Inhoud


Definitie en afbakening

Onder de noemer ‘themanummer’ verstaat men: een aflevering van een tijdschrift gewijd aan één specifiek thema of onderwerp.


Algemene afspraken

  • Themanummer zonder tijdschrift (hostpublicatie) in de catalogus

    • Er wordt een losse beschrijving gemaakt met de titel van de hostpublicatie en bibliografisch referentie in tag 490 1_.
    • Holding + item worden aan de beschrijving van het themanummer gekoppeld.

  • Themanummer met tijdschrift (hostpublicatie) in de catalogus

    • Er wordt altijd een 773 18 gecreëerd binnen de beschrijving van het themanummer (child) met koppeling naar de summary holding/item onder de hostpublicatie.
    • Bibliotheken die aan periodiekenbeheer doen, creëren desgevallend een extra tag 773 18 met herhalende subvelden g die de waarden bevatten van de Enumeration en Chronology velden van het specifieke host item (i.e. het item voor het themanummer gekoppeld aan het host record).
    • Door het toevoegen van een lokaal veld 996 met subveld a (Library code) en subveld b (physical of online) wordt het BIB record automatisch gelinkt aan jouw IZ. De relatie(s) gedefinieerd in de tag(s) 773 18 zal of zullen dan ook automatisch geactiveerd worden in jouw IZ.

Workflow

Een themanummerapart beschrijven doe je dus best in een vaste workflow met volgende stappen:

  • Stap 1: creëer een beschrijving voor het themanummer.

  • Stap 2: voer tag 773 18 in binnen themanummer voor de relatie naar summary holding/item met $$g no:host (verplicht indien host in catalogus).

  • Stap 3: voeg extra tag 773 18 toe aan themanummerbeschrijving voor relatie naar een specifiek item onder de host (bibliotheken met periodiekenmodule - optioneel).

  • Stap 4: voeg een lokale [!] tag 996 toe met minstens subveld a en b. Indien je de beschrijving van het themanummer ook op een aanwinstenlijst wil tonen, worden ook subveld c en eventueel d aan de tag toegevoegd.

  • Stap 5: sla de themanummerbeschrijving op en release het record.
Door de aanwezigheid van de lokale tag 996 is het record gekoppeld aan de eigen Institution Zone. De relatie(s) gedefinieerd in de tag(s) 773 18 worden niet onmiddellijk maar in een overnight process geactiveerd. De volgende dag zorgen zij dus voor juiste verwijzingen naar de inventory van host beschrijvingen.


Controleren of een verticale relatie werkt

Het is in Alma niet mogelijk om onmiddellijk na het invoeren (of wijzigen) van een child record met één of meerdere 773-tags te controleren of de gegevens in deze tag ook werkelijk een relatie tussen child en host record tot stand brengen. Dat komt omdat slechts 1 maal per etmaal 's nachts een automatische job loopt die op zoek gaat naar nieuwe of gewijzigde records met 773-tags en de relatie tussen beide records gaat tot stand brengt. Een eventuele controle zal dus steeds de dag erop moeten gebeuren.

Deze controle doe je best als volgt:

  • Zoek in Alma het themanummer terug op.

  • Onder het zoekresultaat staat de aanduiding Other details. Klik deze aan en eronder verschijnt een grijze zone met linksboven de aanduiding Related Records. Als de relatie naar behoren werkt, staat hierna een 1. Deze kan je aanklikken en leidt dan naar een zoekresultaat dat het host record toont. Dit toont dat relatie tussen beide bibliografische records werkt.

  • Om na te gaan of via deze relatie ook de inventory van het host record beschikbaar is bij het child record, volstaat het om het overzicht van de physical inventory - de holdings - te bekijken. Als alles correct is ingevoerd, zal/zullen hier de holding(s) van het host record getoond worden. Achteraan deze lijn staat er een groen 'vinkje' gevolgd door Related.


Image Placeholder

Modelrecords

  • 9926501850101471 : themanummer met verticale relatie naar het host record (incl. specifieke 773-tags)

Aandachtspunten

De onderstaande tabel bevat een overzicht van de tags die in een 'standaard'-beschrijving van een themanummer (kunnen) voorkomen. Het gaat dus om een selectie van tags die zeer frequent (maar niet altijd) voorkomen in beschrijvingen van themanummers. Het is echter niet onmogelijk dat je op een bepaald moment bijkomende kenmerken van de publicatie die niet binnen het onderstaande datamodel passen, wilt of moet toevoegen aan de beschrijving. Bijkomende tags zijn terug te vinden in het Alma LIBISnet basismodel voor bibliografische records en het nog meer uitgebreide Overzicht van tags voor bibliografische records.

In deze tabel wordt gebruik gemaakt van kleuren om een aantal belangrijke zaken te signaleren:

  • Cellen die gevuld zijn met oranje: deze cellen bevatten een vaste sleutelwaarde. Deze tags zijn dan ook verplicht aanwezig in het record. Zorg er steeds voor dat deze correct in de beschrijvingen worden ingevoerd. Cruciaal daarbij is het gebruiken van correct opgestelde templates.

  • Tags waarvoor de eerste kolom groen is ingekleurd: dit zijn tags waaraan je voor dit documenttype extra aandacht moet besteden, hetzij omdat deze tag gegevens bevat die cruciaal zijn om de beschrijving volledig te maken, hetzij omdat het gebruik en de invulling van deze tag voor dit documenttype afwijkt van de normale praktijk.

Terug naar boven


Tabel


TAG
POSITIE
Inhoud - Vaste waarde
Toelichting - Voorbeeld
LDR
pos. 6
a
= Language material
pos. 7
b
= Serial component part
008
pos. 6
Datum type
= s (indien de datum gekend is)
pos. 7-10
Datum 1
Datum van de uitgave
pos. 15-17
Land van publicatie
Keuzelijst met MARC21-codes
pos. 35-37
Taal van publicatie
Keuzelijst met MARC21-codes
TAG
IND1
IND2
$$
Inhoud - Vaste waarde
Toelichting - Voorbeeld
020
_
_
a
ISBN-nummer indien aanwezig 
Enkel cijfers, geen spaties of koppeltekens
c
Bijkomende info
• Keuzelijst met vaak voorkomende termen
• Andere invoer toegelaten
z
Invalid ISBN
• Ongeldig ISBN-nummer
245
0
0-9
a
Hoofdtitel
• Take what you see
• Geen interpunctie toevoegen tussen $$a en $$b
b
Ondertitel

264
_
1
a
Plaats van uitgave

b
Uitgever

c
Publicatiedatum

336
_
_
a
text

2
rdacontent

337
_
_
a
unmediated

2
rdamedia

338
_
_
a
volume

2
rdacarrier

490
1
_
a
Titel van hostpublicatie (tijdschrift)
• Take what you see
• Geen interpunctie toevoegen tussen $$a en $$b
v
Bibliografische referentie:
    • jaar + aflevering
    • jaargang en aflevering
    • volgnummer
• 1982,3
• 20,5
• 10
650
_
7
2
Sublibrary code
• Filtert de gevonden onderwerpen
• Via template of keuzelijst
a
Onderwerp/code
Voer zoekterm in om onderwerpen te zoeken via F3
exyz
Onderwerp/bijkomende vormen
• Verschilt per onderwerpsthesaurus
• Automatisch ingevoerd na selectie uit F3-lijst
655
_
4
v
Vaste waarde: Special issues

700
0/1
_
a
Auteursnaam (personen)
Invoer steeds via selectie uit authority records (F3)
bcdg
Bijkomende gegevens over de persoon
Automatisch ingevoerd na selectie uit F3-lijst
4
Functie/rol
• Gesloten keuzelijst
• Verplicht subveld!
773
1
8
z
ISBN (= 020$$a) van host record BIB (indien beschikbaar)
• Kopieer uit host record
• $$z 9060690885 $$t Essays on chaos $$4 773
w
(BeLVLBS)-sleutel (= 035$$a) van host BIB (indien geen ISBN)
• Voorkeur voor ISBN ($$z)
• Nooit beide invoeren
t
Titel host record (tag 245 $$a)

g
Verwijzing naar summary host item (verplicht)
    • 1 subveld g
    • vaste waarde : no:host
• 773 18 $$x 2065-9970 $$t Journal of East European and Asian studies $$g no:host
g
Verwijzing naar specifiek host item (bibliotheken met periodiekenbeheer – optioneel)
    • herhaalde subvelden g met prefix gevolgd door waarde uit Enumeration en Chronology velden van host item
    • yr: (jaar = Chronology I)
    • no: (jaargang = Enumeration A)
    • iss: (nummer = Enumeration B)
    • pt: (deel = Enumeration C)
• 773 18 $$x 2065-9970 $$t Journal of East European and Asian studies $$g yr:2001 $$g no:2 $$g iss:1
996
_
_
a
Sublibrary code
BIBC, LBIB, MGAS, KATOR, VLP, ...
b
Kies voor 'physical' (fysieke exemplaren) of 'online' (e-resources) 

c
Vast formaat (Jaar-maandcode)
202004
d
Voeg optionele filter toe voor specifieke aanwinstenlijsten.
Afspraken per bibliotheek!

Colofon

Laatst gewijzigd op 11.05.2020