Uitleenmaterialen - LIBIS Help

Inhoud

Definitie en afbakening

Verschillende bibliotheken en leercentra beheren een uiteenlopend gamma aan materialen en objecten die deel uitmaken van de uitrusting van de bibliotheek en ter beschikking worden gesteld van de bibliotheekgebruikers: lockersleutels, camera’s, beamers, laptops, ...

Alma kan gebruikt worden voor het beheer van deze materialen. Algemene eigenschappen worden dan beschreven in ‘documentbeschrijvingen’ en de individuele eigenschappen van afzonderlijke exemplaren (bewaarplaats, serienummers, item policy, ...) worden opgenomen in holdings/items.

Terug naar boven

Algemene afspraken

Het beheer van uitleenmaterialen kan volledig back office worden gehouden door de betrokken records in Alma te suppressen. Doet men dit niet, dan worden de uitleenmaterialen ook getoond en opzoekbaar in Limo. Gebruikers kunnen deze dan opzoeken, eventueel aanvragen of reserveren, net zoals de gewone bibliotheekmaterialen. Elke bibliotheek kan zelf beslissen of en hoe Alma en Limo gebruikt worden voor uitleenmaterialen.

De bib records die het materiaal beschrijven moeten ook voor uitleenmaterialen in de Network Zone worden opgeslagen. Anders dan bij gewone documenten, is het hier wel toegelaten, zelfs verplicht, om afzonderlijke Network Zone beschrijvingen te maken per Institution Zone. Een voorbeeld: bibliotheek X en leercentrum Y stellen beide een beamer ter beschikking van hun gebruikers. Er wordt niet 1 NZ bib record ‘Beamer’ gemaakt met daaraan in elk van de Institution Zones een holding gekoppeld maar 2 NZ bib records ‘Beamer X’ en ‘Beamer Y’. Het datamodel voorziet in een aanduiding op bib niveau van de ‘eigenaar’ in tag 245 $$b

Binnen 1 IZ is het wel aan te raden om exemplaren zoveel mogelijk onder 1 bib record onder te brengen. Beschikt bibliotheek X bv. over 60 lockers met bijhorende sleutels op 1 locatie, dan worden er geen 60 bib records gemaakt met telkens 1 holding en 1 item maar 1 bib record met 1 holding en 60 items. Als er echter een verschil is in de aard van de exemplaren (bv. sleutels voor lockers op 2 locaties of 1 eenvoudige camera en 1 complexe technische camera), dan worden deze al op bibliografisch niveau gescheiden door afzonderlijke bib records aan te maken.

Wanneer er meerdere gelijkwaardige exemplaren zijn (bv. bij lockersleutels) is het aan te raden om deze onder 1 holding onder te brengen als afzonderlijke items. Het Item description field kan dan gebruikt worden om een onderscheid te maken tussen exemplaren. Voorbeeld: 60 sleutels fysiek gemerkt en in het item description field beschreven als ‘Sleutel 01’ tot en met ‘Sleutel 60’.

De lijst van beschikbare item material types verschilt tussen Institution Zones en bevat naast meer algemene termen als ‘Object’ of ‘Hardware’ ook specifieke aanduidingen als ‘Keys’ of ‘Camera’. Per IZ kan besproken en beslist worden op welke manier men de item material types wil invullen. Het is aan te raden om dit binnen 1 Institution Zone eenduidig te doen, d.w.z. met algemene of met specifieke termen.

Terug naar boven

Modelrecord

9992565167301471

Terug naar boven

Aandachtspunten

De onderstaande tabel bevat een overzicht van de tags die in een basisbeschrijving van uitleenmaterialen (kunnen) voorkomen. Het gaat dus om een uitgebreide selectie van tags die zeer frequent (maar niet altijd) dergelijke beschrijvingen voorkomen. Het is echter niet onmogelijk dat je op een bepaald moment bijkomende kenmerken van het uitleenmateriaal die niet in het onderstaande datamodel terug te vinden zijn, wilt of moet toevoegen aan de beschrijving. Bijkomende tags zijn terug te vinden in het Alma LIBISnet basismodel voor bibliografische records en het nog meer uitgebreide Overzicht van tags voor bibliografische records.

In deze tabel wordt gebruik gemaakt van kleuren om een aantal belangrijke zaken te signaleren:

Tag 902: deze tag bevat de twee hoofdsleutels voor documenttype en materiaaltype. De catalograaf is verplicht deze in te voeren. Op basis van deze hoofdsleutels worden de sleutelwaarden in het record automatisch ingesteld.
Cellen die gevuld zijn met oranje: deze cellen bevatten een vaste sleutelwaarde. Deze tags zijn dan ook verplicht aanwezig in het record. De waarden in deze cellen worden bij het opslaan van het record automatisch nagekeken en waar nodig aangevuld/gewijzigd op basis van de hoofdsleutels die zijn aangebracht in tag 902 $$r [documenttype] en $$m [materiaaltype]
Tags waarvoor de eerste kolom groen is ingekleurd: dit zijn tags waaraan je voor dit documenttype extra aandacht moet besteden, hetzij omdat deze tag gegevens bevat die cruciaal zijn om de beschrijving volledig te maken, hetzij omdat het gebruik en de invulling van deze tag voor dit documenttype afwijkt van de normale praktijk.

Terug naar boven