Kennisdatabase

Analytische ontsluiting van hoofdstukken gebeurt in de eerste plaats binnen de context van één record door gebruik te maken van tag 505 (tag per hoofdstuk).

Hiervan kan ALLEEN worden afgeweken indien de mogelijkheden binnen tag 505 niet volstaan, zoals wanneer er bijvoorbeeld nood is aan inhoudelijke ontsluiting op niveau van het hoofdstuk. In dit geval kan een afzonderlijke beschrijvingen gemaakt worden per hoofdstuk.

Men kan daarbij op twee manieren tewerk gaan:

Bij stap 4: het is erg belangrijk dat in beschrijvingen van hoofdstukken die geen eigen inventory krijgen, op de correcte manier een lokaal veld 996 aan het bib record wordt toegevoegd. Zonder dit lokale veld, zal de hoofdstukbeschrijving niet aan de eigen Institution Zone gekoppeld worden. Hierdoor zal ook de relatie die gelegd wordt via de 773 tags niet correct werken in Alma, noch in Limo.

Controleren of een verticale relatie werkt

Het is in Alma niet mogelijk om onmiddellijk na het invoeren (of wijzigen) van een child record met één of meerdere 773-tags te controleren of de gegevens in deze tag ook werkelijk een relatie tussen child en host record tot stand brengen. Dat komt omdat slechts 1 maal per etmaal 's nachts een automatische job loopt die op zoek gaat naar nieuwe of gewijzigde records met 773-tags en de relatie tussen beide records gaat tot stand brengt. Een eventuele controle zal dus steeds de dag erop moeten gebeuren.

Deze controle doe je best als volgt:

• Zoek in Alma de hoofdstukbeschrijving terug op.
  

• Onder het zoekresultaat staat de aanduiding Other details. Klik deze aan en eronder verschijnt een grijze zone met linksboven de aanduiding Related Records. Als de relatie naar behoren werkt, staat hierna een 1. Deze kan je aanklikken en leidt dan naar een zoekresultaat dat het host record toont. Dit toont dat relatie tussen beide bibliografische records werkt.
  

• Om na te gaan of via deze relatie ook de inventory van het host record beschikbaar is bij het child record, volstaat het om het overzicht van de physical inventory - de holdings - te bekijken. Als alles correct is ingevoerd, zal/zullen hier de holding(s) van het host record getoond worden. Achteraan deze lijn staat er een groen 'vinkje' gevolgd door Related.
  

Modelrecords

• 9927429940101471: hoofdstukken analytisch ontsloten binnen één record
  
• 9974634540101471: hoofdstuk met verticale relatie naar het host record (incl. specifieke 773-tag)
  

Aandachtspunten

De onderstaande tabel bevat een overzicht van de tags die in een 'standaard'-beschrijving van een hoofdstuk (kunnen) voorkomen. Het gaat dus om een selectie van tags die zeer frequent (maar niet altijd) voorkomen in beschrijvingen van hoofdstukken. Het is echter niet onmogelijk dat je op een bepaald moment bijkomende kenmerken van de publicatie die niet binnen het onderstaande datamodel passen, wilt of moet toevoegen aan de beschrijving. Bijkomende tags zijn terug te vinden in het Alma LIBISnet basismodel voor bibliografische records en het nog meer uitgebreide Overzicht van tags voor bibliografische records.

In deze tabel wordt gebruik gemaakt van kleuren om een aantal belangrijke zaken te signaleren:

• Tag 902: deze tag bevat de twee hoofdsleutels voor documenttype en materiaaltype. De catalograaf is verplicht deze in te voeren. Op basis van deze hoofdsleutels worden de sleutelwaarden in het record automatisch ingesteld.
  

• Cellen die gevuld zijn met oranje: deze cellen bevatten een vaste sleutelwaarde. Deze tags zijn dan ook verplicht aanwezig in het record. De waarden in deze cellen worden bij het opslaan van het record automatisch nagekeken en waar nodig aangevuld/gewijzigd op basis van de hoofdsleutels die zijn aangebracht in tag 902 $$r [documenttype] en $$m [materiaaltype]
  

• Tags waarvoor de eerste kolom groen is ingekleurd: dit zijn tags waaraan je voor dit documenttype extra aandacht moet besteden, hetzij omdat deze tag gegevens bevat die cruciaal zijn om de beschrijving volledig te maken, hetzij omdat het gebruik en de invulling van deze tag voor dit documenttype afwijkt van de normale praktijk.
  

Terug naar boven

Tabel

Colofon