Inhoud



Representations zoeken en openen

Representations en de digitale bestanden die in de Alma Amazon Cloud opgeslagen werden, kunnen vlot opgezocht worden in Alma via de Persistent of Advanced Search door te zoeken naar:

  • Digital titles: de zoekresultatenlijst is een lijst van bibliografische records met minstens 1 representation. Deze kunnen zowel non-remote representations zijn met bestanden in de Alma Amazon Cloud als remote representations met bestanden die zijn opgeslagen in een externe repository.
  • Digital files: de zoekresultatenlijst is een lijst van digitale bestanden opgeslagen in de Alma Amazon Cloud. Extern opgeslagen bestanden kunnen niet opgezocht worden.
De Persistent Search biedt al heel wat indices aan met opzoekbare gegevens van de bibliografische records, de representations en de digitale bestanden. De Advanced Search maakt het mogelijk om meer complexe zoekopdrachten uit te werken. Representations en digitale bestanden in Alma-D zijn bijzonder goed opzoekbaar omdat bijna elk gegevensveld in een aparte index is opgenomen.

Een representation openen kan op verschillende manieren:

  • Op een zoekresultatenlijst van digital titles zie je op de digital inventory tab een lijst van representations. Door op het label te klikken wordt de representation geopend (zie screenshot hieronder).
  • Als er meer dan 5 representations zijn, krijg je een volledig overzicht van alle representations via de knop 'All representations'. Daar kan je dan op het ID van de representation die je wil openen, klikken of via de ...-knop voor 'Edit' kiezen.
  • Op een zoekresultatenlijst van digitale bestanden klik je op de knop 'Representation', eventueel via de ...-knop. Op die manier wordt de representation waartoe het digitale bestand behoort, geopend.



Gegevens van representations aanpassen

Wanneer je een representation opent, worden de gegevens weergegeven in een scherm getiteld 'Digital Representation Resource Editor'. Onder een header met thumbnail en enkele gegevens, zijn de gegevens verdeeld over vier tabbladen:

  • General Information: toont de velden met algemene gegevens van de representation.
  • Files list: het overzicht van de digitale bestanden die in de Alma Amazon Cloud zijn opgeslagen.
  • Notes: hier kunnen interne noten worden toegevoegd.
  • History: een lijst van de aanpassingen die werden ingevoerd.
Op het tabblad 'General Information' kunnen alle algemene gegevens van de representation - die een eerste keer werden ingevoerd bij het creëren van de nieuwe representation - gewijzigd of aangevuld worden: labels kunnen veranderd worden, de toegangsrechten kunnen aangepast worden en door het veranderen van de beherende bibliotheek kunnen representations zelfs heel eenvoudig van een collectie naar een andere verhuisd worden. Meer informatie over de inhoud van de verschillende velden vind je hier.


Bestanden in representations sorteren, toevoegen en verwijderen

Op het tabblad 'Files list' van een geopende representation wordt de lijst getoond van alle bestanden die deel uitmaken van de representation. Dit overzicht is het startpunt voor een aantal bewerkingen.


Bestanden sorteren

Wanneer je een nieuwe representation maakt, is het niet mogelijk om de bestanden op een definitieve wijze te sorteren. Dit kan alleen nadat de representation definitief is opgeslagen. Om te sorteren klik je boven de bestandenlijst op 'Sort files'. Er verschijnt een klein pop-up schermpje (zie hieronder) waarmee je de sorteervolgorde kan bepalen. Er zijn drie 'Sort routines' beschikbaar: Creation Date, Label en File Name. Voor elk van de drie kan je met de pijltjes naast het keuzevak bepalen of de bestanden oplopend of aflopend worden gesorteerd. Sortering op label is het meest gebruiksvriendelijk. Gaat het om tekstlabels die alfabetisch gesorteerd worden is een oplopende sortering aan te raden. Gaat het om labels met een chronologisch sorteerelement (vooral bij seriële publicaties) dan is een aflopende sortering beter. Op die manier de meest recente issues bovenaan komen te staan. Klik op de knop 'Save File Order' om de gekozen sorteervolgorde vast te leggen.


Bestanden toevoegen

Nieuwe bestanden kunnen op een eenvoudige manier aan een bestaande representation worden toegevoegd, bijvoorbeeld wanneer je een pdf ontvangt van de laatste issue van een tijdschrift en dit bestand aan de representation van de lopende jaargang wil toevoegen. Klik hiervoor op 'Add files' boven de bestandenlijst. Een pop-up verschijnt en je doorloopt de workflow om 1 of meerdere bestanden op te laden. Deze workflow vind je hier beschreven. Let wel op: een nieuw toegevoegd bestand wordt automatisch onderaan de bestandenlijst toegevoegd. Om het op de juiste plaats te sorteren moet je de bestanden (her)sorteren zoals hierboven is beschreven.

Bestanden verwijderen

Bestanden kunnen ook snel uit een representation verwijderd worden:

  • Achter elk bestand in de lijst kan je via de ...-knop kiezen voor 'Delete'.
  • Om meerdere bestanden in één keer te verwijderen, klik je voor elk te verwijderen bestand de checkbox aan. Daarna klik je boven de lijst op 'Delete Selected'.
Opgelet: als je het laatste of alle bestanden uit een representation verwijdert, zal je gevraagd worden of ook de representation mag verwijderd worden. Je kan dan bevestigen of kiezen voor 'Cancel'. In dat geval blijft de representation bewaard maar bevat ze geen bestanden meer.


Labels en thumbnails van bestanden aanpassen

Bestanden herlabelen

In de Label-kolom van de bestandenlijst kunnen de labels die in de viewer worden getoond, aangepast worden. Deze labels moeten duidelijk zijn en sorteerbaar en het is daarom belangrijk dat enkele regels en afspraken gevolgd worden. Meer informatie hierover vind je hier.

Thumbnails van bestanden aanpassen

Wanneer een bestand wordt opgeladen, wordt er automatisch een thumbnail gegenereerd. Voor bestandsformaten die leesbaar zijn in de viewer wordt een beeld uit het bestand zelf genomen (bij een pdf bv. de eerste bladzijde). Voor niet-leesbare formaten wordt een thumbnail-icoontje getoond. Voor sommige bestandsformaten (bv. de Microsoft Office-formaten) verwijst het icoontje naar het specifieke formaat. Anders wordt een generisch 'mixed material'-icoontje getoond.

Het is ook mogelijk om zelf te bepalen welk icoontje getoond wordt voor een bestand. Klik daarvoor op de ...-knop achter het bestand en kies voor 'Thumbnail'. Er verschijnt een kleine pop-up met drie mogelijkheden:

  • Upload: kies zelf een afbeelding die als thumbnail moet getoond worden.
  • Generate: laat het systeem een thumbnail aanmaken. Dit komt dus overeen met wat er automatisch gebeurt wanneer je een bestand oplaadt.
  • Use Default: de thumbnail wordt steeds een icoontje bepaald door het bestandsformaat.

Representations relinken naar een ander bibliografisch record

Net als holdings, kunnen ook representations verplaatst worden van één bibliografisch record naar een ander. Open de representation en klik rechtsbovenaan op de knop 'Relink to another bibliographic record'. Er verschijnt een pop-up.


Je bepaalt eerst naar welk bibliografisch record de representation moet verplaatst worden. Dat kan door op het bovenste invoerveld te klikken. Er verschijnt een scherm waarin je kan zoeken naar het juiste bibliografische record. Klik dit aan op de resultatenlijst en de titel verschijnt in het invoerveld. Een knop rechts geeft ook een lijstje van recent geraadpleegde titels.

Daaronder kan je bepalen wat er moet gebeuren met het bibliografische record waar de representations wordt weggehaald wanneer door de relink dit record geen inventory meer heeft:

  • Do nothing: het bib record blijft bewaard.
  • Delete: het bib record wordt verwijderd. Dit is de aan te raden optie. Op deze manier wordt het bib record uit de eigen IZ verwijderd. Het zal niet meer verschijnen in Limo waar gebruikers anders titels zouden vinden die niet raadpleegbaar zijn.
  • Suppress: deze optie wordt in principe niet gebruikt.

Representations verwijderen

Om een representation te verwijderen, zoek je het bibliografisch record waar de representation aan gekoppeld is. Ga in de zoekresultatenlijst naar het overzicht van alle representations via 'All representations' onderaan de digital inventory tab of via de ...-knop. In de lijst met representations zoek je de representation die je wil verwijderen. Via de ...-knop kies je voor 'Delete':

  • Als de representation nog bestanden bevat, wordt je gevraagd te bevestigen dat deze bestanden mogen verwijderd worden. Cancel is mogelijk. Bestanden en representation blijven dan bewaard.
  • Wanneer de te verwijderen representation het laatste inventory-onderdeel van het bibliografisch record is, wordt vervolgens gevraagd wat er met het bibliografisch record moet gebeuren. Kies bij voorkeur voor 'Delete bibliographic records' om te vermijden dat in Limo titels worden getoond die niet meer raadpleegbaar zijn.
Een alternatieve manier om een representation te verwijderen vertrekt vanuit de bestandenlijst van de representation. Als je alle bestanden van een representation verwijderd (zie hoger), wordt gevraagd of ook de representation mag verwijderd worden.

Colofon

Laatst gewijzigd op 14.06.2018