $$a
gebruikt.
- Als er meerdere
representations zijn die
telkens een overkoepelend
geheel vormen, dan geeft
het label aan wat er
precies in de
representation zit. Meest
gangbaar is een indeling
van tijdschriften in
jaargangen. De labels
worden dan opgemaakt
volgens de klassieke
structuur
'jaargang(publicatiejaar)'.
Voorbeeld: '29(2017)',
'30(2018)', ...
- Label(s) van
bestand(en):
- De afzonderlijke bestanden
binnen representations van
seriële publicaties komen
meestal overeen met de
opeenvolgende issues. Elk
van deze bestanden krijgt
dan ook de conventionele
aanduiding
'jaargang(publicatiejaar)nummer'.
Let wel op: de sortering
in Alma leest getallen
niet als getallen. Het is
daarom nodig om de nodige
nullen te voorzien zodat
de getallen 'alfabetisch'
kunnen geordend worden.
Het eerste nummer van
jaargang 29(2017) wordt
daarom '29(2017)01'
en niet '29(2017)1', het
tweede
'29(2017)02', het
tiende '29(2017)10'.
Alleen zo zal in de viewer
het tiende nummer niet
tussen het eerste en
tweede worden
gesorteerd.
- Bij jaarboeken en
dergelijke die binnen 1
representation worden
samengebracht, wordt het
jaartal als label
opgenomen. Als jaarlijkse
publicaties ook nog eens
een nummeringsreeks hebben
wordt dit ook opgenomen.
Pas op: ook hier moet er
dan uitgevuld worden om
correct te sorteren.
Voorbeeld: 01(2001),
02(2002), ..., 10(2010),
11(2011), ...
Bestanden sorteren
Wanneer een representation
verschillende bestanden bevat, is
het belangrijk dat deze op een
duidelijke manier gesorteerd
worden. Je kan bestanden op
verschillende manieren sorteren.
Hoe dat precies in zijn werk gaat,
lees je hier. Om
over de verschillende Institution
Zones heen toch een zekere mate
van gelijkvormigheid te bekomen,
stellen we volgende
sorteervolgordes voor:
- Er wordt steeds gesorteerd
op label .
- Labels die louter tekst
(woorden) bevatten worden
oplopend gesorteerd zodat ze
van A naar Z worden
gerangschikt.
- Labels die een nummeringsreeks
bevatten worden eveneens
oplopend op label gesorteerd
zodat gestart wordt bij het
laagste nummer.
- Labels die een chronologische
(nummerings)reeks bevatten
zoals bv. bij
tijdschriftnummers binnen een
jaargang, worden aflopend
gesorteerd zodat de
bestandenlijst in de viewer de
bestanden oplijst van meest
recent naar minst
recent.
Colofon
Laatst gewijzigd op 14.06.2018