Kennisdatabase

LIBISnet Werkgroep Limo

Op 26 januari ging de vorige vergadering van de LIBISnet Werkgroep Limo door. Het verslag vind je op libis.helpdocs. De belangrijkste nieuwigheden lees je hieronder.

Nieuw in Limo

Zoekenop plaatsnummer via "Begint met"

In Geavanceerd Zoeken kan je per zoekindex de operator “Bevat” en “Bevat exact” gebruiken. Enkel bij zoeken op titel kan je ook “Begint met” gebruiken.

Deze operator kan je nu ook gebruiken bij zoeken op Plaatsnummer, wat handig is om een aantal records te vinden die mekaar opvolgen op het rek.

Opgelet: niet alle instellingen bieden de index op Plaatsnummer aan in Geavanceerd Zoeken. Op vraag kan de index altijd toegevoegd worden: contacteer hiervoor de contactpersoon voor Limo van je instelling.

Zoeken in "Mijn bewaarde items"

Via de nieuwe zoekfunctie in “Mijn bewaarde items” kan je nu gemakkelijker items terugvinden in je e-shelf.

Keuze van het aantal records per pagina nu ook bovenaan de pagina

Als je meer dan het standaardaantal van 10 records per pagina wil zien kan je dat onderaan de pagina aanpassen naar 25 of 50.

Vanaf nu kan dat ook bovenaan de pagina door te klikken op het driehoekje na het aantal resultaten.

Voor instellingen van de KU Leuven Associatie

Liriasrecords in Limo

Records uit Lirias zijn (voor de meeste instellingen) nu weer helemaal op dezelfde manier opzoekbaar zoals in de vorige Limo. Enkel de online records worden opgenomen. In de details van zo’n record vind je ook een link naar het record in de Lirias-view. Sommige instellingen hebben een aparte zoekscope voor Liriasrecords, in andere instellingen vind je ze terug in de standaard zoekscope die alle collecties doorzoekt. Je kan dan de facet “Bron” gebruiken om erop te filteren.

Facet op doelgroep

Op vraag van de Werkgroep Limo werd voor schoolboeken een nieuw facet aangemaakt: Doelpubliek. Deze facet is nu al in gebruik in UCLL. Alle instellingen van de Associatie kunnen de facet gebruiken op aanvraag.

LIBISnet Werkgroep Resource Management

Op 2 maart ll. vergaderde de LIBISnet Werkgroep Resource Management. Een powerpoint die de leidraad vormde voor die vergadering en het voorlopig verslag kan je raadplegen op de volgende pagina: LIBISnet WG Resource Management - Verslagen. Korte samenvattingen van wat er daar besproken en beslist werd, kan je hieronder lezen met een sterke nadruk op de praktische impact voor catalografen en andere gebruikers van Alma en Limo.

Dossier over dedup & FRBR in Alma & Limo

Op libis.helpdocs.com is een nieuw dossier over FRBR & dedup (of FRBR-isatie en deduplicatie in Alma en Limo) beschikbaar. Deze twee systemen zorgen ervoor dat records in Alma die bij elkaar horen in Limo worden gegroepeerd in clusters (FRBR) of zelfs worden samengevoegd tot één zoekresultaat (dedup). In het dossier wordt toegelicht hoe deze systemen werken en hoe je als catalograaf de FRBR & Dedup Test Utility kunt gebruiken om inzicht te krijgen in de concrete werking en deze ook (tot op zekere hoogte) te manipuleren. Een link naar de LIBISnet workshop over dit onderwerp die op 28 februari plaatsvond, is hier ook beschikbaar.

Implementatie PrimoVE: manueel 100/110 kiezen in oudere records

In de kerstvakantie werd de laatste grote automatische ingreep in de catalogus doorgevoerd om de Alma-records te optimaliseren voor gebruik in de nieuwe Limo (PrimoVE). In miljoenen records werd een tag 700/710 aangepast naar 100/110 om op die manier de hoofdauteur van het beschreven document af te zonderen van de andere auteurs en medewerkers. Momenteel bevatten ongeveer 3,9 miljoen records in de LIBISnet NZ een tag 100 of 110 (op een totaal van ongeveer 6,6 miljoen betekent dat ongeveer 60%).

Deze automatische operatie werd op een 'veilige' manier uitgevoerd. Dat wil zeggen dat enkel in records waar via eenvoudige regels met zekerheid kon bepaald worden wie de hoofdauteur is werd ingegrepen: records met slechts 1 tag 700 of 710 met een auteursfunctie of records met meerdere tags 700/710 waarvan er maar 1 in $$e als auteur werd aangeduid.

Ongeveer 1,3 miljoen records bevatten 2 of meer 700/710-tags met $$e author. In deze records werd niet ingegrepen: het is immers onmogelijk om op basis van de volgorde van de tags in het Alma-record met zekerheid de regel toe te passen dat de eerstgenoemde auteur (in het document!) wordt geregistreerd in tag 100 en de volgenden in tag(s) 700. Niet alleen zijn we niet zeker of deze wel in de juiste volgorde werden ingevoerd maar ook is gebleken dat Alma bij verwerking van records de volgorde van de tags soms verandert.

Vandaar deze uitnodiging aan iedereen die een dergelijk record tegenkomt om alsnog deze aanpassing door te voeren. Er zijn wel een aantal zaken waar je goed moet op letten. Je vindt deze terug op libis.helpdocs: Tag 100/110 in oude records.

Kleine bijsturing voor posters, foto's, kalenders en diploma's

Voor een aantal partners in het LIBISnet worden in Limo zowel records uit Alma (voor hun bibliotheekcollectie) als records uit ScopeArchiv (voor archiefcollecties) getoond. Om de records uit beide bronnen beter op elkaar af te stemmen is het nodig om in Alma-records voor posters, foto's, kalenders en diploma's een genre-aanduiding in te voeren in tag 655 _4 $$v, nl. Posters, Photographs, Calendars en Certificates. Tot nu toe werden deze termen enkel in tag 340 $$a geregistreerd. Wat is de impact voor catalografen?

• De bestaande records zullen automatisch worden aangepast
  
• Voor posters en foto's zal de invoer van de tag 655 automatisch gebeuren bij opslaan van het record. Wanneer je een (nieuw) record opslaat met in tag 902 $$r POSTER of PHOTOGRAPH, wordt de tag 655 met juiste waarde toegevoegd wanneer je het record opslaat.
  
• Voor de (uiterst zeldzame) beschrijvingen van kalenders en diploma's kan dit niet aangezien hiervoor geen specifieke waarde in tag 902 $$r bestaat. Daarom werden voor deze twee documenttypes afzonderlijke gedeelde templates aangemaakt. Je vindt ze tussen de templates in Alma als NZ CALENDAR en NZ CERTIFICATE.
  
• De invoer van deze termen in tag 655, vervangt deels de invoer in tag 340 $$a. Het is niet meer nodig om de term op zich te herhalen in tag 340. Als je de term echter in 340 $$a echter aanvult met meer specifieke gegevens over aantal ($$3), formaat ($$cc), techniek ($$d), drager ($$e) of kleur ($$o) dan wordt ook 340 $$a toegevoegd aan de tag.
  

Keuzelijst op 655 _4 $$v (genre) wordt een gesloten keuzelijst

Met de overgang naar de nieuwe Limo heeft het veld 655 (vroeger 653) wat 'van zijn glans verloren'. De vroegere rol als sleutelwaarde voor belangrijke documenttypes als artikels en hoofdstukken werd overgenomen door tag 902 zodat bepaalde waarden niet meer moeten/mogen opgenomen worden. Waar 655 wel nog nodig is, wordt de invoer meestal aangestuurd op basis van de hoofdsleutel in tag 902 bij opslaan van een record. Verder wordt het veld ook nog gebruikt voor (optionele) aanvullende genre-aanduidingen.

Om de consistentie van de invoer van dit veld te verbeteren, zal de beschikbare keuzelijst een gesloten lijst worden. Dat betekent dat enkel waarden op de lijst nog zullen toegelaten worden. Als je toch een waarde invoert die niet op de lijst staat, zal een rode foutboodschap verschijnen bij opslaan van het record. Pas na het verbeteren van de fout, zal je het record kunnen opslaan. Deze aanpassing zal doorgevoerd worden op 1 april 2023.

Bijkomend voordeel is dat voor een dergelijke gesloten keuzelijst een vertaaltabel kan worden toegevoegd zodat in Limo de termen afhankelijk van de keuze van de gebruiker in het Nederlands, Frans of Engels worden weergegeven.

Catalografen letten vooral op het volgende:

• Kijk zeker je private templates nog eens na of er geen 'overbodige' 655-tags meer inzitten. Bij de overgang naar de nieuwe Limo werden heel wat vroeger verplichte waarden geschrapt. Een overzichtslijst vind je hier: Genres i.f.v. resource types niet meer invoeren.
  
• Als je een aanvullende waarde wil invoeren, voer dan altijd in door een term uit de keuzelijst te kiezen. Zo vermijd je dat je door tikfouten toch nog op een foutboodschap zou stuiten.
  

Beperking van het aantal record enhancements

Het systeem met hoofdsleutels voor document- en materiaaltype in tag 902 heeft de invoer en controle van sleutelwaarden sterk vereenvoudigd. Waar vroeger de omzetting van sleutelwaarden van P (fysiek) naar D/E (digitaal/elektronisch) heel wat ingrepen in het record vereisten, volstaat het nu om 902 $$m PHYSICAL aan te passen naar 902 $$m ELECTRONIC_DIGITAL. De ingewikkelde ingreep die vroeger nodig was, werd opgevangen met record enhancements. Met de functie Enhance the Record is het mogelijk om een reeks van manuele ingrepen in één beweging automatisch uit te voeren.

De lijst van deze enhancements (in de Metadata Editor onder Editing Actions>Enhance the Record) is lang. Om deze overzichtelijker te maken en meer plaats te laten voor de enhancements die wel nog relevant zijn (zoals de aanvullende enhancements voor de schoolboeken), zullen de eenvoudige enhancements (00 en 01) verwijderd worden. Deze zijn, zoals gezegd, nu sneller uit te voeren door eenvoudige aanpassingen in tag 902. Ook deze aanpassing zal doorgevoerd worden op 1 april 2023.

Omzetting van 996-tags naar lokale extensies

In de vorige nieuwsbrief (december 2022) werd er gewezen op het belang van een correcte invoer van de tags 996 als lokale (Institution Zone) extensies van de bibliografische records die in de Network zone worden bewaard. Een helpdocs-pagina met verdere toelichting is beschikbaar: Lokale extensies .

In het voorjaar zal verder werk gemaakt worden van de omzetting van 996 tags die niet als lokale extensie maar als gewone tag in het NZ record werden toegevoegd (herkenbaar aan het feit dat deze tags niet worden voorafgegaan door het kleine tempel-icoontje). Een groot deel van het werk is al gebeurd: in alle records die binnen een bepaalde Institution Zone in gebruik waren (gelinkt aan die IZ) werden de 996-tags die bij die IZ horen, herkenbaar aan de waarde in 996 $$a, al omgezet naar lokale extensies.

Er rest nu voor een aantal bibliotheken nog een restgroep van records die manueel moeten worden aangepakt. LIBIS maakt hiervoor werklijsten die samen met de nodige documentatie zullen bezorgd worden aan de lokale catalografie-verantwoordelijken zodat het werk verdeeld kan worden. Daarna zal in nieuwe records ook gemonitord worden of alles verder goed loopt.

Nieuwe afspraken voor Alma-accounts

In heel wat bibliotheken worden niet-persoonsgebonden Alma accounts gebruikt door jobstudenten, vrijwilligers en stagiairs. Deze accounts dragen dus niet de naam van een (tijdelijke) medewerker maar een generieke naam zoals jobstudent01, vrijw3, enz. Dergelijke accounts zijn op een aantal punten problematisch. Ten eerste op vlak van veiligheid: omdat paswoorden van deze accounts zelden veranderd worden, kunnen velen langs dergelijke anonieme accounts in Alma inloggen en (gebruikers)gegevens raadplegen. Ook op vlak van ondersteuning en monitoring zijn er problemen: wanneer wordt opgemerkt dat er door een (onbekende) medewerker met zo'n account foutjes worden gemaakt, is het moeilijk tot onmogelijk om te achterhalen wie er precies moet gecontacteerd worden.

Daarom stappen we waar nodig af van dergelijke niet-persoonsgebonden accounts. Voortaan zal elke medewerker een persoonlijk Alma-account krijgen. Dit hoeft niet te zorgen voor veel administratieve overlast. Afspraken over hoe je een nieuwe account kan aanvragen voor jouw (tijdelijke) medewerkers, zijn terug te vinden op libis.helpdocs op de pagina Technische en andere informatie.

Voor de omzetting van de nu in gebruik zijnde niet-persoonsgebonden accounts zal contact opgenomen worden met de betrokken bibliotheken.

Opfrissing: LoC-authority records naar de Network Zone kopiëren

Om af te sluiten een reminder over het juiste gebruik van de LoC-authority records. Wanneer we zoeken naar authority records (F3) vinden we zowel authority records uit onze eigen Network Zone (met achteraan aanduiding Network Zone) als authority records uit de Library of Congress waar geen aanduiding achter de naam volgt.

Het is niet de bedoeling dat we die laatste categorie rechtstreeks gaan koppelen aan de bibliografische records via Select. Wel is er een snelle workflow om deze LoC-authority records te kopiëren naar de Network Zone, indien nodig met enkele aanpassingen om de hoofdvorm in overeenstemming met de LIBISnet-regels te brengen. Deze workflow is grondig beschreven: Een LOC authority record kopiëren naar de Network Zone.

Denk er dus aan: staat er geen (Network Zone) achter een regel in de F3-resultatenlijst, dan niet rechtstreeks selecteren maar eerst kopiëren.

SpineOMatic vervangt de Alma Label Tool

Met SpineOMatic is er een toekomstgerichte opvolger beschikbaar voor de Alma Label Tool die we sinds mensenheugenis gebruiken om labels met barcodes en plaatskenmerken af te drukken. In de komende maanden wordt deze nieuwe tool in gebruik genomen in de vele bibliotheken van het LIBISnet. Op libis.helpdocs is uitgebreide documentatie beschikbaar voor zowel gebruikers als beheerders voor SpineOMatic. Ook de opnames van de workshops van 14 & 16 maart zijn beschikbaar.

Om deze uitrol vlot te laten verlopen, zijn we nog op zoek naar lokale beheerders die binnen hun eigen bibliotheek de collega's zullen ondersteunen bij het (zeer eenvoudige!) gebruik van SpineOMatic. Je kan je aanmelden met een mailtje naar helpdesk@libisnet.be. Ook alle andere vragen over SpineOMatic kan je stellen aan de helpdesk.