Inhoud

Wat is digitale inventory?

Het 'bezit' van bibliotheken bestaat al lang niet meer alleen uit fysiek materiaal: boeken, tijdschriften en andere zaken die worden opgeslagen in magazijnen en leeszalen. De elektronische collecties van bibliotheken groeien in snel tempo aan. Het elektronische 'bezit' van een bibliotheek kan opgedeeld worden in twee delen:

  • Digitale bestanden die beheerd worden door derden (organisaties, uitgevers, ...). Het 'bezit' is eigenlijk enkel het recht op toegang tot die bestanden. In Alma worden dergelijke toegangen opgenomen in de vorm van electronic collections en portfolios. Deze vormen de elektronische inventory. De documentatie hierrond werd samengebracht in het dossier Elektronische inventory.
  • Digitale bestanden die beheerd worden door de bibliotheek zelf. De bibliotheek 'bezit' de bestanden en beslist zelf op welke manier en waar deze worden opgeslagen. De gegevens die nodig zijn om deze bestanden te ontsluiten worden in Alma opgenomen in  representations. Alle representations die een bibliotheek beheert, vormen samen de  digitale inventory van die bibliotheek. Het kan zowel gaan om originele digitale documenten - dat zijn documenten die met behulp van een computer gecreëerd werden en dus enkel in een digitaal formaat bestaan - als om afgeleide digitale versies van een fysiek origineel. Via digitalisering worden digitale bestanden (beelden maar via OCR ook tekstbestanden) gemaakt van een fysiek object.
Representations kunnen op hun beurt opgedeeld worden in twee groepen, afhankelijk van de plaats waar de digitale bestanden worden opgeslagen:

  • non-remotely: de bestanden worden opgeslagen in de Alma Amazon Cloud. Deze cloud repository is rechtstreeks toegankelijk via Alma. Via workflows in Alma kunnen bestanden in de Alma Amazon cloud opgeslagen, beheerd en weer verwijderd worden. Vanuit deze cloud kunnen de bestanden ook via Limo aangeboden worden aan de bibliotheekgebruikers. Het geheel van deze functionaliteit wordt ook wel Alma-D genoemd.
  • remotely: de bestanden zelf worden opgeslagen in een elektronische bewaarplaats buiten Alma. Dit kan een  digital repository zijn zoals Lias maar ook een andere cloud of een server die beheerd wordt door de bibliotheek of de instelling waar deze toe behoort.
De onderstaande figuur toont de configuratie van digitale inventory. Representations zijn, net zoals de andere vormen van inventory (holding/items en portfolios) steeds gekoppeld aan een bibliografisch record. De representations bevatten de gegevens die nodig zijn om toegang te krijgen tot de  files of bestanden die opgeslagen kunnen zijn in de Alma Amazon Cloud of een externe elektronische bewaarplaats.


Regels en afspraken

Aan bib records kunnen drie types inventory gekoppeld worden: P of fysiek (holdings/items), D of digitaal (representations) en E of elektronisch (portfolios). Het is belangrijk dat P-inventory zoveel mogelijk gescheiden wordt van D/E-inventory.

Bibliografische records waar een representation aan wordt gekoppeld, moeten worden opgenomen in een collection. Deze collections bestaan enkel in de afzonderlijke Institution Zones en de organisatie en naamgeving kunnen dus per IZ bepaald worden.

Een representation kan 1 of meerdere digitale bestanden bevatten. Vooral voor documenttypes waarvoor meer dan 1 bestand moet worden bewaard (denk bv. aan de afzonderlijke pdf's van tijdschriftnummers) is het belangrijk dat er afspraken worden gemaakt over de organisatie van de representations en bestanden. Representations en bestanden moeten ook voorzien worden van duidelijke labels zodat de gebruikers eenvoudig vinden wat ze zoeken.

Workflows m.b.t. Alma-D en non-remote representations

Voor je een representation kan maken

Een representation aanmaken en bestanden opladen in de Alma Amazon Cloud kan pas wanneer drie andere zaken in orde zijn gebracht:

  • Het bibliografische record waar de representation aan zal gekoppeld worden, moet opgeslagen zijn. Dat wil zeggen dat je ofwel een bestaand bibliografisch record gaat gebruiken. Let er dan op dat het om een record gaat met de juiste D/E-sleutelwaarden. Of je zal een nieuw bibliografisch record moeten maken omdat er nog geen correcte beschrijving in Alma aanwezig is. Net zoals bij holdings kan een representation pas aangemaakt worden wanneer het bibliografische record definitief is opgeslagen in de Network Zone.
  • In je Institution Zone moet een collection aangemaakt zijn waar het bibliografisch record in kan opgenomen worden.
  • De bestanden die je wil opladen in de Alma Amazon Cloud moeten beschikbaar zijn. Dat wil zeggen dat ze zijn opgeslagen op een locatie die bereikbaar is vanop je computer: interne of externe harde schijven, netwerkschijven, disks of USB-sticks kunnen allemaal. Let ook op de bestandsnamen van de op te laden bestanden. Deze kunnen niet meer aangepast worden nadat de bestanden zijn opgeladen in de Alma Amazon Cloud. Voor de verwerking in Alma zijn ze van ondergeschikt belang maar de bestandsnamen worden wel getoond in de viewer. Wanneer een gebruiker de bestanden downloadt, gebeurt dat onder de originele bestandsnaam.

Workflows