INHOUD
TER ORIËNTATIE
AAN DE SLAG

Wat is elektronische inventory?

Dit betreft e-books, e-journals en databanken op online platformen van uitgevers en andere organisaties. Het 'bezit' van de bibliotheek is het recht op toegang tot deze online publicaties. Zo'n toegang heet in Alma een portfolio. Portfolios worden verzameld in electronic collections. Deze e-collections en hun portfolios vormen de elektronische of online inventory van een bibliotheek.

|NOOT: voor de bestanden van de bibliotheek zelf zie Digitale inventory. 

Alma kent drie niveaus in de online inventory:

  1. Electronic collection: het hoofdniveau, kan op zich staan als algemene link naar een platform of databank, maar is vaak ook verzamelbak waaronder individuele e-journals/e-books zijn ontsloten. Alma onderscheidt drie types:
    * Aggregator package: wanneer je abonnement toegang geeft tot alle titels in de collectie.
    * Selective package: wanneer je toegang hebt tot een selectie van titels uit de collectie.
    * Database: databanken staan op zich, zonder onderliggende portfolios.
    |NOOT: het onderscheid aggregator/selective is louter in naam. Oneigenlijk gebruik kan en mag (vb. een aggregator package voor een selectie titels).
  2. Electronic collection service: de algemene technische gegevens die nodig zijn om verbinding te maken met het (uitgevers-)platform.
  3. Portfolio: de specifieke gegevens om verbinding te maken tot een e-journal/e-book. Binnen een e-collection zitten meerdere portfolios (portfolio list), voor elk e-journal/e-book in die e-collectie. De portfolio van een e-journal bevat ook de gegevens over de toegankelijke jaargangen (coverage genaamd).

Community zone (CZ) inventory vs lokale inventory

  1. De CZ is een knowledgebase die metadata en toegangsgegevens verzamelt van content op online platformen. Dit gebeurt grotendeels obv data aangeleverd door uitgevers/leveranciers, maw collecties zoals zij deze verkopen/aanbieden. Je kan elk van deze e-collections en portfolios uit de CZ voor je instelling activeren. De bibliografische records worden dan gelinkt aan de Network Zone en de e-collections en portfolios komen in de inventory van je Institution Zone.
  2. E-collections en portfolios kunnen ook lokaal worden aangemaakt, rechtstreeks in je Institution Zone. 
  3. Enkele e-collections en bijhorende portfolios onderhoudt LIBIS/KU Leuven in de Network Zone. Daarvoor moet aan twee voorwaarden voldaan zijn:
    1. Het zijn gecureerde e-collections (thematisch, specifiek genre, ...)
    2. De toegang is vrij (OA of public domain).
    Contacteer LIBISnet helpdesk om deze in je e-inventory op te nemen of als je zelf e-collections hebt die in aanmerking komen om NZ e-collection te worden.
    Volgende NZ e-collections zijn momenteel beschikbaar:
    - Rechtsreeks: Belgische juridische referentieliteratuur (boeken en tijdschriften)

Terug naar boven

Algemene afspraken

E-inventory moet strikt gescheiden worden van P inventory. Dit betekent dat aan 1 bibliografisch record nooit én een holding én een portfolio mag gekoppeld zijn. Deze scheiding geldt over alle LIBISNet Institution Zones heen.
 
E-inventory activeren we bij voorkeur vanuit de CZ. Dit biedt immers het voordeel dat de ganse Ex Libris community de correcte linking monitort. Enkel wanneer de gewenste e-inventory niet beschikbaar is in de Community Zone voer je deze lokaal in.

Workflows m.b.t. beheren van e-inventory 

Met volgende workflows in de vingers beheers je de standaardtaken rond e-inventory in Alma.
CZ e-collections en portfolios
Lokale e-collections en portfolios
CZ bibliografisch integreren in onze Network Zone

Community Zone updating

Ex Libris stelt info ter beschikking mbt hun updating van community zone content.
  1. CKB Release Notes: wekelijkse overzicht van aangepaste/toegevoegde/verwijderde e-collections + overzicht geplande acties 
  2. Collections List: overzicht van alle e-collections in de CZ
  3. Annual Collections: overzicht van alle jaargebonden e-collections + geplande acties (jaartal aanpassen in URL om info per jaar te zien)

Opleidingen e-bronnen

Basic infosessies

Een opeenvolgende reeks infosessies/opleidingen behandelt de basics van e-bronnen en e-bronnenbeheer. De eerste twee sessies staan buiten de ontsluiting en verwerking in onze bibliotheeksystemen, maar moeten eventuele belemmeringen om de e-bronnen context voldoende te begrijpen, wegnemen.
  1. INFOSESSIE ONLINE TOEGANGEN: opname sessie 12/10/2023
  2. INFOSESSIE SOORTEN E-BRONNEN: opname sessie 26/10/2023
  3. INFOSESSIE COMMUNITY ZONE: opname sessie 09/11/2023
  4. OPLEIDING BASIC WORKFLOWS IN ALMA: opname sessie 21/11/2023

Colofon

Laatst gewijzigd op 27.10.2023