Inhoud
Definitie en afbakening
Het gaat om alle monografische publicaties die online
beschikbaar zijn. Hieronder vallen niet enkel de 'gewone' E-books maar ook meer specifieke documenttypes zoals studieverslagen,
rapporten, working papers, thesissen en
dergelijke meer. De algemene structuur van het datamodel blijft voor al deze documenttypes gelijk. Specifieke documenttypes zijn meestal herkenbaar aan een specifieke waarde in de tag 653 6 (Genre/Vorm): je vindt de juiste waarde voor deze documenttypes in de tabel met sleutelwaarden.
De online materialen worden in Alma opgedeeld
in twee grote groepen alnaargelang de manier
waarop deze beheerd worden:
ALMA-E: een eerste groep van online documenten (elektronische bestanden) worden beheerd op externe platformen (uitgevers, aggregators, ...). Het enige wat een bibliotheek verwerft, is het al dan niet tijdelijke toegangsrecht tot die bestanden op het externe platform. De gegevens die deze toegang mogelijk maken worden in Alma beheerd in electronic collections en portfolios.
ALMA-D: een tweede groep van online materialen wordt volledig beheerd door de bibliotheek zelf. Dat betekent dat de elektronische bestanden zelf ook deel uitmaken van de bibliotheekcollectie. Het kan hier zowel gaan om elektronische bestanden die het resultaat zijn van digitalisering van fysieke materialen als om digital born bestanden (bv. de door studenten aangeleverde pdf's van masterproeven). Deze kunnen bewaard worden in de cloud repository van Alma (Alma Cloud) of in een andere repository (bv. Teneo). De gegevens die nodig zijn om toegang te krijgen tot deze bestanden worden in Alma beheerd in representations (voor bestanden in Alma Cloud en remote representations (voor bestanden in externe repositories).
Wat het datamodel van het bibliografisch record
betreft, is er geen onderscheid tussen
E-books in Alma-E of Alma-D. De workflow om
een nieuwe beschrijving aan de catalogus toe
te voegen kan wel verschillen (zie
hieronder).
Algemene afspraken
E-books in Alma-E worden zoveel
mogelijk
geactiveerd
vanuit de Community Zone om zo optimaal
gebruik te maken van het onderhoud van
bibliografische records én portfolios in die
Community Zone. Hier kan/moet soms van
afgeweken worden:
In geval het bib record uit de CZ niet naar wens is, kan dit record worden 'binnengehaald' in de Network Zone waarna het record verder bewerkt en verrijkt kan worden. De CZ portfolio blijft daarbij wel bewaard. Zie voor meer informatie: Workflows m.b.t. beheren van e-inventory
De Community Zone is (voorlopig) eerder gericht op E-journals. Het komt dus geregeld voor dat voor een bepaald E-book (nog) geen bibliografisch record en portfolio terug te vinden is. In die gevallen wordt een Network Zone bibliografisch record aangemaakt. Aan dit record wordt vervolgens een lokale portfolio gekoppeld met de toegangsgegevens. Zie hiervoor: Een lokale portfolio creëren
Voor E-books en aanverwante documenten waarvan de elektronische bestanden in Alma-D worden beheerd, wordt steeds een Network Zone
bibliografisch record aangemaakt waaraan een
(remote) representation wordt gekoppeld.
Wanneer een NZ bibliografisch
record voor een E-book wordt
gemaakt, wordt een algemene en strikte
scheiding tussen de full text
elektronische versie van een
publicatie (de e-bron) en de
beschrijving van dezelfde publicatie
in een andere vorm (doorgaans gedrukt) gehanteerd. Dit betekent
dat er STEEDS AFZONDERLIJKE
bibliografische beschrijvingen worden
gemaakt voor de e-bron enerzijds, en
de fysieke versie anderzijds.
Op deze regel bestaat slechts 1 uitzondering
in een zeer specifieke context:
wanneer een fysiek origineel uit eigen
(erfgoed)collectie gedigitaliseerd wordt, wordt de
digitale kopie ontsloten met een remote
representation die wordt gekoppeld aan het
oorspronkelijke bibliografische record waar
ook de holding met het origineel aan gekoppeld
is.
Modelrecords
- 9992960287701471 : NZ record 'binnengehaald' uit de CZ
- 9992966458801471 : NZ record (via copycat) met een lokale portfolio
Aandachtspunten
De onderstaande tabel bevat een overzicht van
de tags die in een basisbeschrijving
van een e-book (kunnen)
voorkomen. Het gaat dus om een uitgebreide
selectie van
tags die zeer frequent (maar niet altijd)
voorkomen in beschrijvingen van e-books.
Het is echter niet onmogelijk dat je op een
bepaald moment bijkomende kenmerken van de
publicatie die niet in het onderstaande
datamodel, wilt of moet toevoegen aan
de beschrijving. Bijkomende tags zijn terug te
vinden in het Alma LIBISnet basismodel
voor bibliografische records en het
nog meer uitgebreide Overzicht
van tags voor bibliografische
records.
In deze tabel wordt gebruik gemaakt van kleuren
om een aantal belangrijke zaken te
signaleren:
Cellen die gevuld zijn met oranje: deze cellen bevatten een vaste sleutelwaarde. Deze tags zijn dan ook verplicht aanwezig in het record. Zorg er steeds voor dat deze correct in de beschrijvingen worden ingevoerd. Cruciaal daarbij is het gebruiken van correct opgestelde templates.
Tags waarvoor de eerste kolom groen is ingekleurd: dit zijn tags waaraan je voor dit documenttype extra aandacht moet besteden, hetzij omdat deze tag gegevens bevat die cruciaal zijn om de beschrijving volledig te maken, hetzij omdat het gebruik en de invulling van deze tag voor dit documenttype afwijkt van de normale praktijk.
Tabel
TAG | POSITIE | Inhoud - Vaste
waarde | Toelichting - Voorbeeld | ||||||||||
LDR | pos. 6 | a | = Language material | ||||||||||
pos. 7 | m | = Monograph/item | |||||||||||
008 | pos. 6 | Datum type | Voor monografieën:
kiezen uit s, m, q of n | ||||||||||
pos. 7-10 | Datum 1 | • Jaartal invoeren • Ongekende delen worden u
(bv. 196u) | |||||||||||
pos. 11-14 | Datum 2 | • Jaartal invoeren • Ongekende delen worden u
(bv. 196u) | |||||||||||
pos. 15-17 | Land van publicatie | Keuzelijst met MARC21-codes | |||||||||||
pos. 23 | o | = Online | |||||||||||
pos. 35-37 | Taal van publicatie | Keuzelijst met MARC21-codes | |||||||||||
TAG | IND1 | IND2 | $$ | Inhoud - Vaste
waarde | Toelichting - Voorbeeld | ||||||||
020 | _ | _ | a | ISBN-nummer | Enkel cijfers, geen
spaties of koppeltekens | ||||||||
c | Bijkomende info | • Keuzelijst met vaak
voorkomende termen • Andere invoer toegelaten | |||||||||||
041 | _ | _ | a | Doeltaal | • Deze tag enkel indien
nodig • MARC21-codes in
keuzelijstje | ||||||||
h | Oorspronkelijke
taal | Taal waarin de tekst
oorspronkelijk was gesteld | |||||||||||
245 | 0/1 | 0-9 | a | Hoofdtitel | • Take what you see • Geen interpunctie toevoegen
tussen $$a en $$b | ||||||||
b | Ondertitel | ||||||||||||
246 | 1/3 | 1/3 | a | Parallel- of (niet)
getoonde variante titel | |||||||||
b | Ondertitel | ||||||||||||
250 | _ | _ | a | Editievermelding | |||||||||
b | Vermelding van
editor | • Enkel wanneer getoond bij
editievermelding • $$a Herziene uitgave $$b
door A. Zijlstra | |||||||||||
264 | _ | 1 | a | Plaats van
uitgave | • Take what you see • gebruik &un indien
onbekend | ||||||||
b | Naam van
uitgever | • Take what you see • gebruik &un indien
onbekend | |||||||||||
c | Jaar van
uitgave | • Take what you see • gebruik &un indien
onbekend | |||||||||||
300 | _ | _ | a | Paginering | • vaste structuur: 1 online resource, gevolgd door paginering tussen ronde haken • 1 online resource (xii, 324 p.) | ||||||||
336 | _ | _ | a | text | |||||||||
2 | rdacontent | ||||||||||||
337 | _ | _ | a | computer | |||||||||
2 | rdamedia | ||||||||||||
338 | _ | _ | a | online resource | |||||||||
2 | rdacarrier | ||||||||||||
340 | _ | _ | a | Online | |||||||||
490 | 1 | _ | a | Reekstitel | Selecteren uit
authority bestand via F3 | ||||||||
v | Volume
(nummer) | Nummer in reeks
zoals op document | |||||||||||
500 | _ | _ | a | Algemene noot | • Vrije tekst,
beknopt | ||||||||
505 | 0/2 | _ | a | Deelaanduiding | • Plaats van onderdeel in
werk • P. 107-120 : of V. 1 : | ||||||||
t | Titel van het
onderdeel | ||||||||||||
r | Auteur van het
onderdeel | Enkel indien
nodig | |||||||||||
520 | _ | _ | a | Abstract of
samenvatting | Enkel overnemen,
niet zelf schrijven | ||||||||
534 | _ | _ | b | Editievermelding van
originele versie | First
edition | ||||||||
c | Impressum van
originele versie | London: Penguin,
1947 | |||||||||||
t | Titel van originele
versie | ||||||||||||
650 | _ | 7 | 2 | Sublibrary
code | • Filtert de gevonden
onderwerpen • Via template of
keuzelijst | ||||||||
a | Onderwerp/code | Voer zoekterm in om
onderwerpen te zoeken via F3 | |||||||||||
exyz | Onderwerp/bijkomende
vormen | • Verschilt per
onderwerpsthesaurus • Automatisch ingevoerd na
selectie uit F3-lijst | |||||||||||
655 | _ | 4 | v | Genre/vorm | |||||||||
700 | 0/1 | _ | a | Auteursnaam
(personen) | Invoer steeds via
selectie uit authority records
(F3) | ||||||||
bcdg | Bijkomende gegevens
over persoon | Automatisch
ingevoerd na selectie uit
F3-lijst | |||||||||||
4 | Functie/rol | • Gesloten keuzelijst • Verplicht subveld! | |||||||||||
710 | 2 | _ | a | Auteursnaam
(corporaties) | Invoer steeds via
selectie uit authority records
(F3) | ||||||||
bg | Bijkomende gegevens
over corporatie | Automatisch
ingevoerd na selectie uit
F3-lijst | |||||||||||
4 | Functie/rol | • Gesloten keuzelijst • Verplicht subveld! | |||||||||||
900 | _ | _ | a | CHECK COMMUNITY
ZONE | |||||||||
996 | _ | _ | a | Sublibrary
code | • Verplicht lokaal
veld! • Sigel uit keuzelijst of
template | ||||||||
b | online | ||||||||||||
c | Jaar-maandcode van
verwerking | 202006 | |||||||||||
d | Bijkomende filter
voor aanwinstenlijst | Maak afspraken per
bibliotheek! |