Inhoud

Wat zijn collections?

Een collection - niet te verwarren met een electronic collection - is een entiteit binnen Alma die bibliografische records verzamelt. We gebruiken collections vooral in twee specifieke gevallen:

  • Collections kunnen in Limo getoond worden in de Collection Lobby. Hier kunnen gebruikers op een andere manier deze verzameling ontdekken dan via de klassieke zoekopdrachten en -lijsten. De Collection Lobby is meer gericht op browsen: de records worden overzichtelijk en aantrekkelijk (zeker wanneer een thumbnail beschikbaar is) gepresenteerd met beperkte metadata. In elke collection kan ook afzonderlijk gezocht worden.
  • Wanneer in Alma een digital representations aan een bibliografisch record wordt gekoppeld, moet deze representation en het bijhorende record sowieso aan een collection worden toegevoegd. 
Collections zijn hiërarchisch georganiseerd. Collections op het 'hoogste' niveau worden top level collections genoemd. Collections die in een top level collection op een lager niveau geplaatst worden, zijn subcollections. Een subcollection maakt dus altijd deel uit van een top level collection of een andere hoger geplaatste subcollection.

Naar het beheer van deze collections is er een belangrijk onderscheid tussen itemized collections en logical collections.
  • Itemized collections worden volledig manueel beheerd: een eerste reeks records wordt meestal bij de creatie van de collection toegevoegd. Alle latere onderhoud gebeurt door manuele ingrepen: records kunnen eenvoudig stuk per stuk of op basis van een set worden toegevoegd aan de collection en ook het schrappen van records uit de collection gebeurt door manuele ingrepen, hetzij individueel, hetzij in batch.
  • Logical collections worden bij creatie gekoppeld aan een logical set: op dat moment worden alle records uit die set automatisch toegevoegd aan de collections. Ook het latere onderhoud gebeurt automatisch. Elke dag wordt een Alma-job uitgevoerd die de inhoud van set en collection synchroniseert: records die nieuw zijn in de set (omdat ze voldoen aan de query die voor de set werd vastgelegd) worden toegevoegd aan de collection terwijl records die niet langer in de set zitten (omdat ze niet langer voldoen aan de criteria) verwijderd worden uit de collection.
De keuze om te werken met een itemized dan wel een logical collection, wordt sterk bepaald door:
  • de mogelijkheid om de inhoud van een collection te vatten in een logical set (noodzakelijke voorwaarde om met een logical collection te kunnen werken).
  • de specifieke use case: zo kan een itemized set interessant zijn voor zogenaamde curated collections waarbij een expert beslist welke records wel of niet thuishoren in de collection.
Links naar een aantal beschrijvingen van concrete toepassingen van collections bij verschillende LIBISnet-partners vind je hieronder.

In Alma worden collections vooral zichtbaar in zoekresultatenlijsten van bibliografische records (zoeken op Titles). In de linkerkolom van de zoekresultatenlijst worden de collections getoond als een aparte facet en kan je deze collections dus als een filter op de zoekresultaten toepassen.



In Limo zijn de collections dus het meest zichtbaar in de Collection Lobby (we spreken ook wel over Collection Discovery). Als dit voor de Limo view van jouw Institution Zone zo geconfigureerd is, dan worden de collections ook weergegeven als facet bij de klassieke resultatenlijsten. Gebruikers kunnen daar dus een lijst met records filteren zodat enkel de records behorend tot een bepaalde collection getoond worden.

Regels en afspraken over collections

Collections bestaan enkel in de afzonderlijke Institution Zones van het Alma LIBISNet. Dat wil zeggen dat het gebruik van collections in één IZ geen impact heeft op andere IZ's, noch in Alma, noch in Limo. Als bv. in een bepaalde IZ een collection wordt gecreëerd die een aantal bibliografische records (die wel in de Network Zone worden bewaard!) verzamelt, dan heeft dit geen enkel gevolg voor de weergave of het gebruik van diezelfde bib records in de andere IZ's. Het is dan ook niet nodig om regels of afspraken te maken op het niveau van LIBISnet. Binnen elke Institution Zone kan beslist worden of en hoe deze collections gebruikt worden. Het is wel belangrijk dat dit ook gebeurt en dat daarbij met een aantal zaken rekening wordt gehouden:

  • Denk op voorhand na over de structuur van de collections binnen de IZ. Wordt gekozen voor een (groter) aantal naast elkaar staande top-level collections of voor een meer hiërarchische structuur met 1 of enkele top-level collections en daaronder een boomstructuur van sub-collections?
  • Verbind de structuur van de collections met de naamgeving. Wordt er gekozen voor een hiërarchische structuur, dan wordt dit best ook in de naamgeving weerspiegeld. Een voorbeeld: er wordt een systeem uitgewerkt om bibliografische records van jaarverslagen te bundelen. Een top-level collection kan 'Jaarverslagen' heten met daaronder sub-collections per land. Noem deze dan niet 'België', 'Nederland', ... maar 'Jaarverslagen. België', 'Jaarverslagen. Nederland' , ...
  • Als je werkt met logical collections koppel je een logical set aan een bepaalde collection. Als het niet mogelijk is om de inhoud van een collectie precies af te bakenen op de al aanwezige metadata (bv. op basis van een auteursnaam of een plaatskenmerk), kan aan de bibliografische records die je wilt samenbrengen een specifieke collectie-sleutel worden toegekend. Deze collectie-sleutel is tag 699, die je altijd invoert als lokale extensie. Zie workflow voor meer informatie.
  • Zeker in grotere IZ's met meerdere bibliotheken, eventueel op verschillende campussen, wordt aangeraden om de collections in overleg of zelfs centraal te beheren. Eventueel kunnen één of enkele collection-beheerders worden aangeduid die de nodige collections aanmaken en beheren.

Workflows m.b.t. collections

Via de onderstaande links, word je verder geleid naar afzonderlijke pagina's waar de belangrijkste workflows worden beschreven en in beeld gebracht.

Use cases


Colofon

Laatst gewijzigd op 12.01.2024