Kennisdatabase

Version française

Bekijk hier de opname van de LIBISnet-workshop over dit thema (14 maart 2023)

Download hier de presentatie van de workshop

Over SpineOMatic

De SpineOMatic cloud-app is een webgebaseerde toepassing voor het afdrukken van labels in Alma. SpineOMatic kan enkel gebruikt worden voor labels met gegevens uit holdings en items (bv. barcodelabels, rugetiketten. Alle beschikbare Alma Cloud Apps zijn in Alma toegankelijk via het Cloud App Center. Je krijgt toegang tot het Cloud App Center via de Cloud App Center-knop rechtsboven in het Alma scherm.

Alle medewerkers met een Alma-account kunnen SpineOMatic activeren en gebruiken om labels af te drukken.

Enkel medewerkers met de Alma-rol Catalogue Administrator kunnen ook werken aan de configuratie van SpineOMatic: zij kunnen nieuwe layouts en templates maken of bestaande layouts en templates aanpassen. Deze configuratie dient in elke Alma Institution Zone afzonderlijk te gebeuren. Om dit overzichtelijk te houden, stellen we voor dat in elke Institution Zone één of enkele medewerkers de opdracht van SpineOMatic-beheerder opnemen. Zij krijgen dan ook de juiste Alma rol. Vragen hierover stuur je naar helpdesk@libisnet.

Deze SpineOMatic-beheerders ondersteunen hun collega's bij het gebruik van SpineOMatic, beheren de lokale templates en layouts en werken samen met de expert-collega van LIBIS om SpineOMatic zo optimaal mogelijk af te stemmen op het gebruik in hun Institution Zone.

Starten met SpineOMatic

Voor je kan starten met labels afdrukken, moet je twee zaken doen.

• Je activeert eenmalig de SpineOMatic cloud app voor jouw Alma account
  
• Je stelt de voorkeuren van je labelprinter in. Ook dit moet maar 1 keer (per gebruikte printer!) gebeuren. Enkel wanneer er gekozen wordt om op een labelprinter labels van een ander formaat te gaan afdrukken, moeten deze voorkeuren aangepast worden.
  

SpineOMatic activeren in Alma

• Open via het menu rechtsboven in het Alma-scherm het Cloud App Center. Zoek onder de tab Available Apps naar SpineOMatic en klik dit aan.
  
• Klik vervolgens op de knop Activate
  
• SpineOMatic staat vanaf nu onder de tab Activated Apps
  

Printervoorkeuren instellen

Templates en layouts worden centraal beheerd in de SpineOMatic Cloud App. Het is dus niet meer nodig om - zoals bij de Alma Label Tool het geval was - templates en layouts op elke computer afzonderlijk te plaatsen. De enige instelling die wel lokaal (dus op elke pc of laptop) moet gebeuren is het instellen van je printervoorkeuren. Opgelet: deze stap is enkel nodig voor specifieke labelprinters (type Zebra). Als je labels afdrukt op A4-vellen (op een standaardprinter), zijn de instellingen van de printer al correct.

• Zoek in de instellingen (Settings) van je computer naar het overzicht van de printers (Printers & scanners)
  
• Zoek in de lijst de printer waarmee je labels wil afdrukken en open de voorkeursinstellingen voor afdrukken (Printing preferences). Alle gebruikers die via dezelfde printer labels afdrukken, moeten hier dezelfde voorkeuren instellen. De lokale SpineOMatic-beheerders bieden hiervoor hulp.
  

• Speed: hoe lager, hoe mooier het afgedrukte resultaat
  
• Darkness: een waarde ongeveer op 2/3 van het bereik (bv. 20 indien keuze van 1 tot 30) lijkt het beste resultaat te geven.
  
• Size: dit is erg belangrijk. De afmetingen zijn steeds die van de labeldrager. Dat is het gele velletje waarop het eigenlijke label kleeft. Meet steeds precies de hoogte en breedte van 1 zo'n labeldrager en stel deze in. Het onderstaande screenshot toont een label op labeldrager van 6 cm hoog en 3,5 cm breed.
  
• Unprintable area: de 4 waardes worden steeds op 0 gezet. De marges van het label worden in SpineOMatic vastgelegd in layouts.
  

SpineOMatic weergeven in Alma

Je kan SpineOMatic steeds openen via het Cloud App Center. Na activatie staat de cloud app tussen de andere Activated apps. Klik op de tegel en SpineOMatic wordt getoond in een kolom aan de rechterzijde van het Alma-scherm. Deze kolom schuift over het rechterdeel van het Alma-scherm en verbergt dus een deel van de gegevens/knoppen en verdwijnt ook weer onmiddellijk als je elders op het scherm klikt.

Als je op een bepaald moment veel in SpineOMatic moet werken (bv. omdat je nieuwe rugetiketten moet afdrukken voor een hele kar vol boeken), zijn er twee manieren om SpineOMatic vast te zetten op je scherm:

• Met de duimspijker (groen op screenshot hieronder) pin je SpineOMatic vast aan de rechterkant. SpineOMatic wordt niet langer over het Alma-scherm gelegd maar beide staan naast elkaar waarbij het Alma-scherm natuurlijk ook wat smaller wordt. SpineOMatic sluit ook niet meer automatisch wanneer je op de rest van het scherm klikt. Deze optie is ideaal wanneer je vaak na elkaar zoekopdrachten in Alma moet uitvoeren om op basis van de resultaten labels af te drukken.
  
• Met de uit elkaar wijzende pijltjes (geel op screenshot) wordt SpineOMatic over de volledige breedte van het scherm (minus het Alma-menu links) getoond. Deze optie is vooral handig wanneer je een hele tijd in SpineOMatic moet werken en daarbij Alma niet nodig hebt (bv. om nieuwe ruglabels voor een hele kar boeken te maken).
  

Items selecteren om af te drukken

SpineOMatic laat je toe om op drie manieren te bepalen voor welke items je labels wil afdrukken.

Scan items

Deze optie is vooral handig wanneer je de afgedrukte barcodes bij de hand hebt (bv. opnieuw het scenario waarbij je voor een groot aantal boeken waar al een barcode inkleeft) een nieuw rugetiket moet afdrukken.

• Scan met een barcodescanner de barcode in. De meeste barcodescanners hebben een automatische 'enter' zodat de barcode meteen onderaan in het lijstje van Scanned barcodes verschijnt. Gebeurt dit niet automatisch, klik dan elke keer op 'enter' (of stel instellingen van je scanner bij). Intikken gaat natuurlijk ook.
  
• De gescande/ingetikte barcodes worden opgelijst in de volgorde van invoer. Deze volgorde zal ook bewaard blijven bij afdrukken. De eerst ingevoerde barcode zal dus eerst afgedrukt worden (en zit dus onderaan het lint met afgedrukte labels!)
  

Set

Met deze optie kan je een op voorhand opgeslagen set van physical items uitkiezen om de nodige labels af te drukken.

• Voer een deel van de naam van de set in het invulvak in. Eronder verschijnt een lijst van sets die overeenkomen met je zoekopdracht.
  
• Klik de juiste set aan zodat de naam volledig in het invoervak verschijnt.
  

Deze optie heeft wel een aantal beperkingen:

• Het is niet meer mogelijk om verder in de afdrukworkflow nog een selectie te maken. SpineOMatic zal labels afdrukken voor alle items in de set.
  
• De volgorde van de items in de set verandert. Ook al heb je bv. een set van items opgeslagen door een zoekresultaat te sorteren op call number, toch zullen de items volgens het sorteermechanisme Accession Number - Asc worden gesorteerd en de labels worden ook in die volgorde afgedrukt. Oplossingen hiervoor komen verder aan bod.
  

Select items

Dit is de optie die het meest gebruikt zal worden wanneer je on-the-fly tijdens je werk in Alma voor één of meerdere items labels wil afdrukken. Wanneer Alma een scherm weergeeft waarop items worden opgelijst of de gegevens van 1 item worden weergegeven, dan wordt onder Select items een lijstje getoond met de barcode(s) van de weergegeven items. Je ziet ook bovenaan bij de Cloud App Center-knop een groen bolletje verschijnen.

Concreet gaat het over volgende schermen:

• Een zoekresultatenlijst nadat je zocht op physical item
  
• De lijst van items die je te zien krijgt wanneer je de results of members van een set met physical items oproept
  
• De lijst van items die je te zien krijgt wanneer je op een zoekresultatenlijst van bib records onderaan doorklikt op items of de items oproept die aan een bepaalde holding zijn gekoppeld
  
• De barcode van het item dat je aan het editeren bent. Belangrijk: wanneer je een nieuw item maakt en een barcode genereert, moet het item eerst opgeslagen zijn voor SpineOMatic het kan oplijsten (zie verder)
  

Anders dan bij het afdrukken van sets, kan je hier wel nog kiezen voor welke barcodes je wel/niet labels wil afdrukken. Vink de vakjes voor de juiste barcodes aan. Wil je alle barcodes selecteren, klik dan op Check/Uncheck All.

Labels afdrukken

Layout en template kiezen

Zodra je via 1 van de drie opties (een set van) items hebt geselecteerd, zal de knop Next blauw kleuren en beschikbaar worden. Klik deze aan om naar het volgende scherm te gaan. Op dit scherm moet je een aantal parameters instellen. Het belangrijkste is de keuze van layout en template. Korte toelichting:

• De layout bevat/bepaalt de afmetingen van het af te drukken label. Het gaat om de instellingen zoals de grootte van pagina en label, de marges, het aantal labels op een vel (bij printen op A4-vellen), ...). De layout heeft dus niets te maken met de inhoud van het af te drukken label. Als bv. barcodelabels en rugetiketten op hetzelfde formaat label worden afgedrukt, kan daarvoor ook dezelfde layout worden gebruikt.
  
• De template bepaalt wat er zal afgedrukt worden. Er zijn dus verschillende templates nodig voor verschillende types labels (bv. barcodelabel, rugetiket, etiket voor cd-doosjes, ...). Een template is dus niet gebonden aan het formaat van het label maar toch zijn er beperkingen. Templates die te groot zijn vormgegeven of teveel gegevens bevatten zullen problemen geven wanneer je ze combineert met een te kleine layout.
  

Conclusie: er zijn altijd vaste combinaties tussen een layout en één of meerdere templates. De lokale SpineOMatic-beheerders bewaren het overzicht en kunnen informeren over welke combinaties wel of niet kunnen.

Maak dus je keuze:

• Select a layout: door de eerste letters van de naam van de layout in te tikken verschijnt een keuzelijstje. SpineOMatic-beheerders zorgen ervoor dat een logische en heldere naamgeving van de layouts deze lijst overzichtelijk houdt
  
• Select a template: kies hier op dezelfde manier de template die je wil gebruiken om labels af te drukken.
  
• Offset:is enkel relevant voor wie op A4-vellen met labels print. Als er op een bepaald vel al een aantal labels gebruikt zijn, voer je hier het aantal al gebruikte labels in. SpineOMatic zal deze dan overslaan en op het volgende nog beschikbare label beginnen printen (dus bij Offset = 4 wordt op het vijfde label gestart).
  
• Print gridlines: deze optie is bedoeld voor de configuratie en blijft uitgeschakeld
  
• Enable marginless templates and layouts: de layouts in SpineOMatic worden geconfigureerd om enkel de parameters van SpineOMatic zelf te gebruiken. Deze optie moet ingeschakeld worden om eventulee instellingen van de printer te onderdrukken.
  

SpineOmatic onthoudt je keuzes: als je dus steeds met dezelfde layout en template werkt, zal je in dit scherm dus niets moeten aanpassen. Werk je steeds met dezelfde layout maar wel met verschillende inhoud, dan zal je enkel de gekozen template moeten aanpassen.

Opgelet: voorlopig werkt het 'geheugen' van SpineOMatic nog niet voor de keuze Enable marginless templates en layouts. Deze wordt telkens wanneer je SpineOMatic verlaat, uitgeschakeld en je moet deze dus ook elke keer weer inschakelen. De ontwikkeling om ook deze instelling te bewaren, wordt binnenkort verwacht.

Als je de instellingen juist hebt, klik je op de knop Print [x] labels waarbij de x het aantal geselecteerde items en dus af te drukken labels weergeeft.

Printerinstellingen

SpineOMatic toont nu een scherm met een preview van de labels die je gaat afdrukken. Ook hier zijn er nog een aantal instellingen die al dan niet moeten aangepast worden.

Belangrijk: de eerste keer dat je een bepaalde printer gebruikt, klik je rechts in het midden op More settings en kies je achter Margins voor de waarde None. Deze keuze zal later onthouden worden en moet dus maar 1 keer ingesteld worden.

Afhankelijk van de situatie moeten de instellingen bovenaan rechts soms wel gewijzigd worden.

• Destination: kies de (label)printer die je wil gebruiken. Als je steeds dezelfde gebruikt, moet je niets doen. Gebruik je verschillende formaten labels (en dus ook verschillende printers), dan moet je dit wel aanpassen
  
• Pages: normaal kies je ervoor om alle pagina's (= labels) af te drukken. Wil je toch nog selecteren, dan kan dit door i.p.v. All Custom in te stellen en in het vakje eronder je keuze op te lijsten.
  
• Copies: als je van een label meerdere afdrukken nodig hebt (bv. omdat je een rugetiket nodig hebt voor de rug van het boek én voor op de stofwikkel), kan je dat hier instellen.
  
• Layout: blijft altijd Portrait
  

Klik vervolgens onderaan op Print en de labels komen uit je printer rollen.

Printopdracht afsluiten

Na het afdrukken van de labels, toont SpineOMatic een kleine pop-up waar je kan aangeven of het afdrukken geslaagd is. Je kiest:

• No: als er iets misging of wanneer je bv. ziet dat je de verkeerde template/layout hebt gekozen. SpineOMatic keert dan terug naar het scherm waar je layout, template en andere instelling kan kiezen en heeft onthouden welke items je selecteerde. Je kan dus snel een nieuwe opdracht starten.
  
• Yes, clear and start over: wanneer je de afgedrukte labels hebt die je nodig had en zoals je ze nodig had. In dat geval keert SpineOMatic terug naar het selectiescherm en wist de eerdere selectie van items. Je kan dan nieuwe items scannen, een set kiezen of items selecteren van de lijst.
  

SpineOMatic toegepast in praktische workflows

Labels voor een nieuw gecreëerd item

Met de volgende workflow kan je SpineOMatic gebruiken om on-the-fly de nodige labels (barcode, rugetiket) af te drukken voor een nieuw item. Vertrekpunt is de Physical item editor waarin je de gegevens van het nieuwe item invoert. Ga als volgt te werk:

• Voer alle noodzakelijke gegevens in voor het item. Genereer ook al een nieuwe barcode met de knop Generate
  
• Klik eerst op de knop Save and Edit (en dus niet zoals vroeger meteen op Save)
  
• In de knoppenrij bovenaan rechts in het Alma-scherm wordt voor de Cloud App Center knop nu een groene bol getoond. Klik deze aan en klik op de SpineOMatic-tegel zodat de app geopend wordt
  
• SpineOMatic toont meteen de selectiemogelijkheid Select items en de barcode van het nieuwe item staat als enige in het lijstje. 
  
• Vink deze aan en klik op Next. Druk de nodige labels af zoals hierboven beschreven.
  

Extra of nieuwe labels voor bestaande items

Soms is het nodig om al verwerkte documenten van nieuwe labels te voorzien, bv. om ze verloren gingen of omdat het plaatskenmerk is aangepast. 

Belangrijk: het is (voorlopig nog) niet mogelijk om de gegevens op de labels in SpineOMatic aan te passen, los van wat er in Alma is geregistreerd. SpineOMatic haalt gegevens rechtstreeks uit holdings en items en elke af te drukken wijziging moet dus eerst in Alma geregistreerd zijn.

Als voor een hele reeks documenten nieuwe labels nodig zijn, maak je best gebruik van de selectie-optie Scan barcodes. 

• Zet de boeken klaar in volgorde waarin je ze wil verwerken
  
• Open SpineOMatic en scan de barcodes in. Behoud de volgorde van de boeken.
  
• Als alles ingescand is, druk je op Next en druk je de labels af voor alle gescande items.
  
• De labels worden afgedrukt in de volgorde van inscannen. Op het afgedrukte lint met labels staan ze dus van onder naar boven.
  

Labels afdrukken voor zoekresultaten

Wanneer je een zoekopdracht naar physical items doet en Alma vervolgens een resultatenlijst van physical items toont, zal SpineOMatic de barcodes van deze items klaarzetten onder Select items. Enkele aandachtspunten hierbij.

Het aantal barcodes dat wordt getoond in dit lijstje wordt bepaald door het aantal zoekresultaten maar ook door jouw keuze van het aantal zoekresultaten per pagina. Je kan in Alma kiezen of een zoekresultatenpagina 10, 20 of 50 resultaten moet tonen. Onder Select items staan enkel de barcodes van items op die resultatenpagina. Zijn er meer resultaten dan je hebt ingesteld, dan zullen niet alle barcodes in 1 keer zichtbaar zijn en kan je ze dus ook niet in 1 keer selecteren en afdrukken. Hoe kan je dit oplossen?

• Stel in elk geval het max. aantal zoekresultaten in pagina in op 50 (is niet zoveel slower!)
  

• Toch meer dan 50 zoekresultaten? 2 oplossingen:
  
• Sla het zoekresultaat op als set en selecteer dan in SpineOMatic de set om af te drukken. Wel een vervelend neveneffect: de volgorde van de afgedrukte labels zal automatisch het niet zo handige Accession Number -  Asc-mechanisme volgen.
  
• Pin even SpineOmatic vast zodat deze naast het Alma-scherm met zoekresultaten wordt getoond. Selecteer alle items op de lijst (op basis van de eerste pagina met zoekresultaten). Klik op Next zodat die barcodes geselecteerd worden maar onmiddellijk ook weer op Back. Ga in Alma naar de tweede pagina met zoekresultaten. De lijst onder Select items toont nu de barcodes van de items op de tweede pagina. Selecteer ze weer allemaal en opnieuw Next en Back om de derde pagina op te halen. Herhaal tot je einde van de lijst bereikt en druk daarna alle items in 1 keer af.
  

Labels afdrukken voor sets

Er werd hierboven al op gewezen dat de volgorde waarin labels op basis van een set worden afgedrukt, vaak niet erg praktisch is voor toepassing in bibliotheken. Als het om een itemized set gaat, is hier weinig aan te doen.

Heb je echter een (niet al te grote) logical set van items waarvan je de labels in een bepaalde volgorde wil afdrukken, dan kan je als volgt te werk gaan:

• Ga naar de set via Manage sets en kies ervoor om de Results te bekijken.
  
• Sorteer deze vervolgens volgens het sorteermechanisme naar jouw keuze
  
• Druk ze vervolgens af als een lijst van zoekresultaten (zie hierboven), desnoods met de methode om de items van meerdere pagina's te verzamelen in 1 selectie.
  

Labels afdrukken voor meerdelige werken

Zoals gezegd is het niet mogelijk om in SpineOMatic de gegevens aan te passen los van Alma. Een enhancement request hierrond is ingediend bij de ontwikkelaars van SpineOMatic maar er is nog geen duidelijkheid of en wanneer deze functionaliteit beschikbaar zal worden.

Meestal is dit ook geen enkel probleem omdat het juist de bedoeling is dat de labels exact de gegevens uit Alma weergeven. 

In 1 situatie kan dit wel vervelend zijn, nl. bij meerdelige werken. De situatie:

• voor een meerdelig werk is er 1 holding (en dus 1 tag 852 met het plaatskenmerk waarbij (meestal in $$l) een aanduiding wordt opgenomen van het aantal volumes (bv. 852 $$h plaatskenmerk $$l 1-4)
  
• of 1 item voor alle delen samen gekoppeld aan deze holding of evenveel items als volumes gekoppeld aan deze holding.
  

Het probleem: op alle afgedrukte rugetiketten zou dus de aanduiding 1-4 staan terwijl in nogal wat bibliotheken in die situatie men 4 rugetiketten wil met aanduiding resp. 1, 2, 3 en 4.

Een ietwat bewerkelijke maar wel werkende oplossing: 

• maak holding en item(s) aan zoals gewoonlijk. Print voor de items best ook al de barcodelabels af maar nog niet de rugetiketten.
  
• als je hiermee klaar bent open je in Alma de holding. Open ook SpineOMatic en pin deze zodat holding en SpineOMatic naast elkaar staan.
  
• Pas nu in Alma de aanduiding in 852 $$l aan voor het eerste volume (dus 852 $$l 1) en sla op (noodzakelijk!)
  
• Scan in SpineOMatic de barcode van het eerste volume in en druk het rugetiket af. Daar zal (zoals in Alma nu de volume-aanduiding 1 op staan.
  
• Pas in de holding $$l aan naar volgende volume-aanduiding. Sla op en druk rugetiket af voor volgende volume.
  
• Ga zo door tot je individuele rugetiketten hebt voor alle volumes.
  
• Pas tot slot de aanduiding in de holding weer aan naar het geheel (dus bv. $$l 1-4)
  

Labels afdrukken met vrij te kiezen tekst

• Stel de zoekbalk in op All titles – Keywords en zoek het bibliografisch record met de naam ‘DR LIBISnet record voor custom labelprinting’ op. Dit is een dummyrecord voor backoffice-gebruik, dus onzichtbaar in Limo.
  
•  Open de holding van jouw bibliotheek en klik op edit om deze te bewerken. Contacteer de lokale SpineOMatic-beheerder of LIBIS wanneer er nog geen dergelijke holding voor jouw bibliotheek bestaat.
  
• Voeg in tag 852 een subveld $$h toe. Hierachter kan je de gewenste tekst invoeren. Elke slash (‘/’) staat voor een nieuwe regel op het label. Het speelt geen rol of je daarbij spaties gebruikt of niet. Bijvoorbeeld: 852 $$b WBIB $$c WBIB $$h Eerste regel / Tweede regel / Derde regel / Vierde regel / Vijfde regel
  
•  Sla deze wijziging op.
  
• Klik door naar het item, open SpineOMatic en druk het label af met de layout en de template die jouw beheerder hiervoor ontworpen heeft. Deze template is zo gemaakt dat niets anders dan de inhoud van subveld $$h wordt afgedrukt.
  
• Keer terug naar de holding wanneer het label is afgedrukt en maak subveld $$h weer leeg. Verlaat het record via Save and release. Zo kan iemand anders met dit dummyrecord aan de slag gaan.
  

Bekijk hier de opname van de LIBISnet-workshop over dit thema (16 maart 2023)

Download hier de presentatie van de workshop

Een nieuwe layout maken

• Open SpineOMatic via de Cloud App Center-knop en klik op de knop Configuration. Deze zal enkel zichtbaar zijn voor de medewerkers die binnen hun bibliotheek/Institution Zone de opdracht van SpineOMatic-beheerder opnemen en daarom ook de Alma-rol Catalog Administrator kregen.
  
• Laat SpineOMatic de volledige breedte van het scherm innemen met de knop die twee uit elkaar wijzende pijltjes toont. Dit werkt een stuk handiger.
  
• Klik op de tab Layouts en klik rechts op het blauwe plusteken
  
• Kies in de pop-up om een layout te maken gebaseerd op een blank (= lege) layout. Geef de template ook een naam. Een systeem voor de naamgeving wordt best per IZ op voorhand uitgedacht. Een naamgeving die het formaat van het label is bv. een goed idee.
  

• Klik op OK om de nieuwe lege layout te maken.
  
• SpineOMatic toont nu een scherm met heel wat invoervelden voor de verschillende parameters. 
  
• Wat deze parameters betekenen en waar je moet op letten bij het invoeren, is beschreven op een afzonderlijke pagina: SpineOMatic: layout opmeten
  
• Als je klaar bent, klik je rechtsboven op de blauwe Save-knop.
  

Bij een eerste versie van een nieuwe layout houd je best zo nauwkeurig mogelijke metingen aan. Pas wanneer er ook templates zijn ontworpen om met deze layout gebruikt te worden, kan correct getest worden of de combinatie wel tot het gewenste eindresultaat leidt. Eventuele verfijning gebeurt in een proces van trial-and-error.

Belangrijk: eens een layout volledig is afgewerkt en afgestemd op gebruik met een eerste template, mag die layout niet meer veranderd worden (om bv. een tweede template correct af te drukken). Templates die op dezelfde labels worden afgedrukt, moeten in principe gebruik kunnen maken van dezelfde layout.

Een nieuwe template maken

• Open SpineOMatic en kies voor de Configuration.
  
• Ga naar de tab Templates en klik daar achter het invoervak op het blauwe plusteken.
  
• Ook hier gebruik je voor de naamgeving best een logisch systeem waarbij gebruikers door de (eerste letters van de) naam van een template in te tikken een uitdunnend lijstje van relevante resultaten ziet.
  
• SpineOMatic toont je een editeerscherm waarin je de inhoud en vormgeving van de template en de afgedrukte labels kan gaan bepalen.
  

Het opmaken van een nieuwe template is vaak wat zoekwerk, zeker wanneer de opdracht is om een bestaand label (uit Alma Label Tool) na te maken. Hieronder worden de grote stappen beschreven waarmee je vrij snel tot een goed resultaat kan komen. In deze methode maken we gebruik van de mogelijkheid om de gegevens in de vorm van een tabel op het label te plaatsen. Het lijstje hieronder bevat enkel de grote lijnen. De volledige methode wordt uitgebreid beschreven en gedemonstreerd aan de hand van een realistisch voorbeeld op de pagina SpineOMatic: een methode om templates te ontwerpen.

• Maak eerst een tabel met 1 kolom en evenveel rijen als er verschillende metadata-elementen op het label moeten komen. Een template voor een ruglabel met locatie-aanduiding en plaatskenmerk heeft dus 2 rijen nodig, een template voor een barcodelabel met locatie-aanduiding, barcode (in streepjes en in cijfers en letters) en plaatskenmerk zal er drie nodig hebben.
  
• Plaats nu in elk van de cellen van de tabel het juiste metadata-element. Hiervoor klik je op de knop Add field in de menubalk links boven het editeerscherm. Je kiest het metadata-element uit het lijstje. Voor een aantal van deze metadata-elementen moet nog bijkomende configuratie gebeuren in het luik Other options onder het editeerscherm. Hierover lees je meer op de pagina SpineOmatic: configuratie velden.
  
• Zet nu voor elk van de metadata-elementen de opmaak verder in orde: bepaal lettertype en -grootte en kies of er cursief, in vetjes of onderlijnd moet worden afgedrukt. Bepaal ook de uitlijning (links, gecentreerd) van elk element.
  
• Via een cyclus van een of meerdere proefdrukken en daarop volgende verfijningen en bijsturing aan de vormgeving en plaatsing van de metadata-elementen wordt uiteindelijk een template uitgewerkt die aan de eisen voldoet.
  

Bestaande templates en layouts aanpassen

Het is perfect mogelijk om ook nadien via de configuratie van SpineOMatic aanpassingen te doen aan bestaande templates en layouts maar dit moet zeer omzichtig gebeuren, zeker voor wat de layouts betreft. Zoals gezegd kan 1 layout gebruikt worden in combinatie met meerdere templates. Een aanpassing van een layout i.f.v. 1 dergelijke layout-template-combinatie kan dus mogelijk kwalijke gevolgen hebben voor andere combinaties. Het is in dat geval vaak eenvoudiger en veiliger om een bijkomende layout aan te maken.

Een nieuw ontwerp aanvragen

Wanneer je een nieuw ontwerp voor een layout en/of template nodig hebt, dan kan dit op de volgende manier aangevraagd worden:

• Download het invulformulier dat je vindt via de volgende link: Infoblad ontwerp voor SpineOMatic.docx.
  
• Vul eerst de gegevens in op de computer en druk het vervolgens af, bij voorkeur op een (fel) gekleurd blad papier.
  
• Kleef er daarna ook een leeg en afgedrukt label op zoals aangegeven. Een voorbeeld van zo'n volledig formulier kan je hier bekijken: demo Infoblad.
  
• Scan het document vervolgens in (in kleur!) en stuur deze scan naar de SpineOMatic-beheerder voor jouw bibliotheek. Je vindt deze terug in de lijst hieronder.
  
• De SpineOMatic-beheerder zal een eerste ontwerp maken. Als het nodig is, nemen we contact met je op om via enkele proefdrukken het ontwerp helemaal goed te krijgen.
  

Andere vragen over SpineOMatic

Ook voor andere vragen over SpineOMatic contacteer je eerst de SpineOMatic-beheerder voor jouw Alma IZ/bibliotheek. Deze persoon kan je het best informeren over bv. de noodzakelijke instellingen van je labelprinter, het gebruik van de juiste templates en layouts binnen jouw IZ, ...

De lokale beheerders kunnen ook zorgen voor aanpassingen aan bestaande layouts en templates. Twee aandachtspunten bij dergelijke vragen:

• Zorg ervoor dat dergelijke aanpassingen eerst doorgesproken zijn met alle betrokken collega's en dat iedereen akkoord is.
  
• Geef in je vraag ook duidelijk aan wat er precies veranderd moet worden.
  

Lijst van SpineOMatic-beheerders

Deze lijst is nog in volle opbouw en zal in de loop van maart-april 2023 verder ingevuld worden met beheerders in de Alma IZ's van de LIBISnet-partners. Tot dan kunnen collega's uit bibliotheken waar nog geen lokale beheerder voor beschikbaar is, hun vragen opsturen naar de LIBISnet-helpdesk. Houd er wel rekening mee dat er na de workshops mogelijk veel vragen zullen zijn om nieuwe labelontwerpen uit te werken en dat er dus een wachtrij kan ontstaan.

KULeuven Bibliotheken (+ LIBISnet-partners in KULeuven IZ)

• Laura Narli (Artes, Bibliotheekdiensten, Bijzondere Collecties, HIW)
  
• Tim Therry (2Bergen, Artes, Bibliotheekdiensten & Bijzondere Collecties)
  
• Yannick van Loon (Maurits Sabbebibliotheek)
  
• Eline Pauwels (KU Leuven Bibliotheken Campus Brussel)
  

LUCA

• Hilde Nelissen (LUCA Brussel, LUCA Genk, LUCA Gent - labels op rol)
  

ODISEE

• Hilde De la Marche (Campus Aalst, Campus Gent, Campus Sint-Niklaas)
  
• Eline Pauwels (Campus Brussel)
  
• Marijke De Neef (Campus Dilbeek)
  

Thomas More Kempen

• Greet Vandoninck
  

Thomas More Mechelen-Antwerpen

• Heidi Tengrootenhuysen (Campussen Mechelen)
  
• Maarten Hulstaert (Campus Sanderus, Campus Sint-Andries)
  

UCLL

• Kirsten Wellens (Campus Diepenbeek, Campus Hasselt)
  
• Rob Groeseneken (Campus Clenardus, Campus Gasthuisberg, Campus Hertogstraat, Campus Proximus, Campus Sociale School)
  

Colofon

Laatst gewijzigd op 10.03.2023