Kennisdatabase

Inhoud

Definitie en afbakening

Het gaat om alle seriële publicaties die online beschikbaar zijn. In de eerste plaats denken we aan e-journals (online tijdschriften) maar het gaat ook om online jaarboeken en jaarverslagen, kranten, monografische reeksen e.d.m.

De online materialen worden in Alma opgedeeld in twee grote groepen alnaargelang de manier waarop deze beheerd worden:

• ALMA-E: de overgrote meerderheid van de online materialen (elektronische bestanden) worden beheerd op externe platformen (uitgevers, aggregators, ...). Het enige wat een bibliotheek verwerft, is het al dan niet tijdelijke toegangsrecht tot die bestanden op het externe platform. De gegevens die deze toegang mogelijk maken worden in Alma beheerd in electronic collections en portfolios.
  

• ALMA-D: een beperkt aantal online materialen wordt volledig beheerd door de bibliotheek zelf. Dat betekent dat de elektronische bestanden zelf ook deel uitmaken van de bibliotheekcollectie. Het kan hier zowel gaan om elektronische bestanden die het resultaat zijn van digitalisering van fysieke materialen als om digital born bestanden (bv. de zeldzame tijdschriften die door de uitgevers in de vorm van pdf's worden aangeleverd). Deze kunnen bewaard worden in de cloud repository van Alma (Alma Cloud) of in een andere repository (bv. Teneo). De gegevens die nodig zijn om toegang te krijgen tot deze bestanden worden in Alma beheerd in representations (voor bestanden in Alma Cloud en remote representations (voor bestanden in externe repositories).
  

Wat het datamodel van het bibliografisch record betreft, is er geen onderscheid tussen E-journals in Alma-E of Alma-D. De workflow om een nieuwe beschrijving aan de catalogus toe te voegen kan wel verschillen (zie hieronder).

Algemene afspraken

E-journals in Alma-E worden zoveel mogelijk geactiveerd vanuit de Community Zone om zo optimaal gebruik te maken van het onderhoud van bibliografische records én portfolios in die Community Zone. Hier kan/moet soms van afgeweken worden:

• In geval het bib record uit de CZ niet naar wens is, kan dit record worden 'binnengehaald' in de Network Zone waarna het record verder bewerkt en verrijkt kan worden. De CZ portfolio blijft daarbij wel bewaard. Zie voor meer informatie: Workflows m.b.t. beheren van e-inventory
  

• Wanneer voor een bepaalde publicatie geen bibliografisch record en portfolio beschikbaar is in de Community Zone, moet er vanzelfsprekend een bibliografisch record aangemaakt worden in de Network Zone. Aan dit record wordt vervolgens een lokale portfolio gekoppeld met de toegangsgegevens. Zie hiervoor: Een lokale portfolio creëren
  

Voor de weinig voorkomende E-journals in Alma-D wordt steeds een Network Zone bibliografisch record aangemaakt waaraan een (remote) representation wordt gekoppeld.

Wanneer een NZ bibliografisch record voor een E-journal wordt gemaakt, wordt een algemene en strikte scheiding tussen de full text elektronische versie van een publicatie (de e-bron) en de beschrijving van dezelfde publicatie in een andere vorm (bv. gedrukte tijdschrift) gehanteerd. Dit betekent dat er STEEDS AFZONDERLIJKE bibliografische beschrijvingen worden gemaakt voor de e-bron enerzijds, en de fysieke versie anderzijds.

Op deze regel bestaat slechts 1 uitzondering in een zeer specifieke context: wanneer een fysiek origineel uit eigen (erfgoed)collectie gedigitaliseerd wordt, wordt de digitale kopie ontsloten met een remote representation die wordt gekoppeld aan het oorspronkelijke bibliografische record waar ook de holding met het origineel aan gekoppeld is.

Modelrecords

• 9992816642601471: manueel gecreëerd record
  

Aandachtspunten

De onderstaande tabel bevat een overzicht van de tags die in een basisbeschrijving van een e-journal (kunnen) voorkomen. Het gaat dus om een uitgebreide selectie van tags die zeer frequent (maar niet altijd) voorkomen in beschrijvingen van e-journals. Het is echter niet onmogelijk dat je op een bepaald moment bijkomende kenmerken van de publicatie die niet in het onderstaande datamodel, wilt of moet toevoegen aan de beschrijving. Bijkomende tags zijn terug te vinden in het Alma LIBISnet basismodel voor bibliografische records en het nog meer uitgebreide Overzicht van tags voor bibliografische records.

In deze tabel wordt gebruik gemaakt van kleuren om een aantal belangrijke zaken te signaleren:

• Cellen die gevuld zijn met oranje: deze cellen bevatten een vaste sleutelwaarde. Deze tags zijn dan ook verplicht aanwezig in het record. Zorg er steeds voor dat deze correct in de beschrijvingen worden ingevoerd. Cruciaal daarbij is het gebruiken van correct opgestelde templates.
  

• Tags waarvoor de eerste kolom groen is ingekleurd: dit zijn tags waaraan je voor dit documenttype extra aandacht moet besteden, hetzij omdat deze tag gegevens bevat die cruciaal zijn om de beschrijving volledig te maken, hetzij omdat het gebruik en de invulling van deze tag voor dit documenttype afwijkt van de normale praktijk.
  

Tabel

Colofon