Inhoud

Drie types inventory

In Alma kan je drie verschillende soorten inventory aan een bibliografisch record koppelen om op die manier toegang te bieden tot onderdelen van de collectie:

  • P - physical: de fysieke collecties worden beschreven in holdings en items.
  • D - digital: de digitale collecties - dat zijn de digitale bestanden die door de bibliotheek zelf beheerd en bewaard worden - worden ontsloten via representations.
  • E - electronic : de toegang tot elektronische bronnen die beheerd worden door derden wordt in Alma mogelijk gemaakt door het toevoegen van portfolios aan bib records.
Het is perfect mogelijk dat een bibliotheek beschikt over verschillende vormen van inventory van een document: een fysiek exemplaar van een doctoraatsverhandeling in het magazijn en een digitale versie in de vorm van een pdf-bestand in de Alma Amazon cloud. Of een gedrukte versie van een tijdschrift in de leeszaal en toegang tot de elektronische versie op een uitgeversplatform.

De basisregel


In Alma wordt P-inventory gescheiden gehouden van D/E-inventory. Dat betekent dat aan bibliografische records waar P-inventory (holdings/items) gekoppeld is, geen D- en/of E-inventory (representations en/of portfolios) mag gekoppeld worden en vice versa. De reden hiervoor is eenvoudig: het datamodel van de bibliografische records, en de sleutelwaarden in het bijzonder zijn wezenlijk verschillend alnaargelang er P-, dan wel D/E-inventory aan wordt gekoppeld. Omdat er geen verschil is in datamodel en sleutelwaarden wanneer er representations en portfolios aan het bib record worden gekoppeld, kunnen deze inventory-types wel onder 1 bib record samengebracht worden.
Deze basisregel leidt tot een aantal handregels voor het invoeren en beheren van inventory in Alma:

  • Onder 1 bibliografisch record mogen holdings niet gecombineerd worden met representations en/of portfolios. Dit geldt over de Institution Zones heen. Een bib record waar in IZ X een holding aan werd gekoppeld, mag in in IZ Y niet gebruikt worden om een representation aan te koppelen.
  • Het datamodel en de sleutelwaarden van het bibliografisch record moet altijd overeenkomen met het type inventory dat aan dat record is gekoppeld. We kunnen daarom ook spreken van P-bib records en D/E-bib records omdat niet alleen de inventory maar ook het bib record zelf door de gekoppelde inventory bepaald wordt.
  • Indien eenzelfde publicatie enerzijds in fysieke en anderzijds in digitale/elektronische vorm beschikbaar is, moeten er 2 bibliografische records zijn: 1 record met P-sleutelwaarden en gekoppelde holdings en 1 record met D/E-sleutelwaarden en gekoppelde representations en/of holdings.
  • Je mag nooit de sleutelwaarden van een bestaand bibliografisch record aanpassen om op die manier het record te veranderen van een P-bib record naar een D/E-bib record of omgekeerd.

De uitzondering: hybride records


Op deze basisregel bestaan 2 belangrijke uitzonderingen. Wanneer een bibliotheek zelf een digitale afgeleide creëert van een fysiek erfgoedobject of een fysieke afgeleide van een digitaal bestand, worden beide inventories (holdings en representations) onder het bib record van het origineel samengebracht. Concreet gaat het over de volgende twee zaken:

  • Digitalisering: een bibliotheek scant of fotografeert een (deel van) een fysiek exemplaar uit haar collecties en creëert zo een afgeleide digitale versie. In dat geval wordt er geen nieuw bib record gemaakt met D/E-sleutelwaarden waar dan de representation aan kan gekoppeld worden, maar wordt de representation gekoppeld aan het P-bib record dat het fysieke origineel beschrijft en waar ook al de holding aan gekoppeld is. Opgelet: deze uitzondering wordt enkel toegepast wanneer het gaat om erfgoedobjecten. Voor erfgoedobjecten kan de gedigitaliseerde versie niet beschouwd worden als een volwaardig alternatief voor raadpleging. Het blijft een afgeleide waarbij relevantie informatie verloren gaat of niet meer raadpleegbaar is (vooral materiële aspecten). Voor moderne materialen die gedigitaliseerd worden, is de gedigitaliseerde versie wel een alternatief en biedt deze vaak zelfs een meerwaarde (bv. omdat via OCR het hele document eenvoudig doorzoekbaar wordt). 
  • (Unieke) afdrukken: een bibliotheek beschikt over een origineel digitaal bestand maar beslist om dit af te drukken en zo een fysieke afgeleide te creëren, bv. om het ook in een thematische openrek-collectie in een leeszaal ter beschikking te stellen. Ook in dit geval wordt er geen nieuw P-bib record gemaakt om de holding aan te koppelen maar wordt de holding gekoppeld aan het D/E-bib record waar ook al de representation of portfolio die toegang geeft tot het originele digitale bestand aan gekoppeld is. Opgelet: dit geldt dus niet voor alle publicaties die de bibliotheek zowel in gedrukte als digitale vorm ontvangt (bv. een doctoraatsverhandeling die zowel digitaal als afgedrukt ingeleverd wordt).

Colofon

Laatst gewijzigd op 14.06.2018