Version française

Inhoud



FYI: SAVE the date - LIBISnet Gebruikersdag

De LIBIS gebruikersdag zal doorgaan op dinsdag 23 mei 2023 in de Faculty Club te Leuven. Blokkeer deze datum alvast in jullie agenda!


Vooraf

Via deze nieuwsbrief willen we alle LIBISnet-catalografen informeren over wat er beweegt binnen ons netwerk, in de eerste plaats op het vlak van resource management. Hoewel niet steeds even zichtbaar wordt er voortdurend gezocht naar mogelijkheden om ons werk efficiënter, kwaliteitsvoller maar ook aangenamer te maken. De LIBISnet Werkgroep Resource Management en de deelwerkgroepen zoeken naar antwoorden en oplossingen en de neerslag daarvan kan je hieronder lezen. Vergeet ook niet regelmatig door te klikken op de links die je naar de relevante pagina's op libis.helpdocs.com leiden!

Het einde van 2022 is ondertussen ook zeer nabij. We wensen je alvast een deugddoende kerstvakantie en het allerbeste voor 2023 wensen!

Implementatie PrimoVE: aandachtspunten voor catalografen

In september werd in de meeste Institution Zones overgeschakeld van de 'oude' Limo (of Limo classic) die de Primo-software gebruikte naar de 'nieuwe' Limo op basis van PrimoVE. Deze overschakeling is vlot verlopen, niet in het minst omdat een aantal aanpassingen op vlak van regelwerk en workflows in Alma die eerder dit jaar via workshops en documentatie onder de LIBISnet-catalografen werden verspreid, over het algemeen goed worden opgevolgd.

We willen hier wel nog een aantal punten in herinnering brengen die - zo bleek uit enkele steekproeven - nog niet altijd worden toegepast.

Het gebruik van de velden 100/110 en 700/710

Sinds enkele maanden voeren we waar nodig/mogelijk de naam van de hoofdverantwoordelijke voor de inhoud van een document in in één tag 100 (als het over een persoon gaat) of één tag 110 (als het over een corporatie gaat). Alle andere betrokkenen worden zoals vroeger geregistreerd in tags 700 en/of 710. Ook in nieuwe records wordt dit onderscheid nog niet altijd correct gemaakt. Daarom enkele eerst enkele referenties:

Een tip: zorg ervoor dat ook in je private templates een (leeg) veld 100 en/of 110 voorzien is. Wanneer je dan een nieuw record maakt, is dit veld een herinnering aan de nieuwe regel

Het importprofiel dat bepaalt hoe bij copy cataloguing nieuwe bib records uit externe catalogi zoals OCLC, Library of Congress, ... worden overgenomen, werd ook aangepast. Als er in het originele record een 100- of 110-tag is opgenomen, wordt deze niet langer overgezet naar een 700/710-tag maar blijft het onderscheid bewaard.

Genres (niet meer) invoeren

Wat de invoer van genre-aanduidingen betreft, waren er 2 aanpassingen nodig:

  • Een aanpassing aan het datamodel: genre verhuisde van tag 653 _6 $$a naar tag 655_4 $$v.
  • Heel wat genres moeten/mogen niet meer ingevoerd worden. De belangrijkste zijn: Articles, Chapters, Periodicals, E-books, Theses ... . Hun functie binnen het Alma record is vervangen door de invoer van een sleutel voor documenttype in tag 902 $$r.

Deze veranderingen zijn gedocumenteerd op de helpdocs-pagina Een nieuwe tag voor genres. Ook op dit vlak gaat het nog niet altijd goed. Heel wat fouten worden waarschijnlijk veroorzaakt door templates die nog niet zijn aangepast. Kan je daarom de private of shared templates die je gebruikt op volgende punten nakijken en ervoor zorgen dat a) de tag 653 _6 $$a vervangen is door 655 _4 $$v en b) dat overbodige genres verwijderd worden uit je templates.

Hoe je templates moet aanpassen, kan je nalezen op de pagina Templates aanpassen.

Implementatie PrimoVE: een laatste automatische job

Een hele reeks aanpassingen i.f.v. PrimoVE werden op de bestaande records in Alma doorgevoerd via automatische jobs waarmee grote aantallen records op korte tijd kunnen aangepast worden. Er is nog 1 operatie die moet worden uitgevoerd. In de eerste week van de kerstvakantie zal in de records waar dat op een veilige manier kan de juiste tag 700 of 710 worden omgezet naar 100 of 110.

Wat betekent "op een veilige manier"? De job zal alleen records aanpassen waar we op basis van eenvoudige regels met zekerheid kunnen uitmaken welke 700/710-tag een 'promotie' naar 100/110 kan krijgen. Een paar voorbeelden:

  • Een bib record van een monografie bevat slechts 1 tag 700 met $$e author ➤ deze tag kan veilig naar 100
  • Een bib record van een monografie bevat drie tags 700 met resp. $$e author, $$e author of introduction en $$e translator ➤ de 700-tag met $$e author kan veilig naar 100
  • Een bib record van een artikel bevat 3 700-tags die alledrie $$e author hebben ➤ een simpele regel kan hier niet beslissen omdat we a) niet zeker zijn dat de auteursnamen eertijds in de correcte volgorden werden opgenomen en b) gebleken is dat bij het opslaan van records de invoervolgorde van tags wel eens verandert. In dit geval zal het record dus onveranderd en zonder tag 100 blijven.

De impact van deze operatie op het werk van de catalografen in LIBISnet, zal beperkt zijn omdat zeer weinig collega's aan het werk zijn in de periode tussen Kerstmis en Nieuwjaar. Wat wel mogelijk is, is dat er tijdens en in de dagen na de uitvoering van de job vertraging optreedt bij het publiceren van nieuwe en aangepaste records naar Limo. In de eerste dagen van 2023 zou het dus kunnen dat je nieuwe records trager dan we nu gewoon zijn, in Limo kan terugvinden.

Mooie inhoudstafels door correcte invoer van tag 505

We gebruiken de tag 505 om de inhoud van een document verder te duiden: in deze tag kunnen we titels, namen van auteurs en de precieze locatie van elk onderdeel in het geheel opgeven. De aanwezigheid van deze tags in records in externe catalogi is ook een belangrijk argument voor het gebruik van copy cataloguing. Omdat de opbouw van deze tags in geïmporteerde records sterk verschilde van de records gecreëerd volgens LIBISnet-regelwerk, liep het wel eens mis met de weergave van deze (veelheid aan) data in Limo.

Dat probleem is nu aangepakt: Limo kan nu verschillende vormen van 505-tags correct weergeven. Concreet zijn er drie verschillende manieren waarop de metadata van onderdelen van een document verwerkt kunnen worden in Alma-records: twee daarvan zijn afgestemd op de wijze waarop 505-tags 'binnenkomen' uit externe catalogi, een derde bouwt voort op het vertrouwde LIBISnet-regelwerk. De drie methodes zijn beschreven op de tag-infopagina voor tag 505.

Wat betekent dit voor de LIBISnet-catalograaf?

  • Bij het creëren van een nieuw record op basis van een template, voeren we tags 505 (indien gewenst/gevraagd) in volgens het LIBISnet-regelwerk. Als dit correct gebeurt, zal de weergave in orde zijn.
  • Bij copycat kijk je best de tag(s) 505 nog even na, maar als je een kwaliteitsvol importrecord selecteerde, zal de 505-tag meestal in orde zijn.
  • Soms wordt er ook een inhoudstafel gekopieerd van een externe bron (bv. webpagina van een uitgever). In dat geval, is het erg belangrijk dat je de opmaak van de gekopieerde tekst minstens aanpast tot de zogenaamde 'basismethode' zodat de gegevens in Limo helder worden weergegeven.

Niet-Westerse authority records: specifieke regels

Niet-Westerse authority records zijn authority records waarin de hoofdvorm (1XX $$a) genoteerd wordt in een ander alfabet of schrift dan het Latijnse alfabet. Het gaat dan bv. om:

  • Een authority record voor een Russische auteur waarvan er ook werken in het Russisch in de catalogus beschreven worden.
  • Een reekstitel in Chinese karakters.

Dergelijke authority records zijn vanzelfsprekend geen dagelijkse kost voor de meeste LIBISnet-catalografen. In een aantal collecties daarentegen komen werken in het Chinees, Japans, Russisch, Bulgaars, ... wel vaak voor. Vooral deze catalografen willen we herinneren aan het specifieke regelwerk voor deze authority records dat voorziet in een aantal afspraken over de manier waarop de naam in origineel schrift/alfabet maar ook transliteraties, Westerse en andere vormen in het authority record moeten verwerkt worden. In het dossier rond authority records vind je de links naar de specifieke datamodellen en verdere info per taal.

Om deze catalografen te helpen, werd er ook een automatisering toegevoegd bij het opslaan van authority records. Voor deze authority records wordt het subveld 1XX $$g nu automatisch gekopieerd naar een tag 5XX $$a (zoals ook voorzien is in het datamodel). Het is dus niet meer nodig om dit subveld manueel te kopiëren wanneer je een niet-Westers authority record creëert.

Opletten met 773 0_ $$g in artikels

De tags 773 zijn een cruciaal element in de bibliografische records van tijdschriftartikels. Deze tags zorgen er voor dat een relatie kan gelegd worden tussen het artikel en het tijdschrift waarin het gepubliceerd werd én dat de gegevens over de plaats van het artikel in het tijdschrift correct worden weergegeven in Limo. In een afzonderlijke tag 773 0_ $$g wordt die locatie beschreven door jaargang, jaar, nummer van het tijdschriftnummer waarin het artikel verscheen te noteren, samen met de pagina's waarop het artikel is afgedrukt.

Wat daarbij erg belangrijk is (en blijkbaar niet voor iedereen duidelijk), is dat deze gegevens in een vaste structuur moeten worden opgenomen: jaargang(jaar)nummer; beginpagina-eindpagina (dus bv. 63(2019)1; p. 25-29). Enkel op deze manier kunnen deze gegevens correct worden weergegeven én verwerkt in de automatisch gegenereerde citation die gebruikers kunnen oproepen met een knop onderaan elke Limo-beschrijving.

Moeten dus vermeden worden:

  • Tekstuele toevoegingen (bv. aanduiding van maand of volledige datum i.p.v. enkel het jaar)
  • Notaties in Romeinse cijfers. Dat gaat inderdaad in tegen het Take what you see-principe maar Romeinse cijfers kunnen niet 'gelezen' worden door de citation builder.

Hoe zoek je in Alma efficiënt naar artikels uit een tijdschrift?

Met de implementatie van PrimoVE verdween de Find component parts-functionaliteit uit Limo. Met deze knop was het in Limo classic mogelijk om bv. vanuit een beschrijving van een tijdschrift een resultatenlijst met alle artikels uit dat tijdschrift op te roepen. Deze functionaliteit werd frequent gebruikt, niet alleen door studenten, onderzoekers en andere bibliotheekgebruikers maar ook door catalografen die langs deze weg konden nakijken welke artikels al beschreven waren (en welke niet).

Het is technisch niet mogelijk om deze functionaliteit in de nieuwe Limo opnieuw ter beschikking te stellen en daarom moet er gezocht worden naar alternatieven. Voor de eindgebruikers in Limo ligt dit nog iets moeilijker en zoeken we nog naar verbeteringen. Maar voor catalografen ligt de oplossing in (een terugkeer naar) Alma: op de helpdocs-pagina met het datamodel voor artikels worden twee methodes, geschikt voor verschillende zoekvragen, beschreven. Klik dus door naar Artikels uit een tijdschrift zoeken.

Tag 996 als lokale extensie toevoegen!

Lokale extensies kan je zien als een soort "aanhangsels" die in een Institution Zone gekoppeld worden aan een Network Zone bibliografisch record. Deze lokale extensies zorgen ervoor dat het NZ record aan de IZ in kwestie "verankerd" wordt. Het goed functioneren van heel wat zaken in Alma en Limo hangt af van de aanwezigheid van minstens 1 lokale extensie in elk bib record dat door een Institution Zone wordt "gebruikt".

Daarom werd er van bij de start van Alma voor gekozen om het lokale veld 996 steeds als lokale extensie in te voeren. Dit is nog altijd geen algemene praktijk: nogal wat collega's voegen deze tag nog steeds als een "gewoon" veld aan de bibliografische records toe. Een recente ingreep waarbij de keuzelijstjes op de subvelden $$a (bibliotheekcodes) en $$b (physical/online) voor gebruik als lokale extensies werden geoptimaliseerd en de daaropvolgende verontruste vragen maakten dit nog eens duidelijk.

De documentatie op libis.helpdocs.com werd daarom aangescherpt en uitgebreid. De relevante tag info pagina's (996 maar ook 981-983) werden uitgewerkt maar vooral werd er een aparte pagina gecreëerd waar je uitgebreide informatie vind over deze lokale extensies: wat zijn dit, wat doen ze en vooral, hoe moet je er als catalograaf mee aan de slag. Leer er dus meer over door volgende link te volgen: Lokale extensies.

LIBISnet helpdesk: vragen stellen en opvolgen

Via het - hopelijk - gekende mailadres helpdesk@libisnet.be kan elke collega binnen het LIBISnet beroep doen op de expertise van de collega's bij LIBIS en de Bibliotheekdiensten van KU Leuven Bibliotheken. Om de opvolging nog vlotter te laten verlopen hebben we een aantal tips opgelijst over wat jij kan doen als 'vragensteller'. Je kan ook op elk moment een overzicht krijgen van de vragen die je eerder stelde en de antwoorden die geboden werden. Al deze informatie werd nu samengebracht op libis.helpdocs en wel hier: LIBISnet helpdesk: vragen stellen en opvolgen.