Inhoud
Wat zijn collections?
Een collection - niet te
verwarren met een electronic
collection - is een entiteit binnen
Alma die
bibliografische records verzamelt. We
gebruiken collections vooral in twee
specifieke gevallen:
- Collections kunnen in Limo getoond worden
in de Collection Lobby. Hier kunnen
gebruikers op een andere manier deze
verzameling ontdekken dan via de klassieke
zoekopdrachten en -lijsten. De Collection
Lobby is meer gericht
op browsen: de records
worden overzichtelijk en aantrekkelijk
(zeker wanneer een thumbnail beschikbaar
is) gepresenteerd met beperkte metadata.
In elke collection kan ook afzonderlijk
gezocht worden.
- Wanneer in Alma een digital
representations aan een
bibliografisch record wordt gekoppeld,
moet deze representation en het bijhorende
record sowieso aan een collection worden
toegevoegd.
Collections zijn hiërarchisch georganiseerd.
Collections op het 'hoogste' niveau worden top level collections genoemd.
Collections die in een top level collection op
een lager niveau geplaatst worden, zijn subcollections. Een subcollection maakt
dus altijd deel uit van een top level
collection of een andere hoger geplaatste
subcollection.
Naar het beheer van deze collections is er
een belangrijk onderscheid tussen itemized
collections en logical
collections.
- Itemized collections worden
volledig manueel beheerd: een eerste reeks
records wordt meestal bij de creatie van
de collection toegevoegd. Alle latere
onderhoud gebeurt door manuele ingrepen:
records kunnen eenvoudig stuk per stuk of
op basis van een set worden toegevoegd aan
de collection en ook het schrappen van
records uit de collection gebeurt door
manuele ingrepen, hetzij individueel,
hetzij in batch.
- Logical collections worden bij
creatie gekoppeld aan een logical set: op
dat moment worden alle records uit die set
automatisch toegevoegd aan de collections.
Ook het latere onderhoud gebeurt
automatisch. Elke dag wordt een Alma-job
uitgevoerd die de inhoud van set en
collection synchroniseert: records die
nieuw zijn in de set (omdat ze voldoen aan
de query die voor de set werd vastgelegd)
worden toegevoegd aan de collection
terwijl records die niet langer in de set
zitten (omdat ze niet langer voldoen aan
de criteria) verwijderd worden uit de
collection.
De keuze om te werken met een itemized dan
wel een logical collection, wordt sterk
bepaald door:
- de mogelijkheid om de inhoud van een
collection te vatten in een logical set
(noodzakelijke voorwaarde om met een
logical collection te kunnen
werken).
- de specifieke use case: zo kan een
itemized set interessant zijn voor
zogenaamde curated collections
waarbij een expert beslist welke records
wel of niet thuishoren in de
collection.
Links naar een aantal beschrijvingen van
concrete toepassingen van collections bij
verschillende LIBISnet-partners vind je
hieronder.
In Alma worden collections vooral
zichtbaar in zoekresultatenlijsten van
bibliografische records (zoeken op Titles). In
de linkerkolom van de zoekresultatenlijst
worden de collections getoond als een aparte
facet en kan je deze collections dus
als een filter op de zoekresultaten
toepassen.
In Limo zijn de collections dus
het meest zichtbaar in de Collection
Lobby (we spreken ook wel over Collection Discovery). Als dit voor de
Limo view van jouw Institution Zone zo
geconfigureerd is, dan worden de collections
ook weergegeven als facet bij de klassieke
resultatenlijsten. Gebruikers kunnen daar dus
een lijst met records filteren zodat enkel de
records behorend tot een bepaalde collection
getoond worden.
Regels en afspraken over
collections
Collections bestaan enkel in de
afzonderlijke Institution Zones van het
Alma LIBISNet. Dat wil zeggen dat het
gebruik van collections in één IZ geen impact
heeft op andere IZ's, noch in Alma, noch in
Limo. Als bv. in een bepaalde IZ een
collection wordt gecreëerd die een aantal
bibliografische records (die wel in de Network
Zone worden bewaard!) verzamelt, dan heeft dit
geen enkel gevolg voor de weergave of het
gebruik van diezelfde bib records in de andere
IZ's. Het is dan ook niet nodig om regels of
afspraken te maken op het niveau van LIBISnet. Binnen elke Institution Zone kan beslist
worden of en hoe deze collections gebruikt
worden. Het is wel belangrijk dat dit
ook gebeurt en dat daarbij met een aantal
zaken rekening wordt gehouden:
- Denk op voorhand na over de structuur
van de collections binnen de IZ.
Wordt gekozen voor een (groter) aantal
naast elkaar staande top-level collections
of voor een meer hiërarchische structuur
met 1 of enkele top-level collections en
daaronder een boomstructuur van
sub-collections?
- Verbind de structuur van de collections
met de naamgeving. Wordt er gekozen
voor een hiërarchische structuur, dan
wordt dit best ook in de naamgeving
weerspiegeld. Een voorbeeld: er wordt een
systeem uitgewerkt om bibliografische
records van jaarverslagen te bundelen. Een
top-level collection kan 'Jaarverslagen'
heten met daaronder sub-collections per
land. Noem deze dan niet 'België',
'Nederland', ... maar 'Jaarverslagen.
België', 'Jaarverslagen. Nederland' ,
...
- Als je werkt met logical collections
koppel je een logical set aan een bepaalde
collection. Als het niet mogelijk is om de
inhoud van een collectie precies af te
bakenen op de al aanwezige metadata (bv.
op basis van een auteursnaam of een
plaatskenmerk), kan aan de bibliografische
records die je wilt samenbrengen een specifieke collectie-sleutel worden
toegekend. Deze collectie-sleutel is tag 699, die je altijd invoert als lokale
extensie. Zie workflow
voor meer informatie.
- Zeker in grotere IZ's met meerdere
bibliotheken, eventueel op verschillende
campussen, wordt aangeraden om de
collections in overleg of zelfs
centraal te beheren. Eventueel
kunnen één of
enkele collection-beheerders worden
aangeduid die de nodige collections
aanmaken en beheren.
Workflows m.b.t. collections
Via de onderstaande links, word je verder
geleid naar afzonderlijke pagina's waar de
belangrijkste workflows worden beschreven en
in beeld gebracht.
- Top-level
en sub-collections aanmaken
- Bibliografische
records in collections
opnemen
- Metadata
van collections wijzigen
- Title
lists van collections
onderhouden
Use cases
Colofon
Laatst gewijzigd op 12.01.2024